De complexiteit van salarisplanning in Noord-Amerika aanpakken

Financiële leiders weten dat loonplanning in Noord-Amerika complex is - en dat deze complexiteit een impact heeft die direct voelbaar is voor uw bedrijf.

Laten we eens kort kijken naar een van die inherente complexiteiten van loongerelateerde planning: loonbelastingen.

In de VS en Canada betalen bedrijven belastingen die bovenop het salaris van werknemers komen. In Canada zijn dat CPP en EI-bijdragen; in de VS zijn dat FICA, FUTA en SUTA. Deze loonbelastingen zijn bijzonder ingewikkeld om te berekenen omdat ze aan het begin worden geheven. Daardoor betalen werkgevers in januari hogere belastingen voor werknemers (die een bepaald bedrag verdienen) dan in december.

Als het nominale percentage dat wordt betaald bijvoorbeeld 4,95% is (zoals in het geval van Canada Pension Plan-bijdragen), dan betekent dit een verschil in de kosten van het in dienst hebben van een hoogbetaalde werknemer van 4,95% in januari vergeleken met december. Als je de EI-premies erbij optelt, wordt dit 7,5%. In de VS worden FICA, FUTA en SUTA op vergelijkbare wijze berekend en vereisen ze dat arbeidskosten vooraf worden belast.

Als een werknemer uit dienst gaat (in Canada), draait de werkgever in feite 'de klok terug' naar het begin van het jaar waarin die werknemer wordt vervangen. Met andere woorden, een bedrijf met een hoog personeelsverloop betaalt aanzienlijk meer belasting dan een bedrijf met een laag personeelsverloop.

In de meeste Europese landen daarentegen worden deze 'sociale zekerheids'-belastingen gespreid over het jaar voor alle werknemers; de maximale belasting wordt op maandbasis berekend in plaats van cumulatief. Met andere woorden, werkgevers betalen elke maand hetzelfde percentage van het loon. Als gevolg hiervan heeft het verloop van werknemers geen invloed op de betaalde belastingen.

De complexiteit in Noord-Amerika maakt het voor bedrijven moeilijk om de personeelskosten voor hoger betaald personeel nauwkeurig te plannen. Het gebruik van een gemengd tarief voor alle werknemers is ontoereikend en loonbelastingen kunnen alleen nauwkeurig worden berekend als dit voor elke werknemer wordt gedaan.

Het goede nieuws is dat je een beroep kunt doen op softwareoplossingen die de complexiteit van de Noord-Amerikaanse loonregels en -voorschriften aankunnen. Met Detailed Planning Manager, een onderdeel van de software van Prophix, kunt u bijvoorbeeld FICA, FUTA, SUTA en alle andere loonbelastingen berekenen voor elke looncyclus (d.w.z. wekelijks, tweewekelijks, tweemaandelijks of maandelijks) en tijdsbestekken gebruiken die consistent zijn met het grootboek (bijvoorbeeld maanden of 13 periodes van vier weken).

Het resultaat: de complexiteit van loongerelateerde belastingplanning en -berekening wordt drastisch verminderd. Dat komt omdat er minder variatie is tussen wat gepland was en wat er gebeurt. Als gevolg daarvan kunnen verschillen in personeelsgerelateerde kosten worden geïdentificeerd en geanalyseerd. Aangezien de salarissen van werknemers een van de grootste kostenposten is waar bedrijven mee worstelen, helpt deze informatie financiële professionals om zowel dagelijkse tactische beslissingen als strategische bedrijfsbeslissingen te nemen.