De afdeling Financiën meer bevoegdheden geven

Het beheren van grote spreadsheets vormt een grote uitdaging

Jaren geleden, in het vage en verre verleden, toen mainframes het IT-universum beheersten, was er een categorie software die vierde generatie talen (4GL) werd genoemd. Omdat dit de computer software business is, waar terminologie de vrije loop heeft, was er geen vaste definitie van wat een 4GL was. Over het algemeen werden ze echter gezien als een stap voorwaarts ten opzichte van 3GLs (zoals FORTRAN en COBOL) omdat ze eindgebruikers in staat stelden om databases te doorzoeken en zelfs eenvoudige applicaties te bouwen zonder dat er IT-expertise voor nodig was.

Tegenwoordig zullen de meeste mensen het ermee eens zijn dat 4GLs niet langer relevant zijn als belangrijke spelers in de software business. Dit roept de vraag op: wat hebben eindgebruikers de laatste 20 jaar gebruikt om te doen wat 4GL's vroeger deden? Het antwoord is in de meeste gevallen spreadsheets.

4GLS waren het meest succesvol toen ze werden gebruikt op mainframes. Sommige 4GLs waren succesvol in minicomputers en het is aanvechtbaar dat in de PC-omgeving sommige vroege databasesystemen dezelfde functies uitvoerden als 4GLs. Maar, vooral voor financiële gebruikers in grote bedrijven, zijn spreadsheets gebruikt om veel van de taken uit te voeren die vroeger het domein waren van 4GLs. Gegevens kunnen in spreadsheets worden geladen en eenvoudige taken zoals sorteren en filteren kunnen worden uitgevoerd. Spreadsheets zijn ook zeer geschikt voor het uitvoeren van berekeningen.

Maar voor meer geavanceerde taken laten spreadsheets veel te wensen over. De workflow in spreadsheets is moeilijk te documenteren en hoewel de bestanden grote hoeveelheden gegevens aankunnen, vormt het beheren van grote spreadsheets een grote uitdaging. Dit geldt vooral wanneer meerdere gebruikers in aanmerking komen, aangezien spreadsheets onvoldoende beveiliging en collaboratieve workflow hebben en verre van ideaal zijn voor taken waarbij veel mensen gegevens invoeren of rapporten ontvangen.

Corporate Performance Management (CPM) software is in het verleden gebruikt door de financiële afdelingen van veel grote bedrijven om niet-transactionele processen te automatiseren die herhaalbaar, collaboratief en analytisch van aard zijn. Hiervoor moesten echter meestal IT-medewerkers (of consultants) applicaties bouwen met spreadsheets of een eigen taal. Deze zijn voor financiële professionals moeilijk te onderhouden en worden daardoor statisch, zodat ze niet meer voldoen aan de behoeften van een veranderende bedrijfsomgeving.

Met Prophix hebben we nu een softwareproduct waarmee financiële mensen dit soort applicaties zelf kunnen ontwikkelen en onderhouden. Finance wordt mondiger, zonder afhankelijk te zijn van 'power users', of dit nu spreadsheetmaestro's of IT-programmeurs zijn.

Is de software van Prophix een 4GL? Niet in de gebruikelijke zin van het woord. Prophix geeft financiële afdelingen echter de vrijheid om zelf multi-user applicaties te bouwen met de juiste beveiliging en workflow, die eenvoudiger redelijk grote hoeveelheden gegevens aankunnen dan een spreadsheet dat zou doen.

Dit is wat ik ontdekte op een recente Prophix gebruikersconferentie. Financiële mensen die Prophix gebruiken bouwen het soort toepassingen dat 20 of 30 jaar geleden in grote bedrijven het domein van 4GL's zou zijn. Er is duidelijk behoefte aan dit soort software en Prophix vult de leemte op.