De 7 hoofdzonden van budgetteren met spreadsheets

Elke zwakte in uw huidige workflow wordt elke cyclus herhaald

In de hedendaagse bedrijfswereld is er een groeiende behoefte aan operationele efficiëntie, schaalbaarheid en optimalisatie van middelen. Als we kijken naar de belangrijkste financiële processen zoals budgettering, planning, prognoses en rapportage, blijft een overweldigend aantal bedrijven afhankelijk van spreadsheets om deze belangrijke functies uit te voeren.

Hieronder staan volgens mij de 7 hoofdzonden bij het gebruik van spreadsheets voor budgettering en rapportage.

1. Kostbaar en zwaar

• Vereist een grotendeels handmatige inspanning om informatie te verspreiden, te vergelijken en te consolideren .
• Gebrek aan geautomatiseerde processen zoals automatische ondertekening, goedkeuring en productie van rapporten.
• Spreadsheets zijn vaak niet voorbereid om te integreren met andere bedrijfssystemen (bijv. HR, CRM en ERP), wat leidt tot verspilling van tijd en middelen wanneer informatie in meerdere systemen moet worden bijgewerkt.

2. Moeilijk budgetteringsproces

• De focus ligt eerder op administratie dan op hoe het bedrijf zijn budgetteringsproces optimaliseert.
• Moeilijk om een speciaal sjabloon te maken voor verschillende afdelingen en gegevens van meerdere functies te verzamelen.
• Opmerkingen en budgetnota's worden over het hoofd gezien.

3. Ineffectieve samenwerking

• Als de gegevens uit honderden spreadsheets bestaan, is het moeilijk voor de verschillende afdelingen om samen te werken om middelen toe te wijzen.
• De silo-mentaliteit en -aanpak verzwakt de samenwerking tijdens de budgetontwikkeling.
• Problematisch om het budget in overeenstemming te brengen met de algemene bedrijfsstrategie wanneer het spoor moeilijk toegankelijk is.

4. Slecht eigenaarschap en oplossing voor meerdere gebruikers

• Geen gidsen of interactieve handleidingen voor de grote budgetspreadsheet.
• De spreadsheet is geen oplossing voor meerdere gebruikers. Het biedt uitdagingen op het gebied van toegang, controle en beveiliging.

5. Geen databasestructuur of commentaarfunctie

• Ontbreekt aan multidimensionale gegevens. Dat betekent dat de spreadsheet geen databasestructuur heeft; het is een plat sjabloon.
• Het is niet mogelijk om notities of commentaar toe te voegen (bijvoorbeeld op lijnitemniveau), wat automatisch wordt toegevoegd aan de financiële en managementrapportages.

6. Minder beveiliging en controle

• Problemen met versiebeheer en lokale bestandsopslag.
• Geen geschiedenis van de wijzigingen die gebruikers hebben aangebracht.
• Groter risico op menselijke fouten, zoals het vernietigen van koppelingen of rode draden in een formule.
• Weinig mogelijkheid voor veiligheid.

7. Onnauwkeurig overzicht en gebrek aan controle

• Geen volledig overzicht van het budgetproces terwijl het aan de gang is.
• Meerdere versies van de waarheid over de financiële prestaties.
• Gebrek aan perspectief en minimale controle zorgen ervoor dat het management en de belanghebbenden minder vertrouwen hebben in de rapporten.

Hoe belangrijk deze functies ook zijn, de processen zijn vervelend en vereisen samenwerking. Elke zwakke plek in uw huidige workflow herhaalt zich elke cyclus (bijv. maandelijkse rapportage) en verspilde middelen vermenigvuldigen zich in de loop der tijd. De 7 hoofdzonden laten dus zien hoe spreadsheets niet zijn afgestemd op de belangrijke bedrijfskritische processen die de financiële afdeling uitvoert.