De 5 fasen van financiële transformatie

Je kunt je financiële processen niet van de ene op de andere dag transformeren. Maar met een plan, voor zowel technologie als mensen, kun je beginnen aan een financiële transformatiereis die jou en je team met het volste vertrouwen naar de volgende financiële generatie brengt.

Het begint met het zetten van de eerste stap. In deze blogpost leiden we je door de 5 stadia van financiële transformatie, de stappen die je kunt nemen om je door de reis te bewegen en delen we echte voorbeelden van hoe Prophix-klanten ASRC Industrial en USA Properties deze reis hebben geïmplementeerd om de piek in FP&A-transformatie in hun organisaties te bereiken.

Wat is financiële transformatie?

Volgens IBM is financiële transformatie "de combinatie van processen, systemen en organisatorische verandering binnen een bedrijf, die wordt geïmplementeerd door middel van nieuwe technologieën, training en analyse"

Vaak kijken financiële teams naar initiatieven voor financiële transformatie om hun werk te stroomlijnen, te vereenvoudigen en te optimaliseren.

De 5 stadia van financiële transformatie

Je transformatieproces begint met inzicht in je financiële maturiteit. Financiële maturiteit meet de geavanceerdheid van uw financiële processen. U kunt uw financiële maturiteit meten door uw financiële processen op een glijdende schaal te bekijken en te begrijpen waar uw huidige aanpak past. Doe de Financial Performance Assessment om meer te weten te komen over financiële maturiteit en uw huidige status te meten.

Laten we nu eens kijken naar de reis naar financiële transformatie. We bekijken de 5 fasen, wat elke fase inhoudt en welke stappen je kunt nemen om ervoor te zorgen dat financiële transformatie een integraal onderdeel wordt van je dagelijkse activiteiten.

Fase 1: Reactief

De reactieve fase zit vol met handmatige taken en processen. Deze belangrijke processen, van budgettering tot planning en financiële afsluiting, worden meestal uitgevoerd in spreadsheets. En door de grote hoeveelheid handmatige inspanning die nodig is, is er een beperkte mogelijkheid om tijdig en accuraat opnieuw te forecasten.

Hoe gaat u naar de volgende fase, proactief?

• Onderzoek en overweeg een leverancier van een financieel prestatieplatform. Bekijk onze Buyers Guide voor meer informatie over het onderzoeken en kiezen van een leverancier.
• Selecteer een interne kampioen die de financiële transformatie zal leiden.
• Zorg dat je op één lijn zit wat betreft het einddoel voordat je aan de reis begint.

Fase 2: Proactief

De proactieve fase kan betekenen dat je software gebruikt voor sommige processen, zoals OpEx budgettering of FP&A, maar het is niet volledig geïntegreerd in je processen en planning. Financiële teams in deze fase zijn in sommige gevallen al afgestapt van spreadsheets, maar nog niet allemaal, dus er is nog veel ruimte voor automatisering en stroomlijning. Bovendien wordt financiële software voornamelijk gebruikt op de financiële afdeling en is het niet geïntegreerd in de bedrijfsplanning in de hele organisatie.

Hoe naar de volgende fase, innovatief:

• Gebruikersadoptie is essentieel - zorg voor 100% deelname aan uw transformatieproces.
• Betrek en geef gebruikers de mogelijkheid om deel te nemen met andere financiële teams die een financieel prestatieplatform gebruiken om hun processen te ondersteunen.
• Laat het zien met tastbare, transparante resultaten, zodat anderen in de organisatie en in leidinggevende posities de positieve impact van de transformatie kunnen zien.

Fase 3: Innovatief

In deze fase hebben teams vaak automatisering geïntegreerd in hun processen, of het nu gaat om workflows of het verzamelen en consolideren van gegevens. Er is de mogelijkheid om iteratieve plannen en prognoses te maken en multi-scenario's te bekijken dankzij de snelheid en nauwkeurigheid die financiële software biedt.

Hoe gaat u naar de volgende fase, samenwerking?

• Houd een evaluatie- en visiesessie om te zien hoe u de software buiten de financiële functie en in de hele organisatie kunt gebruiken.
• Integreer aanvullende gegevensbronnen (zoals verkoop of operationele planning) om verder te bouwen aan uw cultuur van datagestuurde besluitvorming in één versie van de waarheid.
• Inspireer andere teams of bedrijfseenheden die sterk afhankelijk zijn van handmatige processen om hun prestaties te plannen en te beoordelen.

Fase 4: Samenwerken

Teams in de fase van samenwerking zien hun financiële software niet langer alleen als een financieel systeem. Finance is een vertrouwde adviseur voor business units in de hele organisatie, en afdelings- en operationele planning maakt gebruik van de systemen en processen binnen uw finance technologie.

Hoe bereik je de laatste fase, FP&A transformatie:

• Documenteer uw processen zodat uw team en andere teams ze begrijpen, zodat uw processen en gegevensintegraties een veilige investering blijven en documenteer uw ROI.
• Integreer uw rapportage met financiële technologie in de beoordelingsvergaderingen van uw uitvoerende belanghebbenden met uitvoerende dashboards of boardbooks die de gegevens en belangrijkste resultaten weergeven.
• Voorspel de toekomst, plan onderdelen van uw bedrijf die nog niet bestaan en maak gebruik van scenariomodellering, zodat u nooit wordt verrast door wat de gegevens u vertellen.

Fase 5: FP&A transformatie

Het is je gelukt - je hebt de FP&A transformatie bereikt! Dit stadium betekent dat u financiële technologie volledig hebt geïntegreerd in uw functie en uw organisatie als een bedrijfskritisch hulpmiddel voor besluitvorming.

Hoe kunt u een cultuur van transformatie blijven stimuleren?

• Blijf uw bedrijf vooruit helpen met een duidelijke strategie die gekoppeld is aan plannen en acties.
• Gebruik gegevensgestuurde inzichten die door uw financiële technologie worden verschaft om uw besluitvorming te onderbouwen.
• Blijf de ROI van uw oplossingen onder woorden brengen en integreer dit in uw rapportagepad.

Nu we elke stap hebben doorlopen, laten we eens kijken naar echte voorbeelden van Prophix-klanten die de fasen van de financiële transformatie hebben doorlopen om supergebruikers te worden van Financiële Planning & Analyse op Prophix One, een Financial Performance Platform.

Hoe ASRC Industrial begon aan een reis naar financiële transformatie

ASRC Industrial heeft zijn hoofdkantoor in Tempe, AZ en is actief in alle 50 staten. Het bedrijf heeft 30 werkmaatschappijen.

In 2020 was ASRC reactief. Ze hadden 8 verschillende ERP-systemen, 600+ spreadsheets, 17K+ GL-rekeningen en hadden een rapportagestructuur nodig die geschikt was voor een omzet van $1B. Maar ze hadden problemen met rapportage op basis van Excel, gegevensconsolidatie en samenwerking.

Omdat ze wisten dat er een betere manier was, implementeerden ze in 2021 Prophix, waardoor ze proactief werden. Nu kon hun financiële team financiële overzichten en WIP-schema's voor hun bedrijf maken en hun grootboekgegevens en contracten consolideren in één centrale versie van de waarheid.

Door de fasen te doorlopen kon ASRC Industrial innoveren met Prophix en gebruiksmogelijkheden verkennen voor taakplanning, personeelsplanning en investeringsplanning. Maar daar stopt het niet! Prophix is gebouwd voor samenwerking en ASRC zag dat potentieel. Tegen 2023 breidde het financiële team de rapportagemogelijkheden uit, stimuleerde het voortdurend de acceptatie door eindgebruikers en had het de licenties uitgebreid naar 50 gebruikers, waaronder analisten, accountants, controllers, C-suite management en operationele managers, om de cultuur van datagestuurde besluitvorming aan te moedigen. Indrukwekkend, toch?

Nu, in 2024 en daarna, blijft ASRC Industrial streven naar FP&A-transformatie. Dit jaar zullen ze het gebruik van Financial Planning & Analysis uitbreiden naar andere afdelingen buiten de financiële afdeling om PM job forecasting, safety analytics en HR-rapportage te onderzoeken.

Hoe USA Properties een FP&A transformatie bereikte

USA Properties gebruikt Prophix sinds 2020, klein begonnen en opgeschaald om meer afdelingen samen te brengen met voortdurend succes.

Vóór Prophix had USA Properties een op Excel gebaseerde financiële afdeling. De budgetten voor hun ontwikkelingsprojecten, voor 15 tot 25 projecten, moesten bijvoorbeeld elke maand handmatig worden bijgewerkt. Dit betekende dat actuals uit hun ERP moesten worden opgenomen, formules moesten worden bijgewerkt en ter controle aan meer dan 12 mensen moesten worden voorgelegd. Dit nam een hele maand in beslag en balanceerde altijd op de rand van fouten door Excel-corruptie.

USA Properties wist dat er een betere manier was en voerde een 8 weken durende pilot uit voor hun budgetten voor ontwikkelingstaken in Prophix. Het proefproject omvatte:

• Het maken van een sjabloon in Prophix Financiële Planning & Analyse, vergelijkbaar met hun Excel-sjabloon
• De sjabloon beheren voor dezelfde gebruikers met dezelfde frequentie als hun handmatige processen
• Verwijderen van werkboekbeheer voor gebruiksgemak
• De gegevensinvoer vanuit hun ERP automatiseren in plaats van kopiëren/plakken vanuit rapporten voor meer snelheid en nauwkeurigheid
• Het elimineren van lange beoordelingscycli of het bijhouden van bestanden, omdat alles toegankelijk was in Prophix en niet opgeslagen op individuele desktops of schijven

Na een succesvol proefproject breidde USA Properties hun initiatief uit voor meer innovatieve oplossingen. Ze verplaatsten hun maandelijkse reforecast voor vastgoedbeheer en hun jaarlijkse bedrijfsbegroting naar Prophix. Ze bleven innoveren en verhuisden ook hun pipeline, Smartsheet-projectplanningen en bouwbudgetten naar Prophix. Aanvullende procesverfijningen en automatisering van gegevensintegratie, vooral met HRMS, werden toegevoegd.

Terwijl USA Properties blijft groeien en hun FP&A transformatie opschaalt, hebben ze veel door gebruikers geïnspireerde verbeteringen. Dit omvat verbeteringen aan de pijplijn, 10-jaar prognoses voor het bedrijf en bedrijfsrapportage in Prophix. Door het momentum blijft hun FP&A transformatie groeien.

Hoe u uw financiële transformatie kunt beginnen met Prophix One, een platform voor financiële prestaties

Prophix One is ontworpen om processen voor het kantoor van de CFO te vereenvoudigen en te transformeren. Eén ervaring, één portaal en één versie van de waarheid - allemaal in één platform - betekent dat uw belangrijkste processen en gegevens allemaal op één plek staan. U kunt klein beginnen en het platform is ontworpen om met u mee te groeien tijdens uw transformatieproces.

Klaar om te zien wat u kunt doen? Lees meer over Prophix One, een platform voor financiële prestaties.