CPM-producten: een reis naar het onbekende?

Het is paradoxaal: professionele oplossingen voor CPM (corporate performance management) zijn al lang geen geheimtip meer en hebben zich in de loop der jaren in de praktijk bewezen. Toch wachten sommige bedrijven liever af en blijven ze het doen met Excel. BARC-analist Dr. Christian Fuchs legt uit waar deze aarzeling vandaan komt en welke gevolgen eraan verbonden zijn.

Onze wereld verandert sneller dan ooit verwacht. Wat gisteren nog vanzelfsprekend was, kan morgen alweer achterhaald zijn. Om bij te blijven moeten bedrijven daarom aan steeds hogere eisen voldoen. Dit geldt in het bijzonder voor de snelheid, vooruitziendheid en wendbaarheid van het bedrijfsmanagement.

Dus wat moeten we doen? Best-in-class bedrijven gaan deze uitdaging aan met geïntegreerde CPM-oplossingen en blinken uit door meer zichtbaarheid en controle in hun plannings- en managementprocessen. Dit is inmiddels algemeen bekend: steeds meer besluitvormers erkennen het groeiende belang van CPM en willen op de kar springen.

Maar ondanks het besef dat softwareondersteund CPM essentieel is voor modern bedrijfsmanagement en -bestuur, schrikken veel bedrijven terug voor de kosten en risico's die gepaard gaan met het aanpakken van een dergelijk project.

De meeste zorgen zijn ongegrond

Besluitvormers die nooit eerder betrokken zijn geweest bij CPM-projecten (bijvoorbeeld bij een vorige werkgever) worden geconfronteerd met een grote uitdaging: vaak zijn er duidelijke verwachtingen van de resulterende voordelen, maar de te volgen aanpak en de reikwijdte van het selectie- en implementatieproject zijn een grote onbekende. In de praktijk leidt deze combinatie van factoren er vaak toe dat projecten worden overschat in termen van omvang en complexiteit, omdat ze erg moeilijk te evalueren zijn zonder de nodige expertise. In het ergste geval kan dit ertoe leiden dat een project onhaalbaar wordt verklaard voordat een expert in staat is om de situatie correct in te schatten.

Een onduidelijke projectdefinitie kan er ook toe leiden dat de invoering van CPM verkeerd afloopt. Als een project bijvoorbeeld wordt gestart vanuit de controlerende afdeling zonder dat er eerst een behoefteanalyse is uitgevoerd in de andere afdelingen, waaronder IT, komt deze omissie vaak terug in het verdere verloop van het project.

Het goede nieuws: het is niet zo erg als het lijkt.

Voor het softwareselectieproces moet je over het algemeen rekenen op 3-6 maanden. Zodat deze immens belangrijke eerste stap slaagt, raad ik je aan om zowel mijn tips voor een goed voorbereid selectieproject als mijn lijst met de grootste fouten te lezen, zodat je weet waar je op moet letten.

Dan komt het eigenlijke implementatieproject voor de gekozen oplossing. De resultaten van de BARC Planning Survey 18 laten zien dat middelgrote CPM-implementaties doorgaans in 2-6 maanden kunnen worden gerealiseerd (zie afbeelding 1). Dit betekent dat een volledig CPM selectie- en implementatieproject - dat wil zeggen, van projectstart tot uitrol - in 5-12 maanden kan worden gerealiseerd. Het is dus zeker niet het monsterproject dat sommige mensen voor ogen lijken te hebben.

[caption id="attachment_26766" align="aligncenter" width="726"]

Figuur 1: Implementatieduur vanaf de aankoop van software tot de eerste uitrol (bron: BARC "The Planning Survey 18", n=442)[/caption]

De aanbeveling is altijd "Denk groot, begin klein". Een beheersbare projectperiode is een kritieke factor voor de succesvolle selectie en implementatie van een CPM-oplossing. Richt je daarom op deelaspecten van je algemene taak om "quick wins" te genereren. Deze zorgen niet alleen voor acceptatie, maar dienen ook als interne marketing voor het project. Over het algemeen geldt: hoe korter de selectie- en implementatieperiode, hoe hoger het directe voordeel van uw project en hoe groter de kans dat het project op tijd en binnen budget wordt afgerond.

Waarom de klok tikt - ook in uw bedrijf

Terwijl CPM (begrijpelijk) grotendeels nieuw terrein is voor veel besluitvormers, is Excel vaak het tegenovergestelde: je kent elkaar al tijden, je hebt samen veel meegemaakt en daarom ben je misschien zelfs een beetje sentimenteel. Hoewel dit menselijk gezien begrijpelijk is, schaadt het de objectiviteit enorm. Hoewel Excel zeker vaak een levensvatbare oplossing kan zijn voor kleinere bedrijven, bijvoorbeeld om budgettering te dekken, wordt Excel zodra een organisatie een bepaalde grootte bereikt - en daarmee zowel hogere eisen als toegenomen complexiteit - al snel een probleem omdat het simpelweg niet ontworpen is om te voldoen aan de groeiende CPM-behoeften van middelgrote bedrijven in de eenentwintigste eeuw.

Hoe comfortabel het vasthouden aan bestaande processen ook is, het is niets meer dan stagnatie. In een wereld die elke dag nieuwe eisen stelt aan bedrijven, stuurt het vasthouden aan de status quo je met elke seconde die voorbij gaat een beetje meer achteruit. De afstand tot concurrenten die gelijke tred houden met de ontwikkelingen wordt daardoor steeds groter.

Naast de bekende tekortkomingen (foutgevoeligheid, inconsistenties, hoge handmatige inspanning etc.) zorgt Excel ook voor ongenoegen bij de gebruikers, iets dat onder andere wordt bevestigd door de resultaten van de huidige BARC Planning Survey 18. De overgrote meerderheid van de gebruikers die speciale CPM-oplossingen in gebruik hebben, zou deze ook aanbevelen. Het pleidooi voor Excel is echter veel gematigder (figuur 2).

[caption id="attachment_26767" align="alignnone" width="1000"]

Figuur 2: Zou u uw planningstool aanbevelen aan andere bedrijven? (bron: BARC "The Planning Survey 18") Gespecialiseerde planningsoplossingen (n=861) vs. Excel (n=171)[/caption]

Conclusie

De bezorgdheid is ongegrond: CPM-projecten zijn tegenwoordig geen rocket science en kunnen meestal veel sneller worden afgerond dan gevreesd. Laat je dus niet afschrikken door de complexiteit van het onderwerp en het brede scala aan oplossingen - de overvloed aan opties heeft ook een positief effect: er is meestal een geschikte oplossing op de markt voor elke denkbare eis. De kans is dus groot dat u vindt wat u zoekt. Praat ook met anderen die voor dezelfde uitdaging stonden en deze met succes hebben overwonnen. Op die manier kun je misschien leren van de fouten van anderen en kostbare tijd en middelen besparen.

Er is echter vooral één ding dat u niet moet vergeten: uiteindelijk is het aan u of uw bedrijf CPM gebruikt en zich voorbereidt op de toekomst - of liever afwacht en de status-quo zo lang mogelijk probeert te handhaven. Het laatste is misschien de handigere optie op de korte termijn, maar het is zeker niet de betere.