Consolidatieboekhouding: Een handleiding voor FP&A-teams

De term "geconsolideerd" wordt vaak gebruikt voor elke rapportage van een bedrijf dat een verzameling bronnen omvat. Dit kan echter verwarrend zijn wanneer je specifiek onderzoek doet naar consolidatieaccounting.

Consolidatie accounting wordt gedefinieerd als het rapporteren over financiële entiteiten die bestaan uit een moedermaatschappij en haar dochterondernemingen alsof ze één geheel vormen. Laten we wat dieper graven en meer duidelijkheid krijgen over wat dit betekent en waarom het zo essentieel is.

Wat is consolidatie?

Consolidatie combineert de activa, passiva en transacties van meerdere bedrijven om ze als één entiteit te presenteren - meestal door dochterondernemingen te consolideren in hun moederbedrijf. Consolidatie accounting verwijst naar het consolideren van deze financiële gegevens in één enkel financieel overzicht.

Dit wordt meestal gedaan om een (of meer) van de volgende redenen:

• Betere zichtbaarheid: Consolidatie geeft moedermaatschappijen een nauwkeuriger beeld van hun financiën door hun aandeel in een dochteronderneming weer te geven met de rest van hun activa en passiva.

• Belastingvoordelen: Verliezen in de ene dochteronderneming kunnen winsten in een andere dochteronderneming compenseren, waardoor organisaties overzichten kunnen opstellen die fiscaal voordeliger zijn.

• Naleving: In sommige rechtsgebieden moeten organisaties geconsolideerde overzichten opstellen als ze aan bepaalde eisen voldoen (zoals meerderheidsbelangen in een dochteronderneming). Hierdoor blijven ze voldoen aan wet- en regelgeving.

Consolidatie van groepsrekeningen is een proces waarbij alle financiële gegevens van verschillende dochterondernemingen worden samengevoegd tot één enkele jaarrekening. Dit proces is cruciaal voor FP&A-teams omdat het een uitgebreid beeld geeft van de financiële gezondheid van de hele organisatie. Het maakt ook een betere financiële planning en analyse mogelijk, evenals een betere besluitvorming.

Wanneer moet je rekeningen consolideren?

Een bedrijf moet consolidatieboekhouding gebruiken als het meer dan 50% van een dochteronderneming bezit, ook wel een meerderheidsbelang genoemd. In sommige gevallen kan het eigendomspercentage zo laag zijn als 20%, bijvoorbeeld wanneer de twee bedrijven nauw geïntegreerde besluitvormingsprocessen hebben. De beslissing om op deze manier te consolideren moet elk jaar worden genomen, zodat de bedrijven zich kunnen aanpassen aan veranderingen in belastingvereisten of de ontdekking van nieuwe mogelijkheden. Dit moet gebeuren met dezelfde frequentie als je andere financiële rapporteringsactiviteiten, driemaandelijks en jaarlijks.

Consolidatie vs. samenvoeging

Consolidatie is wanneer twee bedrijven hun financiële verslaglegging samenvoegen om deze als één entiteit te presenteren. Amalgamatie is het daadwerkelijk samenvoegen van twee bedrijven tot een nieuwe bedrijfsentiteit. Soms wordt het woord consolidatie synoniem gebruikt bij het bespreken van amalgamatie of fusies en overnames, wat tot verwarring kan leiden. Als het gaat om geconsolideerde boekhouding, is de definitie specifiek voor de praktijk van het presenteren van financiële gegevens als een enkele entiteit.

Consolidatieboekhouding vs. financiële consolidatie

Consolidatieboekhouding is een methode om de jaarrekeningen van verschillende entiteiten samen te voegen tot één. Dit proces houdt in dat de moedermaatschappij de financiële gegevens van haar dochterondernemingen integreert en ze voor rapportagedoeleinden als één entiteit behandelt. Deze methode is cruciaal om een volledig beeld te krijgen van de algemene financiële gezondheid van het bedrijf.

Financiële consolidatie verwijst naar de consolidatie van jaarrekeningen van dochterondernemingen in één enkel overzicht van het moederbedrijf. De twee zijn niet noodzakelijk synoniem. Geconsolideerde boekhouding is het grotere onderwerp, waarvan geconsolideerde financiële rapportering een onderdeel is.

Hoe werkt consolidatie?

Consolidatie accounting werkt door het verwijderen van alle interne transacties binnen een groep entiteiten die eigendom zijn van een enkele moedermaatschappij. Door een van de twee onderstaande modellen te volgen, kunnen een moedermaatschappij en haar dochterondernemingen geconsolideerde financiële verslagen opstellen die de samengevoegde entiteiten presenteren alsof ze één zijn. Deze geconsolideerde overzichten geven inzicht in de financiële status van de hele groep, verbeteren de transparantie van de prestaties van de groep en maken een effectievere strategie en sturing op topniveau mogelijk.

Twee modellen voor consolidatieboekhouding

Er zijn twee hoofdmodellen voor deze consolidaties: het Model voor entiteiten met stemrecht (VOE) en het Variable Interest Entity-model (VIE). Elk model is bedoeld om in verschillende gevallen te worden toegepast.

Model van de entiteit met veranderlijk belang (VIE)

Het VIE-model zal worden gebruikt tenzij de entiteiten hiervan zijn vrijgesteld of niet voldoen aan een van de kenmerken van een entiteit met veranderlijk belang. Als een van deze kenmerken waar is, dan moet het VIE-model worden gebruikt. Een entiteit zou bijvoorbeeld als vrijgesteld van het VIE-model worden beschouwd als zij geen winstoogmerk heeft. De vijf kenmerken van een VIE zijn bedoeld om entiteiten te identificeren waarbij het ontoereikend zou zijn om alleen naar de stemmen te kijken om zeggenschap te bepalen:

• Als een entiteit onvoldoende gekapitaliseerd is, kunnen de houders van schuldbewijzen of andere houders van variabele belangen zeggenschap hebben.
• De houders van eigenvermogensinstrumenten hebben geen macht over de essentiële activiteiten van de entiteit.
• De stemrechten van de aandeelhouders staan niet in verhouding tot hun economische belangen.
• Het vierde en vijfde kenmerk hebben betrekking op die situaties waarin de houders van eigenvermogensinstrumenten niet zijn blootgesteld aan de resterende verliezen of voordelen die investeerders in eigenvermogensinstrumenten gewoonlijk wel hebben.

Stemgerechtigde entiteit (VOE) model

Als uw bedrijfsentiteit in aanmerking komt voor consolidatie maar niet voldoet aan de vereisten voor het VIE-model, moet u gebruikmaken van het Entiteit met stemrecht (VOE-model) gebruiken. Dit model is van toepassing omdat de verslaggevende entiteit niet een van de vijf kenmerken van een VIE heeft of omdat de verslaggevende entiteit in aanmerking komt voor een vrijstelling van het VIE-model. Bij dit model wordt de belangrijkste eigendomsvoorwaarde bepaald door het hebben van meer dan 50% van de stemgerechtigde aandelen in de dochteronderneming. Hierop zijn verschillende uitzonderingen op basis van feitelijk stemrecht, evenals in situaties waarin de dochteronderneming onder controle staat van een overheid of rechterlijke macht (zoals bij faillissement).

Vermogensmutatiemethode

Hoewel het misschien geen volledige consolidatiemethode is zoals VOE- of VIE-modellen, kan de vermogensmutatiemethode worden gebruikt in situaties waarin een bedrijf minder dan een meerderheidsbelang in een dochteronderneming heeft. Bij de vermogensmutatiemethode wordt het belang van de moedermaatschappij in de dochteronderneming uitgedrukt als een kostprijs en aangepast op basis van het aandeel van de moedermaatschappij in de winst of het verlies van de dochteronderneming.

Evenredige consolidatie

Bij proportionele consolidatie wordt het evenredige of pro-rata-aandeel van de investeerders in de activa en passiva van een onderneming opgenomen op elke regel van de balans van de investeerder, en worden de pro-rata resultaten van de activiteiten van de onderneming opgenomen op elke regel van de winst- en verliesrekening.

Deze consolidatiemethode wordt niet langer gebruikt. Entiteiten die geen meerderheidsbelang in een dochteronderneming hebben, moeten in plaats daarvan de vermogensmutatiemethode gebruiken.

Regels voor consolidatie

De belangrijkste regelgevers die betrokken zijn bij de consolidatieboekhouding zijn de Algemeen aanvaarde boekhoudpraktijken (GAAP)de International Financial Reporting Standards (IFRS)de Financial Accounting Standards Board (FASB)en de Accounting Standards Board (ASC)in het bijzonder ASC 810.

Hoe een jaarrekening consolideren

Het boekhoudproces voor consolidatie kan worden onderverdeeld in de volgende stappen, die in de meeste situaties van toepassing zijn.

1. Stel het doel en de reikwijdte van de consolidatie vast. Dit omvat het bepalen welke bedrijven in de consolidatie worden opgenomen en het definiëren van de te gebruiken methode.
2. Verzamel alle financiële informatie van de betrokken bedrijven.
3. Pas intercompany transacties aan. Door alle transacties tussen de bedrijven te verwijderen, blijven er in het eindoverzicht alleen transacties buiten de geconsolideerde entiteit over.
4. Geef minderheidsbelangen weer. Als de moedermaatschappij een minderheidsbelang in een dochteronderneming heeft, moet het minderheidsbelang in de definitieve jaarrekening worden geïdentificeerd.
5. Een geconsolideerde jaarrekening opstellen. De geconsolideerde balans, winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht geven de financiële positie en prestaties van de hele groep weer alsof het één enkele bedrijfsentiteit is.

Consolidatie van financiële rekeningen

De stappen voor de consolidatie van financiële rekeningen zijn vergelijkbaar.

1. Bepaal, net als hierboven, de reikwijdte en het doel van de consolidatie.
2. Identificeer de entiteiten die in de consolidatie worden opgenomen en hun relatie tot elkaar.
3. Verzamel de informatie die nodig is om te consolideren van de juiste entiteiten.
4. Verwijder intercompany transacties.
5. Maak de juiste aanpassingen voor ongerealiseerde intercompany verliezen of winsten.

Zodra deze stappen zijn voltooid, kan de resterende financiële informatie worden geconsolideerd.

Consolidatie van een journaalpost

Consolidatieboekingen zijn de boekhoudprocessen die de financiële gegevens van dochterondernemingen samenvoegen in de administratie van de moedermaatschappij. Deze boekingen zijn essentieel om een volledig beeld te geven van de financiële positie en prestaties van de hele groep. Ze omvatten het elimineren van intercompany transacties, het aanpassen voor verschillen in waarderingsgrondslagen en het erkennen van de investering van de moedermaatschappij in elke dochteronderneming.

Een consolidatieproces op hoofdlijnen

Laten we snel een stap-voor-stap overzicht geven van het consolidatieproces met een moedermaatschappij die meer dan 50% van een dochteronderneming bezit.

1. Registreer intercompany leningen van de dochterondernemingen aan de moedermaatschappij. Dit is inclusief rentebaten met betrekking tot geconsolideerde investeringen in de dochterondernemingen.
2. Breng overheadkosten in rekening. Als de moedermaatschappij overheadkosten aan haar dochterondernemingen heeft toegerekend, moeten deze dienovereenkomstig worden geboekt.
3. Breng schulden in rekening. Als de moedermaatschappij gebruik maakt van geconsolideerde crediteuren, zorg er dan voor dat alle crediteuren worden toegerekend aan de juiste dochterondernemingen.
4. Breng loonkosten in rekening. Als de moedermaatschappij een gemeenschappelijk salarissysteem gebruikt voor alle werknemers in de consoliderende groep, zorg er dan voor dat de juiste loonkosten worden toegepast op de dochterondernemingen.
5. Voltooi de aanpassingen. Noteer alle aanpassingen die zijn gedaan om omzet- of kostentransacties te corrigeren.
6. Onderzoek de saldi van activa-, passiva- en aandelenrekeningen. Voor elk van deze posten moeten de boekingen van de moedermaatschappij en de dochteronderneming overeenkomen. Een financieel prestatieplatform zoals Prophix One kan dit proces stroomlijnen door je te voorzien van realtime gegevens.
7. Controleer de financiële overzichten van de dochterondernemingen. Elke dochteronderneming is verantwoordelijk voor het controleren, onderzoeken van onregelmatigheden en het aanpassen van de eigen jaarrekening voordat deze aan de moedermaatschappij wordt verstrekt om te consolideren.
8. Verwijder intercompany transacties. Alle transacties tussen de moedermaatschappij en de dochterondernemingen moeten aan de moederkant worden teruggedraaid om ze uit de uiteindelijke geconsolideerde presentatie te verwijderen.
9. Controleer de jaarrekeningen van de moedermaatschappij. De jaarrekening van de moedermaatschappij moet worden beoordeeld en aangepast.
10. Registreer de verschuldigde inkomstenbelasting. Voor zowel de moedermaatschappij als de dochteronderneming geldt dat als er winst is geboekt, er ook een belastingverplichting moet worden opgenomen. Het kan nodig zijn om belastingspecialisten bij deze stap te betrekken, wat vertragingen kan veroorzaken.
11. Sluit de boeken van de dochteronderneming. Afhankelijk van hoe je de consolidatie verwerkt, kan het zijn dat de boeken van de dochterondernemingen eerder moeten worden afgesloten dan die van de moedermaatschappij.
12. Sluit de boeken van de moedermaatschappij. Dit voorkomt dat er extra transacties worden geregistreerd die het geconsolideerde rapport in de war zouden sturen. Met een platform als Prophix One kun je je financiële afsluiting in een handomdraai afronden, wat betekent dat je veel sneller je eindafrekening hebt.

Zodra beide boeken zijn afgesloten, kun je geconsolideerde overzichten leveren waarin de moedermaatschappij en de dochterondernemingen als één entiteit worden gepresenteerd.

Wat moet je vermijden bij consolidatieboekhouding?

1. Onnauwkeurige gegevens en menselijke fouten: Gegevens van slechte kwaliteit stapelen zich na verloop van tijd op en veroorzaken vertragingen wanneer het tijd is om de boeken af te sluiten. Dit soort vertragingen kun je het beste voorkomen door zoveel mogelijk van het proces te automatiseren.
2. Ontoereikende tools en systemen: Boekhoudprogramma's die onvoldoende ondersteuning bieden voor dit soort activiteiten zullen het proces belemmeren. Ingewikkelde, ongelijksoortige software kan verkeerd worden gebruikt, wat kan leiden tot onjuiste records. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat je de juiste tools voor de taak hebt.
3. Verschuiving financiële rapportage vereisten: Veranderingen in belasting- en nalevingsregels zullen u vertragen als u zich midden in een consolidatie moet aanpassen. Branchespecifieke tools helpen u en uw financiële teams up-to-date te blijven en verrassingen te voorkomen.
4. Planning en delegeren: Sommige van deze stappen moeten door de moedermaatschappij of de dochteronderneming worden uitgevoerd of vereisen specialistische vaardigheden. Een goede planning van wat er gedaan moet worden en door wie, is al een heel eind op weg.

Hoe ziet consolidatie eruit met het juiste platform?

Inter Cars is een van de grootste importeurs en distributeurs van auto-onderdelen in Centraal- en Oost-Europa. Met 35 dochterondernemingen die betrokken zijn bij de consolidatie van winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten, bracht handmatige consolidatie veel handmatig werk met zich mee en nam weken in beslag.

Met Prophix One konden ze de financiële consolidatie automatiseren en de benodigde geconsolideerde overzichten in een fractie van de tijd creëren. Ze gebruiken ook Ad Hoc Analysis van Prophix One om de winstgevendheid van hun producten, leveranciers en bedrijfssegmenten te bepalen.

Lees de volledige casestudy hier.

Snel en nauwkeurig consolidatieboekhouden met Prophix One™

Prophix One is een volledig geïntegreerd Financial Performance Platform dat elke fase van de consolidatie boekhouding stroomlijnt, van account reconciliatie tot financial close, maar ook processen zoals financiële planning en analyse. U krijgt actuele gegevens binnen handbereik, vertrouwt op een volledig controletraject om eventuele afwijkingen op te sporen en werkt dynamisch samen met financiële teams zonder spreadsheets.

Organisaties over de hele wereld vertrouwen op Prophix One voor consolidatie, budgettering, prognoses en meer:

• USA Properties stelt operationele budgetten op die 50% nauwkeuriger zijn met Prophix One.
• Boulay bereikte een verschil van 1% tussen actuals en forecast dankzij op maat gemaakte dashboards en rapporten.
• Encore Electric verbeterde het aantal dagen uitstaande omzet met 40 dagen dankzijbetere tracking en rapportage met betere tracering en rapportage.
• SoundOff Signal verbeterde de nauwkeurigheid van hun prognoses met 16,7%