Consolidatie en afsluiting versnellen met CPM

Je late avonden en weekenden terugwinnen

Consolidatie en afsluiting definiëren

Te veel organisaties sluiten hun boeken nog handmatig af. Het is geen geheim dat handmatige boekhoudprocessen een grote frustratie zijn voor bijna elk financieel team. De eindeloze spreadsheets en de late avonden en weekenden waarin repetitieve taken zoals journaalposten, aansluitingen, rapportage en varianties worden uitgevoerd. Toen werd het plotseling interessanter, of ingewikkelder zal ik maar zeggen?

2020 kwam eraan en daarmee ook een pandemie, een lockdown en nu werken velen van ons vanuit huis. Dus, bovenop alles, hebben we nu afstand en communicatie op afstand om een proces dat al voor verbetering vatbaar was nog verder te bemoeilijken. Geweldig, toch?

In de wereld van vandaag hebben we verschillende opties als het gaat om het inzetten van de juiste oplossing om problemen met consolidatie en afsluiting aan te pakken. Veel ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) bieden consolidatiefuncties om financiële gegevens te combineren. Spreadsheets kunnen ook worden gebruikt, maar dit vereist vaak veel handmatig werk.

Er is ook speciaal ontwikkelde software die financiële consolidatie, afsluiting en rapportage kan ondersteunen. Corporate Performance Management (CPM) software is zo'n voorbeeld van speciaal ontwikkelde software en veel organisaties gebruiken het al om hun FP&A processen te stroomlijnen.

CPM-software stroomlijnt FP&A door al uw financiële gegevens samen te brengen en alledaagse processen te automatiseren, waardoor u weer tijd overhoudt. Sommige CPM-software kan ook robuuste en workflowmogelijkheden bieden om alledaagse financiële processen te automatiseren, zodat u weer tijd overhoudt. Het interessante is dat sommige CPM-oplossingen ook robuusteconsolidatie- en afsluitmogelijkheden bieden. Voor sommige segmenten van de markt kan dit heel nuttig zijn en een concurrentievoordeel opleveren.

Het consolidatieproces

De manier waarop een bedrijf consolidatie benadert, kan variëren afhankelijk van het controlerend belang dat het moederbedrijf heeft in elke dochteronderneming. Consolidatieboekhouding wordt gebruikt als de moedermaatschappij een meerderheidsbelang van meer dan vijftig procent heeft, wat betekent dat activa, passiva, inkomsten en kosten van dochterondernemingen worden samengevoegd in de jaarrekening van de moedermaatschappij. Als een bedrijf een belang heeft dat minder is dan overwegende zeggenschap, maar nog steeds een aanzienlijke invloed heeft op het bedrijf, is de vermogensmutatiemethode vereist.

Bij de vermogensmutatiemethode rapporteert de moedermaatschappij haar investering in dochterondernemingen op haar balans, als een actief dat gelijk is aan de aankoopprijs. Zodra de dochteronderneming haar nettoresultaat rapporteert, rapporteert de moedermaatschappij opbrengsten gelijk aan haar aandeel in de winst van de dochteronderneming, waardoor de waarde van het investeringsactief stijgt en de opbrengsten worden opgenomen als een verhoging van de ingehouden winsten.

Hoe je consolidaties in je organisatie ook uitvoert, met speciaal ontwikkelde consolidatiesoftware kun je je unieke omstandigheden configureren en deze direct in de software integreren.

Consolidatie- en afsluitmethoden

ERP (Enterprise Resource Planning )

ERP-systemen kunnen je helpen bij het consolideren en afsluiten van je boeken, maar ze kunnen een moeilijk hulpmiddel zijn om mee te werken omdat ze je consolidatie-, afsluit- en rapportageprocessen niet volledig kunnen automatiseren. Daarom zijn voor een groot deel van het afsluitproces nog steeds handmatige boekhoudmethoden en hulpmiddelen zoals spreadsheets nodig.

Spreadsheets

Spreadsheets zijn de tool waar boekhoudprofessionals het meest vertrouwd mee zijn, maar ze kunnen veel menselijke werkuren vergen, om nog maar te zwijgen van de focus en het geduld om ervoor te zorgen dat het complexe proces van consolidatie en afsluiting correct verloopt. Het proces kan erg handmatig en foutgevoelig zijn, vooral wanneer er meer dan één systeem wordt gebruikt, gegevens worden geladen en cellen worden beoordeeld. Het oplossen kan veel tijd in beslag nemen die beter kan worden besteed aan planning of toekomstgerichte strategische initiatieven zoals frequente prognoses of zelfs het opstellen van scenario's om de bedrijfsrisico's te beperken terwijl u uw koers uitstippelt in deze onvoorspelbare tijden.

Specifieke consolidatiesoftware

Speciaal ontwikkelde software die reconciliatie tussen systemen automatiseert, wordt meestal gebruikt door bedrijven met meerdere systemen die moeten worden samengevoegd. Een tool die gericht is op consolidatie kan het handmatige proces van het vergelijken van meerdere grootboeken vervangen, integreren met verschillende systemen, gegevens op een unieke locatie brengen en workflows creëren. Consolidatiespecifieke software kan echter duur worden en is soms overkill voor kleine tot middelgrote bedrijven, aangezien ze beperkt zijn tot het verbeteren van het consolidatie- en afsluitproces.

Corporate prestatiebeheer (CPM)

Zag je dit aankomen? Ja, dezelfde software die veel organisaties gebruiken om te budgetteren en te plannen kan, afhankelijk van de leverancier, gebruikt worden om het consolidatie- en afsluitproces te verbeteren. CPM-software heeft veel van dezelfde functionaliteit als een consolidatieoplossing, maar biedt ook een holistische financiële oplossing dierapportageenplanning mogelijk maakt. Wat het afsluitproces betreft, kunnen gebruikers met CPM-software snel en eenvoudig alle aspecten van journaalposten aanmaken, bewerken, beheren en rapporteren, zoals eliminaties tussen bedrijven en valutaomrekeningen. CPM-software kan het ook eenvoudig maken om credit- en debetcorrecties toe te passen ter ondersteuning van het financiële consolidatieproces.

Hoe u sneller en nauwkeuriger kunt afsluiten met CPM

Het gebruik van een CPM-tool zoals Prophix vereenvoudigt de samenwerking door informatie te volgen terwijl deze de software binnenkomt. Prophix helpt beheerders het consolidatieproces te bewaken en op elk moment te rapporteren over de status ervan.consolidatiemet CPM-software verkort de duur van de financiële afsluitcyclus en biedt het financiële team en de belangrijkste belanghebbenden meer verantwoordelijkheid, eigenaarschap en controle. Met Prophix kunt u veel processen automatiseren, zoals:

Gegevensimport

Het invoeren van gegevens uit ongelijksoortige systemen zoals uw ERP-, CRM-, HR- en salarisadministratiesystemen kan een enorm gedoe zijn voor elke financiële afsluiting. Als je alleen traditionele spreadsheets gebruikt, is het consolideren van gegevens uit verschillende systemen vaak de meest tijdrovende taak voor financiële teams.

Wat als je voor elke financiële afsluiting automatisch gegevens uit deze systemen op dezelfde plaats zou kunnen verzamelen?cPM-software kan integreren met verschillende ERP-, CRM-, HR- en payroll-systemen voor een naadloze download van al uw gegevens in maandelijkse rapportsjablonen. Door deze data pull te automatiseren, bespaart u tijd die beter gebruikt kan worden voor financiële analyses.

Intercompany eliminaties

Intercompany eliminaties worden gebruikt om de kosten te verwijderen die verband houden met de verkoop van goederen, diensten, leningen of eigendomsbelangen tussen een moedermaatschappij en haar dochterondernemingen. Prophix heeft een oplossing genaamd Journals Manager, uitgebracht in het najaar van 2019, die helpt bij het invoeren en bekijken van intercompany eliminaties. Je hoeft alleen maar te selecteren voor welke entiteiten je informatie wilt invoeren en de tool heeft een automatische controle om ervoor te zorgen dat alle waarden in evenwicht zijn. De verhoogde beveiliging rond journaalposten helpt ook de externe auditprocessen te vergemakkelijken.

Aanpassingen

Als een transactie te laat wordt geboekt, of erger nog, als een transactie verkeerd is ingevoerd, moet er een aanpassing worden gemaakt om de boeking te laten aansluiten voor een nauwkeurige rapportage. Met de uitgebreide tool van Prophix voor het bijhouden van de gegevensgeschiedenis kun je eenvoudig zien of er waarden zijn aangepast. Je kunt Journals Manager ook gebruiken om aanpassingen tussen verschillende periodes bij te houden, voor het geval een transactie in de verkeerde periode is geboekt. Dit bespaart je tijd door een transparant, zichtbaar spoor te creëren voor eenvoudigere audits.

Valuta omrekeningsaanpassing

CTA, ook bekend als cumulatieve omrekeningsaanpassing (CTA), vertegenwoordigt het verschil in de wisselkoersen die zijn gebruikt om de rekeningen van de balans en de winst-en-verliesrekening om te rekenen. Omdat je verschillende periode-eindkoersen en gemiddelde koersen gebruikt, is CTA iets dat bij elke financiële afsluiting berekend moet worden. Met CPM-software kun je deze CTA-berekening automatiseren, waardoor je tijd bespaart en je je kunt richten op strategische initiatieven.

Financiële afsluitbeheer

Veel financiële teams noemen de verbetering van financial close management als een factor in hun aankoop van een CPM tool. Met valuta conversies, intercompany eliminaties, aanpassingen en meer is het duidelijk waarom financiële afsluitingen zo'n vervelend proces zijn voor veel bedrijven. Met de Workflow Manager van Prophix kunt u uw financiële afsluitproces stroomlijnen door de verschillende onderdelen van de afsluitcyclus te plannen en te organiseren. U kunt uw maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse financiële afsluiting eenvoudigautomatiseren. Workflow Manager kan ook helpen bij de distributie van rapporten nadat alle andere processen zijn voltooid.

Conclusie: CPM voor consolidatie en afsluiting

Zoals we hebben besproken, is CPM-software een aantrekkelijke optie om het consolidatie- en afsluitproces te versnellen. Dezelfde eigenschappen die CPM-software tot een geweldig planningsplatform maken, maken het ook tot een geweldige afsluitoplossing.

Door uw planning en afsluitproces in dezelfde oplossing te hebben, krijgt u een holistisch beeld van de financiële toestand van uw bedrijf. Prophix verkort niet alleen de planningsvensters en verhoogt de nauwkeurigheid met gegevensintegratie en automatisering, maar past dezelfde methodologie ook toe op het stroomlijnen van de financiële afsluiting.

De cloudgebaseerde CPM-oplossing van Prophix is ideaal om op afstand te werken, aangezien het toegankelijk is voor iedereen met een op internet aangesloten apparaat. Gecentraliseerde gegevens, automatisering en samenwerking zijn toegankelijk voor alle leden van het financiële team, ongeacht waar ze werken.

Met Prophix kunt u tijd besparen op uw planning, consolidatie en afsluitprocessen. Met de extra tijd kunt u zich richten op strategische initiatieven, lange dagen en late nachten verminderen en het succes van uw bedrijf ondersteunen.