CFO ontbijtrondetafel: Bespreking van managementrapportage - San Francisco

Het was me een groot genoegen om op 8 oktober 's ochtends in San Francisco deel uit te maken van een panel van experts om het onderwerp "Management Reporting: Best Practices for Medium & Large Companies" Er waren ongeveer 30 senior financiële executives aanwezig om vragen te stellen aan het panel en om andere mensen in vergelijkbare financiële functies te ontmoeten in de Bay Area. Het was duidelijk dat de deelnemers aan de ontbijtrondetafel zeer ervaren financiële experts waren en belangrijke posities bekleedden bij hun bedrijven.

De ochtend begon met John Kogan, CEO van Proformative, die de doelstellingen van de rondetafelconferentie met de deelnemers deelde:

1. Het niveau van Management Reporting volwassenheid van hun bedrijf te identificeren en de mogelijkheden ervan te verbeteren
2. Inzien hoe ze de juiste informatie voor hun bedrijf op het juiste moment kunnen krijgen
3. Inzien hoe de juiste prestatiemaatstaven en -factoren te bepalen

De discussie werd gefaciliteerd door Darren Griffith, CFO, Prophix en het panel bestond uit mijzelf, Paul Sharman, samen met Debra Skorupka, Partner, Pricewaterhouse Coopers en Gina St.Clair-Phistry, Director en National CPM Practice Leader bij McGladrey, Inc.

Na een overzicht van de uitdagingen in managementrapportage, het koppelen van strategie aan meting en best practices van Debra Skorupa van PwC, ging de rondetafel al snel over in een gepassioneerde discussie over het doel van managementrapportage. De panelleden en het publiek waren het erover eens dat, hoewel traditionele financiële rapportering noodzakelijk is, het niet volstaat om de managers van de business te beïnvloeden om zich te concentreren op hoe ze de prestatiedoelstellingen van de organisatie met succes kunnen bereiken. De deelnemers in het publiek knikten instemmend toen de panelleden bespraken dat de leidende praktijk op financiële afdelingen tegenwoordig vooral gericht is op het automatiseren van traditionele financiële rapportages en dat er behoefte en interesse is bij financiële teams om zich te richten op analyse, prestatiemanagement, het leveren van zinvolle managementrapportages en het dienen van het bedrijf als zakelijke partners met de lijnmanagers.

De paneldiscussie draaide vervolgens rond de noodzaak om ervoor te zorgen dat de prestaties van werknemers worden beïnvloed om belangrijke doelen van de organisatie te bereiken en hoe deze prestatiecijfers vorm moeten geven aan de vereisten voor managementrapportage. De panelleden stelden dat, aangezien het doel van het ontwikkelen van een bedrijfsstrategie het prioriteren van de toewijzing van middelen is, het ook prestatieverwachtingen moet vastleggen die gedefinieerd zijn in lijn met strategische richtingen, metingen en doelen en bijgevolg de nadruk moeten worden van managementrapportage. Een van de uitdagingen die de deelnemers aan de rondetafelconferentie naar voren brachten, was hoe moeilijk het is om in hun hele organisatie een duidelijk begrip te hebben van de strategische doelen en daarom is het moeilijk om geschikte meet- en managementrapportagesystemen te ontwerpen.

Vervolgens besprak het panel hoe belangrijk het is om de leden van de financiële teams te betrekken bij een beter gebruik van de krachtige applicaties die beschikbaar zijn om hen te helpen de rapportage te automatiseren en minder afhankelijk te worden van spreadsheets. Ze spraken ook over de noodzaak om ervoor te zorgen dat managers op alle afdelingen realtime toegang hebben tot belangrijke informatie en informatie over prestatiemetingen, die altijd correct en geïntegreerd moet zijn, zodat er geen tijd meer wordt verspild aan het uitzoeken wat er op hun afdelingen gebeurt. Medewerkers moeten door lagen van gegevens kunnen boren om zowel beslissingsrelevante informatie bloot te leggen. Managers en financiële teamleden willen zich richten op het vinden van oplossingen voor zakelijke uitdagingen. Dit leidde het panel en het publiek tot een kritische discussie over geïntegreerde planning en de noodzaak om on-the-fly prognose-updates, what-if analyses en simulatiemodellen te leveren, zodat managers beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen als bedrijfsomstandigheden veranderen en kansen zich voordoen.

Er was veel energie in de zaal toen de discussie werd afgesloten met de vraag hoe ervoor kan worden gezorgd dat alle medewerkers, van de top van de organisatie tot alle niveaus van managers en individuele medewerkers, op één lijn zitten en zich kunnen richten op het behalen van kritieke succesfactoren en de belangrijkste doelen. Dit moet gebeuren met minimale inspanningen om aan de compliance-eisen te voldoen. Men was het erover eens dat het allemaal begint met een goed ontwikkelde, duidelijk geformuleerde strategie, op elkaar afgestemde maatregelen en doelen die door alle niveaus van de organisatie zijn verspreid. In die context moeten voor elke medewerker afdelings-, proces- en individuele doelen en doelstellingen worden vastgesteld; een afgestemd compensatie- en incentivesysteem is van cruciaal belang.

De bijeenkomst eindigde met een positieve noot. De deelnemers hadden het gevoel dat de weg vooruit zowel begrijpelijk als haalbaar was. Velen bleven om met de panelleden te discussiëren. Ik kijk ernaar uit om samen met Gary Cokins, CEO van Analytics-Based Performance Management, Matt Meehan, Assistant VP FP&A, Harvard Management Company, Gina St.Clair-Phistry, Director en National CPM Practice Leader bij McGladrey, Inc. deel te nemen aan het panel dat gemodereerd zal worden door Wayne Daigle, Managing Director, Business Performance Collaborative op 18 november 2015 in het Boston Marriott Newton. Als je in Boston bent, kom dan naar de discussie.