Bouwkasbeheer in een moeilijke economie

De afgelopen tien jaar was de bouw een snelgroeiende, maar risicovolle bedrijfstak. Aannemers hebben altijd te maken gehad met krappe marges, vertragingen bij de oplevering van projecten, tekorten aan arbeidskrachten en nu hebben we meer onzekerheid dan ooit tevoren. Aannemers doen er alles aan om een accuraat kasstroomoverzicht op te stellen en hun geldmiddelen te voorspellen voor de toekomst en ze vinden veel obstakels die accurate voorspellingen in de weg staan. Ze kunnen niet naar cash management kijken zoals ze altijd hebben gedaan. Ze moeten een multidimensionale benadering van prognoses hanteren om een volledig beeld en inzicht te krijgen. Aannemers moeten belangrijke KPI's zoals margeverval, uitstaande opdrachten en dagen kasgeld in de gaten houden en ze moeten dit dagelijks of wekelijks doen, niet alleen maandelijks of per kwartaal of per jaar. Elke aannemer heeft een WIP-rapport (Work in Progress) en ze moeten goed in de gaten houden of er te weinig is gefactureerd om te zien welke klussen contant geld gebruiken. Het WIP-rapport moet flexibel zijn en in de loop van de tijd bekeken kunnen worden om een diepere analyse mogelijk te maken. De uitdaging is om op een snelle en gemakkelijke manier toegang te hebben tot deze gegevens om snel beslissingen te kunnen nemen. Veel aannemers moeten de gegevens uit meerdere systemen halen en dat is ingewikkeld en tijdrovend. In de meeste gevallen staan de gegevens in meerdere systemen. Het boekhoudsysteem bevat de meeste gegevens over kosten en facturen. De projectmanagement- en planningsoplossingen bevatten de kosten en tijdschema's die nodig zijn om het project af te ronden. De CRM-oplossingen hebben de pijplijn van opdrachten die binnenkort worden aangeboden. De schattingsoplossingen hebben de opdrachten die momenteel worden aangeboden maar nog niet zijn gegund. Om nauwkeurig te kunnen voorspellen, moeten aannemers gegevens uit al deze systemen halen en vervolgens coördineren met meerdere personen binnen hun bedrijf om deze informatie te verkrijgen. Vervolgens moeten ze deze gegevens combineren in een grote spreadsheet met veel formules die gemakkelijk beschadigd kunnen raken of moeten ze omgaan met versiebeheer en het heen en weer e-mailen. Dit is inefficiënt, omslachtig en foutgevoelig. Wanneer je snel geld probeert te voorspellen, heb je geen tijd om je met dit soort problemen bezig te houden. CFMA (Construction Financial Management Association) publiceert elk jaar een benchmarking tool waarmee aannemers zichzelf kunnen vergelijken met andere aannemers om te zien hoe ze ervoor staan. Een paar weken geleden heb ik de resultaten opgevraagd om te zien hoeveel dagen contant geld een aannemer gemiddeld achter de hand had. Ik was een beetje verbaasd om te zien hoe dicht de dagen contant geld bij elkaar lagen voor aannemers van alle groottes. Het varieerde van 18,5 dagen tot 21,3 dagen, waarbij de kleinste aannemers de meeste dagen hadden. De gemiddelde aannemer in de Verenigde Staten heeft slechts 20 dagen contant geld achter de hand. En dit onderzoek werd uitgevoerd vóór de impact van Covid-19! De Days of Cash KPI (Key Performance Indicator) is het aantal dagen omzet dat je beschikbaar hebt in contanten. Een aannemer moet onder normale omstandigheden minstens 20 dagen contant geld achter de hand hebben. In de huidige moeilijke omstandigheden moeten aannemers meer contant geld beschikbaar hebben en moeten ze overwegen om hun kredietlijn aan te spreken en gebruik te maken van typische strategieën om contant geld te besparen, zoals betere incasso's, uitstel van betalingen aan leveranciers en snellere facturering om hun kassaldo op te krikken voordat het te laat is. Het is belangrijker dan ooit om samen te werken met een bank die de bouwsector en de cycli die we in deze sector doormaken begrijpt. Bepaal hoeveel geld je nodig hebt om de lonen en vaste betalingen zoals leningen voor apparatuur voor minstens 2 tot 3 maanden te dekken en zorg ervoor dat je dat beschikbaar hebt op je kredietlijn. Hoewel eigenaars graag elk jaar geld uit hun bedrijf halen, moet je hen adviseren over hoeveel geld en kredietlijnen je nodig hebt om marktveranderingen te doorstaan. Alle aannemers moeten hun orderportefeuille in de gaten houden om er zeker van te zijn dat deze groeit om de omzetgroei te stimuleren of, als deze daalt, dat ze dan nu de juiste kostenbesparende maatregelen nemen om zich aan te passen aan de nieuwe werkniveaus. Achterstand komt uit het WIP-rapport en je moet nu op een nieuwe manier naar achterstand kijken. Je kunt werk in de boeken hebben staan, dat wil zeggen geldige contracten, maar als dat werk wordt stopgezet of de kans op inning klein is, dan heb je nu je achterstand aanzienlijk verkleind en moeten er kostenbesparende maatregelen worden genomen. Je moet naar elke opdracht kijken en inschatten hoe groot de kans is dat de opdracht wel of niet doorgaat en dienovereenkomstig bijsturen. Het is tijd om de kredietwaardigheid van elke klant waarvoor je werkt opnieuw te beoordelen. Beoordeel hoeveel brutowinst u hebt in de resterende orderportefeuille. Is uw herziene geschatte brutowinst voldoende om overheadkosten zoals algemene en administratieve kosten te dekken? Zelfs in goede tijden kan uw orderportefeuille stijgen terwijl uw brutowinst op de orderportefeuille daalt. Dit is een goede KPI om in de gaten te houden om uw overhead te beoordelen. Normaal gesproken moet de backlog GP meer dan 50% van uw algemene en administratieve kosten bedragen als u winst wilt maken. Eén ding heb ik lang geleden geleerd in de bouw: te lage facturen zijn slecht en te hoge facturen zijn goed. Dit is net zo fundamenteel in de bouw als debet gelijk is aan credit of activa gelijk is aan passiva plus eigen vermogen. Aannemers zullen altijd te weinig factureren, wat gewoon betekent dat je meer inkomsten hebt opgenomen dan je de klant hebt gefactureerd, maar dat zou de uitzondering moeten zijn, niet de norm. Elke opdracht met te lage facturen moet nauwkeurig worden onderzocht. Als je een te hoog percentage te weinig factureert in verhouding tot je eigen vermogen, gaan de zekerheden en banken zich afvragen wat je echte winstgevendheid is en hoe goed je je bedrijf runt. Cash ten opzichte van overfacturatie. Deze verhouding moet altijd groter zijn dan 1. Als je erover nadenkt, als je een project te veel hebt gefactureerd, heb je de kosten nog niet gemaakt, tenzij deze nog steeds op de vorderingen staan. Hoewel we normaal gesproken denken dat te hoge facturen goed zijn, als je dat geld gebruikt voor andere niet-operationele zaken zoals het kopen van apparatuur, kun je in de toekomst een probleem krijgen met de financiering van de werkzaamheden. Het saldo van huidige vorderingen en schulden is een andere goede indicator van hoe een aannemer zijn cashflow beheert. Een ongewoon laag getal kan erop wijzen dat een aannemer cashflowproblemen heeft of op het punt staat te krijgen. En natuurlijk moeten aannemers altijd kijken naar de standaard liquiditeitsratio's

• Current Ratio - moet altijd hoger zijn dan 1,25
• Quick ratio - moet altijd hoger zijn dan 1
• Hoge liquiditeitsratio - Moet hoger zijn dan 1

Op dit moment is de hoge liquiditeitsratio het belangrijkst omdat deze gebaseerd is op een tijdsbestek van een maand(en) in plaats van het huidige jaar. De hoge liquiditeitsratio is de verhouding tussen activa die binnen 30 dagen kunnen worden geliquideerd en passiva die onmiddellijk of binnen 30 dagen opeisbaar zijn. Veel aannemers hebben misschien nog nooit van de term CPM gehoord. En als ze er wel van gehoord hebben, betekent het waarschijnlijk kritieke pad methode, wat een veelgebruikte praktijk is aan de operationele kant van de bouw. CPM betekent Corporate Performance Management in de financiële wereld. CPM-software verzamelt gegevens uit allerlei bronnen, zoals ERP, ramingen, projectbeheer en CRM, en voegt deze samen voor rapportage, analyse en het plannen van wat-als-scenario's. In dit geval laten we zien hoe een CPM-oplossing al uw KPI's voor contant geld kan samenbrengen in een dashboard om al uw gegevens op één gemakkelijk te interpreteren plaats te hebben waar u vervolgens kunt inzoomen om meer analyses uit te voeren als u trends ziet die u moet onderzoeken. CPM is niet alleen een rapportagetool. Het is een Corporate Performance Management tool. Met andere woorden, u kunt handelen op basis van de gegevens. Je kunt er what-if scenario's mee uitvoeren. Je kunt gegevens toevoegen aan de gegevens die al worden verzameld. Je kunt er budgetteringen en voorspellingen mee doen en workflows rond het proces opzetten. Dit dashboard is een voorbeeld van een goed cash dashboard dat een aannemer kan gebruiken om cash te beheren. WIP-rapporten zijn een integraal onderdeel van cash management. Zoals ik al eerder zei, hebben alle aannemers een WIP-rapport. Het probleem is dat ze er meestal maar op één manier naar kijken. Je moet de WIP op meerdere manieren kunnen bekijken om trends te ontdekken die van invloed zijn op de cashflow. Dus misschien heb je een standaard WIP-rapport op volgorde van opdrachtnummer, zoals het bovenste rapport, dat je de typische informatie geeft, maar met een overzicht per opdracht voor de huidige maand. Maar wat dacht je van een rapport per klant, dat de achterstand en winstgevendheid per klant weergeeft en misschien ook verouderingsgegevens bevat. En wat dacht je van een WIP per projectmanager om te laten zien hoe winstgevend opdrachten per PM zijn of over(onder)facturering per PM om problemen met facturering of winstgevendheid per PM op te sporen? Het punt is dat je je WIP op veel verschillende manieren moet kunnen analyseren. Type werk, om te laten zien met welk werk je het meeste geld verdient. Schatter - om te laten zien welke schatter het beste werk levert. Wat dacht je van een WIP per staat of stad op dit moment met shutdowns? Nu staten en steden worden gesloten, moet je je WIP per stad en staat kunnen bekijken om te zien welk werk nog echt actief is. Het gaat er niet langer om waarvoor je contracten hebt. Het gaat erom waar je echt kunt werken! Hier zijn een paar dingen om te overwegen rond over- en onderfacturering en waarom het zo belangrijk is om dit te beheren via je WIP-overzicht.

• Te veel factureren heeft de neiging om consequent winst te maken. Te weinig factureren leidt tot margeverlies en mogelijk tot banenverlies
• Tijdig factureren leidt tot tijdig incasseren. Langzame facturen leiden tot langzame incasso's die weer leiden tot dubieuze debiteuren
• PM's moeten leren om conservatief te zijn in hun schattingen. Agressief zijn leidt tot winstderving en dat wordt afgekeurd door zekerheden en banken
• Je moet altijd een hoge verhouding hebben tussen netto overfacturatie en onderfacturatie. Het is goed om een aantal klussen onder de maat te hebben, maar dat moet de uitzondering zijn en niet de regel.

Veel aannemers zullen dit jaar failliet gaan door een gebrek aan geld om hun bedrijf te runnen. Velen van hen waren misschien zelfs winstgevend en hadden voorkomen kunnen worden. Hopelijk zal het hebben van goede KPI's voor contanten en het nauwlettend in de gaten houden daarvan voorkomen dat veel andere aannemers dezelfde koers gaan varen. Aannemers die CPM-software gebruiken, zijn beter in staat om hun cash KPI's te bewaken en WIP-analyses uit te voeren om cashproblemen op te sporen voordat het te laat is.