Boeken sluiten was moeilijk vóór Covid!

Waarom groeiende bedrijven moeten investeren in financiële automatisering

Eindejaarsafsluiting was een moeilijk proces vóór Covid!

Zelfs in een "normaal" jaar komt het einde van het jaar altijd te vroeg en zijn de verbeterprojecten die je vorig jaar hebt gepland nog niet gedaan. Het hele jaar door reageert u op de veranderende markt en op wat uw bedrijf nodig heeft. In een snel veranderende wereld met niet genoeg middelen, gaat je aandacht eerst naar de dringende behoeften. Het verbeteren van je eindejaarsprocessen belandt op de "leuk om te doen"-lijst. Meestal houdt het bedrijf je gefocust op de winst van de winst-en-verliesrekening, het bijhouden van transacties zonder voldoende middelen, het beheren van de cashflow en het blussen van brandjes die ontstaan omdat Finance niet van tevoren is ingelicht.

Het doel om de boeken ACCURATIES af te sluiten is in strijd met de andere 2 doelen: TIJDIG en EFFICIËNT.

In de loop van het jaar ga je de kantjes eraf lopen omdat je de deadline voor het einde van de maand moet halen en je geen tijd hebt om duurzame processen te creëren voor nieuwe transacties of rapporten. Je maakt een snel excelsheet om de maand door te komen en denkt dat je het proces volgende maand wel goed zult opbouwen. Maar natuurlijk moet je volgende maand het volgende brandje blussen! En nu is het eindejaar aangebroken en kijk je voor het eerst het hele jaar naar nieuwe rekeningen. En nu hebben de fouten die zijn ontstaan door de "quick & dirty" workarounds die verschillende teams hebben gemaakt om hun eigen deadlines te halen, een puinhoop gecreëerd die uit de knoop moet worden gehaald. De accountants komen over een paar weken en het is niet op tijd, efficiënt of nauwkeurig. En dat was allemaal VOOR Covid! En toen gebeurde 2020 en naast de handmatige sheets en workaround-processen waarmee je te maken had om de jaarafsluiting rond te krijgen, bevindt je bedrijf zich waarschijnlijk in een soort crisis en werkt iedereen vanuit huis. Je stuurt je team op afstand aan en je worstelt met te weinig inkomsten, onvoorspelbare inkomsten of in sommige gevallen is je toeleveringsketen opgeblazen omdat er te veel vraag is en te weinig voorraad.

Al deze scenario's maken een toch al moeilijk proces bijna onmogelijk!

Veel voorkomende symptomen van een eindejaarsproces dat hulp nodig heeft:

De eerste - en dat is duur - is dat de accountants weken voor, tijdens en na het einde van het jaar bezig zijn met het testen van transacties, aansluitingen en variantievragen waar maar geen einde aan lijkt te komen. Je team staat onder druk om de basiscijfers te produceren, wat betekent dat je veel nachten moet doorhalen om de deadlines te halen. Niets is eenvoudig. Elke update van de cijfers vereist veel handmatig werk omdat de systemen niet geautomatiseerd zijn. Verschillende teams gebruiken verschillende systemen en iedereen heeft verschillende cijfers. Niets klopt! Excel is de pleister op je proces- en systeemhiaten omdat je bestaande proces en systemen niet kunnen leveren wat je bedrijf nodig heeft. Dit is de hel van Excel!

De hoogste kosten van slechte processen en systemen - we maken het goede mensen bijna onmogelijk om hun werk te doen.

Waarom is het zo moeilijk om de boeken te sluiten?

Omdat we het niet elke maand goed doen.

Waarom niet?

Omdat het te lang duurt. Wie kan de winst-en-verliesrekening afsluiten en volledige balansaansluitingen en variantieanalyses doen, en alle rapporten klaar hebben in 6 dagen? Dat zou het moeten zijn als je goede processen, systemen en voldoende personeel hebt. In de meeste financiële teams die ik heb geleid, besteedden we 10 dagen aan het einde van de maand (dat is de halve maand!) en zelfs dat was alleen maar om de kritieke rapporten af te krijgen. En ik geef toe dat er momenten waren dat de maand op was en we door moesten naar de volgende! Je komt gewoon niet aan de balansrekeningen toe - vooral niet aan de ingewikkelde. Deze zullen in elk bedrijf anders zijn, maar als er complexiteit in je bedrijf is, dan zijn er schattingen en overlopende posten die daarbij horen. Maar het is makkelijker om die elk kwartaal te doen, en vaak alleen aan het einde van het jaar. En als je niet het hele jaar door goed naar de boekhouding kijkt en denkt dat het hetzelfde zal zijn als het jaar ervoor, dan word je verrast. En nu ben je het voordeel van de tijd kwijt en heb je een heel jaar aan transacties vol fouten om uit te zoeken en in evenwicht te brengen in de paar weken voordat de accountants binnenkomen.

Hoe wordt het afsluiten van de boeken zo ingewikkeld?

Het afsluiten van de boeken is eenvoudig om mee te beginnen

Het afsluiten van de boeken begint niet zo moeilijk. In het begin is het zelfs eenvoudig. Je bedrijf begint met een boekhouder, een basisboekhoudpakket en je registreert transacties op het moment dat ze plaatsvinden. Het team is klein en het is niet zo moeilijk om bij te houden wat er gebeurt. Je klanten zijn vergelijkbaar, je hebt een paar producten en je verkoopt waarschijnlijk maar in één land. Je wekelijkse teamvergadering vertelt je wat je moet weten en je kunt het bijhouden. De rapportagevereisten zijn niet zo complex en je produceert elke maand een eenvoudige P&L. De jaarafsluiting is iets meer werk, maar je bent in een paar weken klaar.

Veranderende bedrijfsbehoeften voegen complexiteit toe

Als alles goed gaat, begint je bedrijf te groeien, vaak op onvoorspelbare manieren. Je begint nieuwe producten, klanten en regio's toe te voegen. Elk van deze nieuwe soorten transacties moet snel worden toegevoegd aan het rapportageproces - dus meestal wordt het op dezelfde manier afgehandeld als de transacties daarvoor, of er wordt snel een nieuw proces toegevoegd om elke variatie af te handelen.

Dan voltooi je je eerste overname

Je implementeert een groter boekhoudpakket - vaak is je eerste ERP rond deze tijd. Het kan zijn dat je het pakket erft dat bij de overname hoort of dat je een nieuw pakket installeert. Nu moet je een kwartaalrapportage maken - voor investeerders of banken. Misschien heb je een systeem dat dit voor je doet, maar waarschijnlijker is dat je in Excel uitwerkt wat je nodig hebt nadat je de gegevens uit het systeem hebt gedumpt.

Je doet een tweede overname of een financiering en de rapportagevereisten blijven groeien

Je voegt steeds meer mensen toe aan het team om de achterstand in te halen. Je bent nog steeds bezig met het volledig integreren van de bedrijven, het creëren van efficiëntere processen en moet nu grotere rapportagepakketten bouwen voor meer mensen. Je hebt budgetten, voortschrijdende prognoses en cashflowmodellen in meerdere valuta's nodig. Je hebt een paar maanden zonder veranderingen nodig om je systemen en processen op orde te krijgen, maar je krijgt nooit de tijd om de achterstand in te halen. Het bedrijf is er zo aan gewend dat je dagelijks wonderen verricht dat ze ervan uitgaan dat je oneindig door kunt gaan. In plaats van een paar maanden om de achterstand in te halen, Overname #3 in het verschiet, maar ben je nog steeds bezig met de integratie van #2! Je team staat op een breekpunt, omdat te veel processen en rapporten nog handmatig zijn, wat leidt tot fouten en herwerk, frustratie en stress.

DIT IS DE WORKAROUND KLOOF

Uw systemen zitten vol met handmatige workarounds om systemen te verbinden, gegevens te corrigeren en gaten op te vullen. Uw systemen en processen hebben niet de mogelijkheden die u nodig hebt en u verbant het probleem met extra mensen en excel.

Op een gegeven moment stort het systeem in - hetzij omdat uw mensen vertrekken, hetzij omdat een nieuwe gebeurtenis de mogelijkheden overweldigt.

Blijf kijken voor deel 2 in onze serie "De boeken sluiten" .....

5 stappen om het afsluiten van de boeken eenvoudiger te maken

Meer weten?

Bekijk ons webinar en leer stap voor stap hoe je deze aanpak in je eigen bedrijf kunt implementeren.