Beheer van financiële informatie: Een gids voor financiën in 2025

Of je nu voor een beursgenoteerd bedrijf werkt of aandeelhouders moet verantwoorden, financiële informatie is een terugkerende verantwoordelijkheid voor het CFO Office. Maar deze toelichtingen kunnen tot de meest complexe documenten behoren om voor te bereiden, met een willekeurig aantal nalevingsvereisten die moeten worden bijgehouden. Dat is waar financial disclosure management om de hoek komt kijken; proberen dit proces zo efficiënt mogelijk te maken.

Laten we er eens in duiken.

Wat is financial disclosure management?

Laten we beginnen met een diepgaande duik in dit cruciale financiële proces, wat erbij komt kijken en hoe het wordt afgehandeld.

Wat is financiële informatieverschaffing?

Een financiële toelichting is een soort financieel verslag dat een organisatie moet opstellen om te voldoen aan specifieke wettelijke of regelgevende vereisten. Beursgenoteerde bedrijven moeten bijvoorbeeld SEC-dossiers en driemaandelijkse winstrapporten leveren zodat huidige en potentiële investeerders transparantie hebben in hun bedrijfspositie voordat ze aankoop- of stembeslissingen nemen, terwijl particuliere organisaties mogelijk financiële overzichten moeten leveren die een bepaalde boekhoudstandaard volgen om financiering te krijgen.

Wie heeft financial disclosure management nodig?

Elke organisatie die financiële informatie moet produceren, heeft al een managementproces voor financiële informatie; de enige echte vraag is hoe doelgericht het is. Als het kantoor van de CFO zich altijd in allerlei bochten moet wringen om de toelichtingen te produceren, is dat een teken dat je dit proces serieuzer moet nemen.

Moet het beheer van openbaarmakingen robuuster?

Ja, het proces van financiële informatieverschaffing moet over het algemeen robuuster worden. Regelgevende instanties actualiseren en verbreden vaak de vereisten voor informatieverschaffing, wat betekent dat het financiële team meer oplettendheid en doelgerichtheid moet tonen om ervoor te zorgen dat de informatieverschaffing in orde is.

Wie zijn de regelgevende instanties die openbaarmakingen reguleren?

De bestuursorganen die relevant zijn voor je financiële informatieverschaffing variëren afhankelijk van je locatie, je branche en het type organisatie waar je werkzaam bent. Hier volgen een paar voorbeelden van bestuursorganen die deze openbaarmakingen reguleren:

• De Securities and Exchange Commission (SEC): Deze onafhankelijke federale instantie reguleert de financiële markten in de VS en organisaties die financiële producten verkopen, moeten mogelijk financiële informatie bij hen indienen.
• De Financial Account Standards Board (FASB) en de International Financial Reporting Standards (IFRS) Foundation: Deze instellingen handhaven boekhoudnormen in de VS (voor de eerstgenoemde) en in het buitenland (voor de laatstgenoemde). Veel financiële informatie moet voldoen aan de regels die door de een of de ander zijn opgesteld.
• Effectenbeurzen: Beursgenoteerde bedrijven hebben specifieke vereisten voor financiële informatie, die worden gereguleerd door de beurs waar ze genoteerd staan.

Wat staat er in een financiële toelichting?

Een financiële toelichting bevat doorgaans een groot aantal financiële gegevens die worden gedeeld met investeerders en andere belanghebbenden, evenals andere informatie.

Inzicht in activiteiten en financiële overzichten

Balansen, winst- en verliesrekeningen, kasstroomoverzichten en overzichten van het eigen vermogen van aandeelhouders zijn de meest voorkomende financiële overzichten in een financiële toelichting. In sommige gevallen kun je ook informatie toevoegen over je activiteiten, zoals inkomstenstromen, kostenstructuur en activiteiten op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.

Juridische disclaimers

Afhankelijk van aan wie ze worden voorgelegd (d.w.z. regelgevers vs. investeerders), kunnen financiële toelichtingen een aantal disclaimers nodig hebben om het bedrijf dat ze uitgeeft te beschermen. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Disclaimers voor toekomstgerichte verklaringen
• Beperking van aansprakelijkheid
• Vertrouwen op informatie van derden
• Geen garantie voor nauwkeurigheid of volledigheid
• Afwijzing van wijzigingen en updates

Belangenverstrengeling

Belangenverstrengeling kan van invloed zijn op het resultaat van een bedrijf en hoe waardevol het is als investering, dus worden ze meestal opgenomen in financiële toelichtingen. Een CEO met een aanzienlijk financieel belang in een concurrent heeft bijvoorbeeld een aanzienlijk belangenconflict dat openbaar moet worden gemaakt.

ESG (milieu, maatschappij en goed bestuur) informatieverschaffing

ESG verwijst naar standaarden die de beslissingen en het gedrag van een bedrijf rond belangrijke thema's communiceren, zoals de diversiteit van hun personeel en de impact van hun activiteiten op het milieu. Sommige investeerders, participatiemaatschappijen en andere organisaties evalueren deze standaarden nauwgezet, omdat deze openbaarmakingen de afgelopen jaren belangrijker zijn geworden - en op sommige locaties zelfs verplicht.

Wat zijn de voordelen van financial disclosure management?

Financiële informatie kan verplicht worden gesteld door regelgevende instanties als onderdeel van het zakendoen of vrijwillig worden geproduceerd voor potentiële investeerders en andere belanghebbenden. Hoe dan ook, het proces van financial disclosure management gaat over het beschikbaar maken van deze informatie en dit efficiënter doen. Dit zijn enkele van de voordelen.

Stelt investeerders (en de markt) in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen

Voor beursgenoteerde bedrijven zijn financiële toelichtingen een belangrijk onderdeel van het aantrekken van kapitaal. Investeerders gebruiken ze om te bepalen of een bedrijf het waard is om in te investeren of niet, en deze keuzes geven signalen af aan de bredere markt.

Transparantie en vertrouwen creëren bij investeerders en belanghebbenden

Hoe meer informatie je beschikbaar stelt aan investeerders en andere belanghebbenden, hoe meer ze je informatie zullen vertrouwen. Financiële bekendmakingen zijn een kans om vertrouwen op te bouwen en het vertrouwen te creëren dat je organisatie weet hoe ze het beste uit goede tijden kan halen en door moeilijke situaties kan navigeren. Het is strategisch en gunstig voor de lange termijn om jezelf te profileren als een transparant bedrijf dat goed afgeronde en informatieve openbaarmakingen geeft, omdat dit het vertrouwen wekt dat investeerders hun investeringen in jouw bedrijf tot ver in de toekomst kunnen vasthouden, zelfs in onzekere economische perioden.

Vermindert onzekerheid

Wanneer iedereen gefocust is op het afhandelen van zaken en het halen van deadlines, kan het moeilijk zijn om te weten waar de organisatie financieel staat. Regelmatige financiële bekendmakingen kunnen door de hele organisatie worden gebruikt als referentiepunten voor belangrijke beslissingen.

Vermindert belangenverstrengeling en kansen op corruptie

Door potentiële belangenconflicten proactief te delen en bekend te maken, wordt uw bedrijf zich er meer bewust van. Deze informatie fungeert ook als een gegevenspunt om ervoor te zorgen dat interne controles op de juiste manier worden uitgevoerd en relevant zijn. Dit kan helpen om conflicten en de mogelijk verwoestende gevolgen ervan te voorkomen. Medewerkers worden zich meer bewust van mogelijke belangenconflicten, terwijl eventuele slechte actoren in uw organisatie leren dat hun activiteiten vroeg of laat zullen worden ontdekt.

Wat zijn enkele van de uitdagingen van financial disclosure management?

Hoewel het beheer van financiële informatie een essentieel proces is, brengt het een aantal belangrijke uitdagingen met zich mee. Maar met de juiste processen en hulpmiddelen kunt u deze uitdagingen overwinnen.

Beheer van openbaarmakingen is duur

Tussen de tijd die medewerkers nodig hebben om het proces van financiële informatieverschaffing te doorlopen, de kosten van speciale software en de mogelijke kosten van externe adviseurs (zoals juristen), kan elke financiële informatieverschaffing behoorlijk duur worden.

Veranderende regelgeving maakt het moeilijk om te templatiseren

Door de vele regelgevende instanties die betrokken zijn bij financiële informatieverschaffing, moeten organisaties zich bij elke informatieverschaffing houden aan steeds veranderende standaarden. Alleen al het doornemen van deze standaarden - en controleren of er geen nieuwe regels zijn om rekening mee te houden - kan een fulltime taak op zich zijn.

Training nodig om de digitale geletterdheid van het disclosure management team te verbeteren

Naarmate regelgevende instanties hun rapportagestandaarden moderniseren, hebben disclosure management teams gespecialiseerde training nodig om bij te blijven. De SEC heeft bijvoorbeeld in 2018 iXBRL aangenomen, wat betekent dat alle organisaties die informatie bij hen moeten indienen nu software moeten gebruiken die deze taal gebruikt.

Cyberbeveiliging en privacy

Teams die werken aan financiële informatie beheren een heleboel potentieel gevoelige informatie die tussen platforms wordt overgedragen. Dit leidt tot risico's op het gebied van cyberbeveiliging, omdat elk platform of elke overdracht kan leiden tot een datalek met enorme gevolgen voor de organisatie en haar klanten. Dit brengt extra kosten met zich mee voor een proces dat toch al duur is.

Moeite met het upgraden van legacy-systemen

Veel organisaties raken gewend aan het werken met bepaalde legacysystemen, wat betekent dat ze snel worden voorbijgestreefd door wettelijke vereisten en toenemende compliancebehoeften. De migratie van deze legacysystemen naar meer geavanceerde platforms vergt vaak een aanzienlijke investering in tijd en middelen om goed te werken.

Best practices voor het beheer van financiële informatie

Hoewel het beheer van financiële informatie een duur en tijdrovend proces kan zijn, zijn er een aantal best practices die je in gedachten kunt houden om de spanningen die het kan veroorzaken te verlichten.

Automatiseer wat u kunt

Handmatig werk is de vloek van het beheer van financiële informatie. Het neemt kostbare tijd weg van een team dat al veel aan zijn hoofd heeft, creëert een risico op dure menselijke fouten en vereist extra validatie, zelfs als het werk klaar is. Tegenwoordig hebben organisaties toegang tot talloze oplossingen om het eentonige werk dat gepaard gaat met financiële openbaarmakingen te automatiseren.

Wees bedacht op beveiliging

Maak van cyberbeveiliging niet alleen een lijst met dingen die je moet afvinken; maak het een integraal onderdeel van het beheer van financiële openbaarmakingen. Door nauw samen te werken met IT- en IS-afdelingen kunt u ervoor zorgen dat uw proces de gegevens van de organisatie niet in gevaar brengt.

Gebruik één enkele bron van waarheid voor eenvoudiger gegevensbeheer

Een van de grootste uitdagingen waar organisaties tegenaan lopen bij financiële openbaarmakingen is het centraliseren van gegevens uit meerdere bronnen. Een gecentraliseerd platform voor het beheer van uw gegevens is de beste manier om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde actuele, accurate informatie gebruikt voor financiële bekendmakingen.

Verbeter uw analyse en rapportage

Maar al te vaak komt het CFO-bureau het indieningsseizoen binnen met het besef dat ze tekortkomingen op het gebied van analyse en rapportage moeten goedmaken en twee keer zo hard moeten werken. Besteed in plaats daarvan elk boekjaar tijd aan het verbeteren van de analyse- en rapportageprocessen. Het zal je financiële informatieverschaffing veel eenvoudiger maken.

Beste software voor het beheer van financiële informatie

Wat is software voor het beheer van financiële informatie?

Software voor het beheer van financiële informatie helpt het kantoor van de CFO bij het centraliseren van de gegevens die ze nodig hebben voor hun informatieverschaffing. Het stroomlijnt ook het hele proces, meestal door ingebouwde openbaarmakingsvereisten, functies voor samenwerking en versiebeheer.

Wat moet beheersoftware voor financiële informatievoorziening doen?

In de kern moet software voor het beheer van financiële informatie ervoor zorgen dat elk onderdeel van het proces soepeler en efficiënter verloopt, met zo min mogelijk handmatig werk. Hier zijn enkele manieren waarop het kan helpen:

• Automatiseert handmatige taken
• Voorkomt fouten met ingebouwde validatie
• Biedt bijgewerkte wettelijke vereisten
• Integreert naadloos met bestaande systemen
• Vereist geen onderhoud bij het doorrollen van de ene periode naar de volgende, waardoor de kans op menselijke fouten afneemt
• Elimineert de noodzaak om berekeningen te beheren in een spreadsheet, in plaats daarvan worden ze beheerd door een robuuste berekeningsengine
• Maakt samenwerking tussen teamleden mogelijk om extra aantekeningen te maken

Onze top 3 van software voor het beheer van financiële informatie

Hier volgt een korte lijst met de beste opties voor software voor het beheer van financiële informatie.

Prophix

Prophix One, een volledig geïntegreerd platform voor financiële prestaties dat uw gegevens uit bestaande systemen centraliseert en tegelijkertijd het financiële openbaarmakingsproces stroomlijnt. Iedereen die moet samenwerken aan openbaarmakingen kan dit doen vanuit één enkele omgeving met ingebouwde dashboards die de zichtbaarheid over de voortgang van rapporten vergroten en het mogelijk maken om taken in realtime te volgen. Met het openbaarmakingsbeheer van Prophix kunt u jaarrekeningen, wettelijke deponeringen, interne rapporten en duurzaamheidsrapporten openbaar maken.

Workiva

Workiva is een speciaal platform voor financiële verslaglegging, ESG-tracking, auditing, risicoanalyse en meer. Dat maakt het een ideaal platform voor financiële informatieverschaffing, en het wordt voor dit doel gebruikt door enkele van de grootste organisaties ter wereld, van Google tot Delta Airlines.

SAP openbaarmakingsbeheer

SAP Disclosure Management is een tool uit SAP's grotere software suite voor financieel beheer, een ERP-systeem dat wordt gebruikt door organisaties als Toyota, Nestlé, Microsoft en Cirque Du Soleil. Het is volledig geïntegreerd met andere SAP software, wat betekent dat het een perfecte optie is voor financiële informatieverschaffing voor organisaties die al SAP producten gebruiken.

Wil je meer weten over software voor het beheer van financiële informatie? Bekijk dan hier onze volledige gids.

Veelgestelde vragen over financial disclosure management

Heb je nog vragen over financial disclosure management? Wij hebben de antwoorden.

Wat is management van financiële informatievoorziening?

Financial disclosure management is het proces dat organisaties gebruiken om financiële informatie bekend te maken, zowel wanneer dit wordt vereist door verschillende regelgevende instanties als vrijwillig voor investeerders en belanghebbenden. Het maken en delen van deze openbaarmakingen vereist aanzienlijke middelen, en het proces van disclosure management draait om het vinden van mogelijkheden om de efficiëntie te verhogen.

Wat is XBRL en hoe is het gerelateerd aan openbaarmaking?

XBRL is een datataal die wordt beschouwd als een standaard voor bedrijfsrapportage voor financiële informatie en andere soorten documentatie. Door middel van deze taal kan het Office of the CFO herkenbare tags toepassen op de informatie die ze openbaar maken, op een manier die leesbaar is voor zowel mensen als software. Software voor het beheer van financiële informatie maakt vaak gebruik van deze taal.

Waarom hebben bedrijven disclosure management nodig?

Zonder proactief beheer en regelmatige verbeteringen kunnen financiële toelichtingen een last zijn. Ze zijn tijdrovend en kunnen essentiële teams dagen of weken bezighouden. Regelgeving verandert voortdurend en fouten kunnen kostbaar zijn. Disclosure management vermindert een aantal van deze problemen en verbetert de nauwkeurigheid van uw toelichtingen.

Conclusie: Beheer van financiële informatie met Prophix

Het beheer van financiële toelichtingen is een belangrijk proces voor het beheren van de uitdagingen die komen kijken bij het produceren van financiële toelichtingen. Het bespaart uw team cruciale tijd, zorgt ervoor dat de toelichtingen nauwkeurig zijn en voldoen aan de voorschriften, en kan zelfs ernstige datalekken voorkomen. Maar je hebt hiervoor geen speciale software voor het beheer van toelichtingen nodig; een krachtig platform voor financiële prestaties dat al je financiële processen transformeert is een uitstekende investering.

En Prophix One is het platform hiervoor.

Prophix One integreert naadloos met bestaande systemen om financiële toelichtingen te stroomlijnen, zodat teams ze in minder tijd, met minder hoofdpijn en zonder dure fouten kunnen opstellen door zoveel mogelijk handmatig werk te automatiseren.

Kijk wat je kunt doen met Prophix.