Beheer van cashflow: 7 strategieën voor elke CFO

Uiteen onderzoek van Blackline blijkt dat bijna de helft (49%) van de financiële professionals zich zorgen maakt over de betrouwbaarheid van hun cashflowgegevens, wat van invloed kan zijn op de besluitvorming.

Dit onderstreept het belang van effectief cashflowbeheer bij het vormgeven van de financiële strategie en doelstellingen van een bedrijf. Zonder een accuraat zicht op cash kunnen bedrijven niet effectief prognosticeren of hun vorderingen optimaliseren.

Met software voor cashflowplanning kunnen financiële leiders financiële risico's beheren en real-time inzicht krijgen in cashflows. Het automatiseren van uw cashflowprocessen verbetert de operationele efficiëntie, bespaart tijd en middelen terwijl financiële teams zich kunnen richten op strategische taken.

In het artikel van vandaag bespreken we wat cashflowbeheer is en waarom het belangrijk is, wat de impact is van slecht cashflowbeheer op bedrijven en zeven cashflowstrategieën voor CFO's.

Wat is cashflowbeheer en waarom is het belangrijk in de financiële strategie?

Cashflowbeheer is het proces van het bewaken, optimaliseren, controleren en plannen van de in- en uitgaande kasstromen om de liquiditeit en financiële gezondheid van een bedrijf te garanderen. Als dit effectief wordt gedaan, met ondersteuning van software voor cashflowplanning, kunnen financiële leiders cashflowbeheer veranderen van een reactieve taak in een proactieve strategie die bedrijfsdoelen op lange termijn ondersteunt.

Voor veel CFO's is cashflow een constante zorg, omdat het een directe invloed heeft op hun vermogen om strategische beslissingen te nemen die groei stimuleren. Een goede planning speelt hierbij een cruciale rol, zodat financiële leiders kunnen anticiperen op mogelijke cashflowproblemen en deze proactief kunnen aanpakken om stabiliteit te behouden.

Vrije kasstroom (FCF) is een kritieke maatstaf voor scherp plannen. Het meet de kasstroom die een bedrijf genereert na aftrek van de uitstroom die samenhangt met activiteiten en kapitaalgoederen. Deze metriek is cruciaal voor het beoordelen van het vermogen van een bedrijf om geld te genereren na het behouden of uitbreiden van zijn activabasis, wat van vitaal belang is voor investeerders en belanghebbenden. Een overschot aan vrije kasstroom op lange termijn stelt CFO's in staat om interne en externe verschuivingen te doorstaan en tegelijkertijd duurzame bedrijfsactiviteiten te blijven ondersteunen.

Daarom is het in evenwicht brengen van winstgevendheid en liquiditeit essentieel voor effectief cashflowbeheer, zodat bedrijven weloverwogen beslissingen kunnen nemen over investeringen, schuldbeheer en operationele aanpassingen.

De impact van slecht cashflowbeheer op bedrijven

Slecht cashflowbeheer kan bedrijven onnodig blootstellen aan risico's, zoals het niet kunnen betalen van leveranciers, het stopzetten van kapitaalinvesteringen of, in het ergste geval, een volledig operationeel falen.

Zonder nauwkeurige cashflowprognoses zijn CFO's vaak afhankelijk van de instroom van kasmiddelen, zoals betalingen van klanten, wat kan leiden tot liquiditeitsproblemen waardoor het voor bedrijven moeilijk wordt om aan kortetermijnverplichtingen te voldoen. Als een of meer betalingen vervolgens vertraging oplopen, kan dit snel de stabiliteit van een organisatie in gevaar brengen en een negatieve invloed hebben op de reputatie.

Enkele voorbeelden van hoe slecht cashflowbeheer bedrijven kan beïnvloeden:

1. In cyclische sectoren zoals de vastgoedsector kan een slecht cashflowbeheer bedrijven kwetsbaar maken voor een neergang, waardoor het moeilijk wordt om de vaste kosten te dekken tijdens trage periodes.
2. Seizoensbedrijven kunnen moeite hebben om het hoofd boven water te houden als ze door slecht cashflowbeheer geen reserves kunnen opbouwen tijdens piekperioden. Dit kan ook leiden tot hogere financieringskosten als bedrijven kortetermijnfinanciering nodig hebben om gaten te dichten.
3. Snelle groei kan leiden tot financiële druk als slecht cashflowbeheer het moeilijker maakt om stijgende kosten te dekken, zoals hogere loonkosten.
4. Met een ongeorganiseerd debiteurensysteem kan slecht cashflowbeheer de activiteiten verstoren door inkomende betalingen die nodig zijn voor de dagelijkse uitgaven te vertragen.

Het implementeren van effectieve strategieën voor cashflowbeheer met behulp van financiële technologie is essentieel om deze valkuilen te vermijden en duurzame groei mogelijk te maken. Vervolgens gaan we in op strategieën die CFO's kunnen gebruiken om hun cashflowbeheer te verbeteren.

7 effectieve strategieën om cashflowbeheer te verbeteren

Het implementeren van effectieve strategieën kan uw cashflowbeheer aanzienlijk verbeteren. Aanpassingsvermogen is de sleutel en met software voor cashflowplanning kun je je cashflows op verschillende detailniveaus aanpassen als reactie op veranderende marktomstandigheden of bedrijfsdoelen.

Laten we zeven strategieën uitwerken om je cashflowbeheer te verbeteren.

1. Cashflowprognoses en langetermijndoelen

Kasstroomprognoses spelen een cruciale rol bij het bepalen van langetermijndoelen voor grote organisaties. Het implementeren van rolling forecasts en driver-based forecasting zorgt voor continue updates in de tijd, zodat je je kunt aanpassen aan veranderende bedrijfsomstandigheden. Door gebruik te maken van AI-inzichten kun je ook de nauwkeurigheid van je cashflowvoorspellingen verbeteren door patronen en trends te identificeren die misschien niet direct duidelijk zijn bij scenarioplanning.

Om dit effectief te doen, is het belangrijk om de samenwerking tussen financiën, verkoop en operations aan te moedigen om uitgebreide inzichten te verzamelen die je cashflowvoorspellingen kunnen ondersteunen. Deze samenwerking zorgt ervoor dat de prognoses zijn afgestemd op zowel de marktrealiteit als de interne mogelijkheden en dat er rekening wordt gehouden met verschillende perspectieven en gegevenspunten.

Cashflow software kan gegevens uit uw hele organisatie integreren, waardoor u uitgebreidere voorspellingen kunt doen.

2. Debiteuren en crediteuren beheren

Het optimaliseren van uw order-to-cash (O2C) cyclus is een andere manier om uw cashflowbeheer te verbeteren en de klanttevredenheid te verhogen door het facturerings- en betalingsproces te stroomlijnen. Omdat O2C meerdere aspecten van het bedrijf raakt, waaronder verkoop, financiën, juridische zaken en klantenservice, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat uw teams op één lijn zitten.

Afstemming tussen afdelingen in het O2C-proces kan helpen hogere kosten, inefficiëntie en het weglekken van marges te voorkomen, waar functies die in silo's werken last van hebben. Een manier om dit aan te pakken is het implementeren van een gecentraliseerd debiteurensysteem voor uw bedrijf met meerdere vestigingen, dat teams kan helpen duidelijkheid te krijgen in hun deel van het proces, de nauwkeurigheid kan verbeteren en fouten bij facturering en incasso kan verminderen.

Gegevensanalyse kan ook inzicht verschaffen in betalingspatronen van klanten, achterstallige rekeningen identificeren, toekomstige cashflowscenario's helpen voorspellen en financiële risico's voorspellen, zodat bedrijven proactief maatregelen kunnen nemen om cashflows veilig te stellen. Daarnaast kunnen geautomatiseerde facturatie en betalingsherinneringen vertragingen in geldstromen verminderen, waardoor financiële teams zich kunnen richten op strategische taken en de compliance wordt verbeterd door ervoor te zorgen dat alle transacties nauwkeurig worden geregistreerd.

3. Voorraadbeheer

Geavanceerde voorraadbeheertechnieken zoals just-in-time (JIT) en voorraadbeheer door leveranciers voor bedrijven met een hoge voorraadrotatie of een snel veranderende vraag kunnen ook een effectieve strategie zijn voor cashflowbeheer.

Just-in-time voorraadbeheer is gericht op het verminderen van verspilling door goederen alleen te produceren wanneer ze nodig zijn. Dit kan de kasstroom vrijmaken omdat bedrijven niet hoeven te betalen voor de productie, opslag en distributie van inventaris die niet is verkocht. JIT kan ook het risico op veroudering van de inventaris minimaliseren, wat de cashflow verder verbetert.

Op dezelfde manier beheert een leverancier de voorraad van een klant. Dit stelt bedrijven in staat om het voorraadbeheer uit handen te geven en hun leverancier in staat te stellen om artikelen opnieuw te bestellen en te bevoorraden op basis van voorraadgegevens. Dit maakt ook geld vrij door het elimineren van onnodige bestellingen en de kosten die gepaard gaan met het opslaan en beheren van overtollige voorraad, terwijl de relaties met leveranciers worden versterkt door samenwerking en vertrouwen.

Voorspellende analyses kunnen de voorraadniveaus op meerdere locaties of in meerdere magazijnen verder optimaliseren, waarbij rekening wordt gehouden met de wereldwijde vraag en operationele variaties, zodat bedrijven hun voorraadniveaus proactief kunnen aanpassen.

Met de mogelijkheid om voorraden op meerdere locaties in realtime te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw cash stabiel blijft terwijl u de flexibiliteit van de supply chain vergroot en de besluitvorming verbetert met actuele informatie over voorraadstatus en -beheer.

4. Activiteiten stroomlijnen

Process mining, waarbij financiële leiders terugkerende processen analyseren en optimaliseren, kan helpen bij het identificeren van inefficiënties in complexe bedrijfsworkflows. Zodra inefficiënties zijn geïdentificeerd, kunnen financiële leiders shared services en lean managementprincipes implementeren om het cashflowbeheer te verbeteren.

Met gedeelde diensten kunnen grote organisaties terugkerende financiële processen centraliseren, zoals salarisadministratie, debiteuren of crediteuren, waardoor operationele redundantie wordt verminderd, de naleving van wet- en regelgeving wordt verbeterd en de kosten worden verlaagd.

Op dezelfde manier hebben lean managementprincipes tot doel verspilling te verminderen door de door de klant gewenste waarde te begrijpen en vervolgens alle stappen van het productieproces te elimineren die niet bijdragen aan deze waarde. Voor financiën kan dit betekenen dat knelpunten en inefficiënties worden geïdentificeerd, workflows worden verbeterd en inzichten in procesprestaties worden gebruikt om financiële activiteiten te versterken. Lean management kan ook een cultuur van voortdurende verbetering bevorderen door teams aan te moedigen inefficiënties op te sporen en te elimineren.

Het standaardiseren van processen in verschillende bedrijfseenheden en dochterondernemingen kan ook zorgen voor consistentere inzichten in gegevens, zodat iedereen vanuit dezelfde versie van de waarheid werkt. Prophix One, een Financial Performance Platform, faciliteert dit door organisaties te helpen redundanties in financiële operaties te identificeren en elimineren met real-time analyses en rapportages, zodat u zich kunt richten op strategieën die de cashflow verbeteren.

5. Onderhandelen over betere betalingsvoorwaarden

Om de kasstroom te verbeteren, is het belangrijk om tijdens onderhandelingen met leveranciers gebruik te maken van de koopkracht van grotere organisaties. Door de waarde van uw organisatie als grootinkoper en betrouwbare partner te benadrukken, kunt u gunstigere betalingsvoorwaarden bedingen. Het aantonen van een geschiedenis van tijdige betalingen en een sterke financiële gezondheid kan je onderhandelingspositie ook verder versterken.

U kunt bijvoorbeeld onderhandelen over langere betalingstermijnen om liquiditeit te behouden of kortingen voor vroege betalingen om besparingen te optimaliseren.

Daarnaast kun je, door waar mogelijk de betalingstermijnen te verkorten en de betalingstermijnen te verlengen, werkkapitaal vrijmaken om te investeren in groeimogelijkheden of om bestaande verplichtingen na te komen. Door leveranciers te segmenteren op basis van hun strategisch belang, zoals kritieke versus niet-kritieke leveranciers, kunt u prioriteit geven aan onderhandelingen met leveranciers die de grootste invloed hebben op uw activiteiten.

Een andere effectieve strategie is het gebruik van supply chain finance (SCF), waarmee inkopers hun betalingstermijnen kunnen verlengen terwijl leveranciers nog steeds de flexibiliteit hebben om betalingen te ontvangen via externe financiering. Dit zorgt voor een stabiele cashflow in de hele toeleveringsketen en versterkt de relaties met leveranciers.

Met cashflowsoftware kunnen financiële teams scenario's opstellen om de impact van verschillende betalingstermijnen op de cashflow in realtime te analyseren. Dit stelt besluitvormers in staat om strategieën te creëren die ervoor zorgen dat er contant geld beschikbaar is voor betalingen of investeringen, zodat de perfecte balans wordt gevonden tussen liquiditeit en groei.

6. Technologie inzetten voor automatisering

Grote organisaties kunnen financiële technologie, zoals cashflowsoftware, inzetten om automatisering te ondersteunen en complexe processen te stroomlijnen. Robotic Process Automation (RPA) kan repetitieve taken automatiseren, zoals factuurverwerking, salarisbeheer en gegevensconsolidatie. Hierdoor kunnen financiële teams zich richten op hoogwaardige, strategische activiteiten, terwijl de efficiëntie wordt verbeterd en fouten worden verminderd.

Kunstmatige intelligentie en machine learning gaan nog een stap verder door complexe financiële analyses en rapportages mogelijk te maken. Deze technologie maakt gebruik van voorspellende analyses om automatisch patronen te detecteren, trends te voorspellen en bruikbare inzichten te verkrijgen zonder menselijke tussenkomst. Met AI-gestuurde automatisering kunnen bedrijven afwijkingen identificeren, cashflowvariaties voorspellen en sneller datagestuurde beslissingen nemen.

De integratie van verschillende financiële systemen voor een naadloze gegevensstroom is hier een belangrijk onderdeel van. Prophix One, een Financial Performance Platform, ondersteunt dit door terugkerende processen zoals debiteuren en crediteuren te automatiseren. Dit maakt niet alleen financiële teams vrij om zich te richten op meer strategische taken, maar verbetert ook de compliance en vermindert risico's door datasilo's te consolideren, zodat u een holistisch beeld krijgt van de cashflow.

7. Inkomstenstromen diversifiëren

Het identificeren en ontwikkelen van nieuwe inkomstenstromen binnen je bestaande klantenbestand is een andere effectieve strategie voor cashflowbeheer. Met diepgaande gegevensanalyses kunnen financiële leiders potentiële nieuwe markten of productlijnen identificeren, wat kan helpen om de risico's te beperken die samenhangen met economische neergang en andere branchespecifieke uitdagingen, en om overmatige afhankelijkheid van één inkomstenbron te verminderen.

Fusies en overnames (M&A) bieden een andere manier om inkomsten te diversifiëren. Door bedrijven met complementaire producten of diensten over te nemen, kunnen organisaties hun marktaandeel vergroten, nieuwe sectoren betreden en hun inkomstenpotentieel optimaliseren.

Een financieel prestatieplatform ondersteunt financiële leiders bij scenarioplanning en financiële modellering om de risico's en de levensvatbaarheid van nieuwe inkomstenmogelijkheden te beoordelen. Of u nu een productintroductie onderzoekt of een overname plant, met software voor cashflowplanning kunt u de gevolgen voor de cashflow voorspellen.

Voordelen van effectief cashflowbeheer

Er zijn verschillende voordelen van effectieve cashflowbeheerstrategieën, zoals:

• Investeringen vergemakkelijken door het vertrouwen van investeerders te vergroten - Een bedrijf dat een gestage kasstroom onderhoudt, kan een sterk vertrouwen opbouwen bij investeerders en betere kredietvoorwaarden krijgen van kredietverstrekkers. Een technische startup met goed beheerde kasstromen kan bijvoorbeeld extra financiering aantrekken van investeerders die het bedrijf als groeigericht zien.

• Planning voor kapitaaluitgaven - Een effectieve cashflowmanagementstrategie kan je helpen om uitgaven te plannen en prioriteit te geven aan kapitaalprojecten door ervoor te zorgen dat je reserves achter de hand hebt om nieuwe investeringen te doen. Als je bijvoorbeeld een overschot aan liquide middelen hebt, kun je besluiten om een nieuwe productlijn te ontwikkelen of uit te breiden naar een nieuwe markt.

• Kansen benutten met beschikbare liquide middelen - Met liquide middelen kun je snel inspelen op groeikansen, investeren in innovatie of strategische partnerschappen versterken. Een retailmerk dat zijn liquiditeit op peil heeft, kan bijvoorbeeld zijn marktpositie uitbuiten door een concurrent in moeilijkheden tegen een gereduceerde prijs over te nemen.

• Voorbereiden op onverwachte uitstroom - Een robuuste kasbuffer kan je bedrijf beschermen tegen onvoorziene uitgaven. Een productiebedrijf met sterke kasreserves kan bijvoorbeeld de kosten van noodreparaties aan apparatuur dekken zonder de productie stil te leggen, waardoor vertragingen worden voorkomen.

• Zorgen voor voldoende beschikbare contanten voor activiteiten - Activiteiten kunnen onvoorspelbaar zijn en een effectieve cashflowbeheerstrategie kan helpen om de voorraadniveaus te optimaliseren en te garanderen dat er contanten beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. Een voedselproductiebedrijf kan bijvoorbeeld leveranciers snel moeten betalen als de prijs van grondstoffen plotseling piekt, zodat een gestage productie zonder onderbrekingen in de aanvoer wordt gewaarborgd.

Essentiële tools voor het optimaliseren van cashflowbeheer

Zoals we al eerder hebben besproken, kan cashflowplanningsoftware organisaties van elke omvang helpen om hun cashflowbeheer te optimaliseren. In de loop der tijd is de financiële technologie geëvolueerd van Excel-spreadsheets naar meer geavanceerde softwareoplossingen die automatisering, gegevensanalyse en cashflowprognoses kunnen bieden.

Organisaties die hun strategieën voor cashflowbeheer willen optimaliseren, kunnen overwegen om cashflowsoftware te implementeren. Met software voor cashflowbeheer kunt u uw complexe behoeften aanpakken met:

• Real-time volgen en voorspellen: Direct inzicht in kasposities van meerdere entiteiten. Met voorspellende prognoses kunt u de factoren analyseren die uw cashflow beïnvloeden en een vereenvoudigde cashflowprognose voor 13 weken maken.
• Scenariomodellering en AI-gedreven inzichten: Bouw kasstroommodellen en what-if scenario's op basis van factoren zoals rente- of belastingtarieven. Prophix One AI Insights kan ook cashflowtrends samenvatten en risico's omzetten in kansen voor een grotere impact.
• Geautomatiseerde rapportage en analyse: Automatiseer uw cashflowprocessen, zodat u in realtime beslissingen kunt nemen. Verspreid eenvoudig projectierapporten naar belanghebbenden door middel van automatisering, zodat iedereen toegang heeft tot nauwkeurige, tijdige informatie, zodat u vandaag beslissingen kunt nemen die morgen van invloed zijn op uw bottom-line.
• Integratie met bestaande financiële systemen: Cashflowsoftware integreert met uw ERP-, CRM-, HRIS- en boekhoudsoftware om gegevens uit uw hele organisatie samen te brengen voor een beter overzicht.
• Aanpasbare dashboards en KPI's: Maak direct aanpassingen met een realtime blik op uw cashflow met aanpasbare dashboards. Beschik over de flexibiliteit om gedetailleerde cashflowplannen voor 13 weken of meerdere jaren te maken op basis van belangrijke zakelijke KPI's.
• Ondersteuning voor meerdere valuta en wereldwijde activiteiten: Beheer eenvoudig de cashflow voor rekeningen in meerdere valuta's, zodat je de wereldwijde activiteiten van je bedrijf kunt ondersteunen.

Gemoedsrust bereiken: Hoe de CFO van USA Properties Prophix One inzet voor cashflowsucces

Voor CFO's speelt cashflowbeheer een cruciale rol in strategische planning en operationeel succes. Effectief toezicht op de cashflow is essentieel voor het handhaven van een gezond bedrijf en het mogelijk maken van geïnformeerde besluitvorming.

Neem USA Properties als voorbeeld. USA Properties, dat vastliep door handmatige budgettering in spreadsheets, zag in dat er een betere manier was om al hun gegevens samen te brengen om cashflows te voorspellen. Jonny Harmer, CFO bij USA Properties, wilde beter inzicht in de vraag of er genoeg geld zou zijn om komende projecten te dekken en de activiteiten te ondersteunen totdat investeringen rendement opleverden.

Met Prophix One was Jonny in staat om hun gegevens te consolideren voor nauwkeurigere cashflowvoorspellingen, wat resulteerde in:

• Een verhoging van de nauwkeurigheid van het budget met 50% in combinatie met een betere kostenbeheersing, wat resulteerde in een verhoging van de operationele marge met 6,7%.
• Een verminderde foutmarge in de personeelsplanning van 20%.
• Een toename van 4x in het aantal projecten in aanbouw, dankzij een verbeterde operationele planningsefficiëntie.

"Het belangrijkste dat ik een financieel directeur zou vertellen over Prophix, is dat het voor ons een transformationeel hulpmiddel is geweest. Het heeft ons geholpen om gebieden te identificeren waar we onze efficiëntie, prognoses en budgettering kunnen verbeteren. En het heeft onze teamleden geholpen om zich meer bezig te houden met activiteiten die waarde toevoegen." - Jonny Harmer, CFO, USA Properties

Ontdek hoe USA Properties 90+ spreadsheets elimineerde voor effectievere cashflowvoorspelling.

De weg vooruit: Uw aanpak voor cashflowbeheer versterken

Liquiditeit is het levensbloed van elk bedrijf en vereist constante controle en beheer om duurzaamheid en groei op de lange termijn te ondersteunen. Maar met gegevensgestuurde besluitvorming, realtime, nauwkeurige gegevens en geavanceerde analisten kunt u inefficiënties en gebieden voor kostenverlaging identificeren en uw financiële informatie omzetten in bruikbare inzichten die uw aanpak van cashflowbeheer verbeteren.

Met software voor cashflowbeheer kunt u de capaciteiten van uw team vergroten en de complexiteit en onzekerheid van gegevens verminderen. En met proactief risicomanagement, via voorspellende prognoses en scenarioplanning, kunt u anticiperen op financiële risico's en deze beperken, wat een verschuiving betekent van reactief naar proactief financieel management.

Zelfs met geavanceerde financiële technologie binnen handbereik vereist effectief cashflowbeheer voortdurend leren en verbeteren, inclusief de voortdurende evaluatie van financiële prestaties ten opzichte van bedrijfsstrategieën.