Begroting vs. prognose: Wat is het verschil?

Het begrijpen van de termen budget en prognose kan een groot verschil maken in hoe je de financiën van je bedrijf beheert. Hoewel ze op elkaar lijken, dienen ze verschillende doelen en kunnen ze je financiële planning op unieke manieren beïnvloeden.

In deze blog leggen we uit wat een budget en een prognose zijn, wat de verschillen zijn en hoe je beide kunt gebruiken om je langetermijnstrategie te versterken.

Wat is een bedrijfsbegroting?

Een bedrijfsbegroting geeft aan hoe een organisatie van plan is om het komende jaar middelen toe te wijzen. Doorgaans specificeert een bedrijfsbudget de fondsen per afdeling en project, zodat belanghebbenden een duidelijk inzicht hebben in wat er voor hen beschikbaar is om hun doelen te bereiken. Het doel van een bedrijfsbudget is om inkomsten af te stemmen op de strategische richting van het bedrijf, zodat er voldoende middelen beschikbaar zijn om de activiteiten van een bedrijf te ondersteunen en groei te stimuleren.

Waarom hebben bedrijven een budget nodig?

Bedrijven hebben budgetten nodig omdat ze een overzicht geven van hoe middelen en fondsen gedurende het jaar moeten worden toegewezen. Budgetten helpen bij het opstellen van richtlijnen voor belanghebbenden binnen de organisatie, zodat ze niet te veel of te weinig uitgeven. Budgetten helpen afdelingen ook om te kiezen welke projecten prioriteit moeten krijgen en voor welke functies ze personeel moeten aannemen tijdens de budgetperiode.

Wie maakt het budget?

In veel organisaties is Finance verantwoordelijk voor het opstellen van het budget. Zij verzamelen gegevens, valideren cijfers en verspreiden het budget naar het bedrijf. Bij de meest effectieve budgetteringsprocessen worden echter belanghebbenden uit de hele organisatie betrokken. Alle belanghebbenden moeten gegevens die betrekking hebben op hun afdeling bijdragen, valideren en beoordelen, zodat iedereen op één lijn zit met de doelstellingen van de organisatie.

Hoe wordt het budget gemaakt?

Om een budget op te stellen, bekijken financiële teams meestal het budget van het vorige jaar om gebieden voor verbetering en verfijning vast te stellen. Op basis van de resultaten van vorig jaar beginnen de financiële leiders dan met het verzamelen van de benodigde gegevens voor het budget van het lopende jaar. Dit proces omvat meestal het valideren van gegevens uit verschillende bronsystemen om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig, volledig en controleerbaar zijn. Zodra de gegevens zijn gevalideerd, worden ze samengevoegd in een budgetsjabloon dat ter controle en goedkeuring wordt verspreid onder de relevante belanghebbenden.

Het is vermeldenswaard dat het opstellen van een budget kan variëren afhankelijk van de voorkeursmethode van je organisatie - of het nu gaat om flexibel budgetteren, top-down budgetteren, continu budgetteren, zero-based budgetteren, activity-based budgetteren of kapitaalbudgettering. Elke methode heeft zijn eigen principes en processen, aangepast aan de specifieke behoeften en doelstellingen van de organisatie.

Wat is een prognose?

Een prognose projecteert de financiële gezondheid van je organisatie naar een bepaald punt in de toekomst. Prognoses houden rekening met prestaties uit het verleden, huidige prestaties en aanvullende relevante informatie, zoals markttrends, economische omstandigheden en interne operationele gegevens. Deze prognoses helpen organisaties geïnformeerde beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen, strategische planning en risicobeheer.

Soms gaan deze prognoses in de toekomst verder naarmate de tijd verstrijkt - ook wel rolling forecasts genoemd. Bij doorlopende prognoses wordt de prognoseperiode voortdurend bijgewerkt (bijvoorbeeld door een maand of kwartaal toe te voegen als er een afloopt), zodat er een continu beeld ontstaat van de financiële vooruitzichten dat organisaties helpt om wendbaar te blijven en te reageren op veranderingen.

Hoe gebruiken bedrijven prognoses?

Bedrijven gebruiken prognoses om te begrijpen hoe bepaalde variabelen toekomstige prestaties zullen beïnvloeden. Als een bedrijf bijvoorbeeld weet dat in de zomermaanden de verkoop doorgaans trager verloopt, kan het voorspellen wat er nodig is om de verloren inkomsten in de herfst terug te winnen. Prognoses zijn vooral toekomstgericht en kunnen bedrijven helpen hun middelen beter toe te wijzen, strategisch te plannen en risico's te beperken.

Veel bedrijven gebruiken prognoses in combinatie met of zelfs in plaats van traditionele budgetten omdat prognoses flexibeler zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven realtime aanpassingen maken op basis van de nieuwste gegevens en trends, wat leidt tot een responsievere en effectievere financiële planning.

Hoe maken FP&A teams prognoses?

Allereerst moeten FP&A teams het doel van de prognose bepalen. Is het bijvoorbeeld om in te schatten hoeveel producten u in een bepaalde periode zult verkopen? Of is het om te zien of uw huidige budget voldoende zal zijn om uw organisatie over zes maanden te ondersteunen?

Ongeacht het doel van de prognose verzamelen FP&A teams historische gegevens en eerdere jaarrekeningen om een beter inzicht te krijgen in de status van inkomsten, eigen vermogen, investeringen en andere financiële gegevens. Met deze gegevens kiezen FP&A leiders een prognosemethode (bijv. rolling forecast) en een tijdsperiode voor de prognose.

Daarna zijn de FP&A teams verantwoordelijk voor het analyseren van de resulterende gegevens, het documenteren van hun bevindingen en het monitoren van de resultaten. Deze voortdurende analyse is een kenmerk van prognoses en helpt ervoor te zorgen dat prognoses relevant en accuraat blijven, zodat bedrijven weloverwogen financiële beslissingen kunnen nemen en waar nodig kunnen bijsturen.

Prognoses vs. scenario's

Het verschil tussen prognoses en scenarioplannen is dat prognoses een kwantitatieve oefening zijn die gericht is op het voorspellen van een gewenste toekomstige situatie op basis van huidige en historische gegevens. Scenarioplanning daarentegen is een kwalitatieve oefening die meerdere mogelijke toekomstige toestanden beschouwt en hoe verschillende factoren deze kunnen beïnvloeden.

Voorspellen is gericht op wat er nodig is om een specifiek doel in de toekomst te bereiken, vaak met behulp van numerieke projecties en statistische analyses. Scenarioplanning daarentegen onderzoekt hoe doelen beïnvloed zullen worden door toekomstige trends, onzekerheden en mogelijke verstoringen, en helpt organisaties zich voor te bereiden op een reeks mogelijke uitkomsten.

Prognoses en pro forma financiële overzichten

Het verschil tussen prognoses en pro forma financiële overzichten is dat prognoses tot doel hebben de toekomstige financiële situatie van je bedrijf te voorspellen op basis van historische gegevens, huidige trends en toekomstige aannames. Pro forma financiële overzichten zijn gedetailleerde projecties die deze voorspellingen concreter maken door de financiële impact van specifieke gebeurtenissen of beslissingen te modelleren.

Pro forma overzichten bevatten meestal hypothetische scenario's en worden vaak gebruikt om een "wat als" analyse te presenteren. Ze worden van tevoren gemaakt en kunnen informatie uitsluiten waarvan een bedrijf denkt dat het de resultaten vertekent, zoals eenmalige kosten. Dit helpt om een duidelijker beeld te geven van de huidige operationele prestaties en mogelijke toekomstige resultaten.

Is het voorspellen van de cashflow een voorspelling?

Ja, het voorspellen van de kasstroom kan worden beschouwd als een soort voorspelling. Het voorspellen van de kasstroom is bedoeld om te anticiperen op de operationele kasstroom (bijvoorbeeld hoe de inkomsten zich verhouden tot de operationele uitgaven) op basis van toekomstige financiële gebeurtenissen, zodat een bedrijf kan zien hoeveel geld het achter de hand heeft en winstgevender kan werken.

Wat is het verschil tussen een budget en een prognose?

Nu je bekend bent met de basisprincipes van budgettering en forecasting, gaan we dieper in op enkele nuances.

Belangrijkste verschillen tussen budgettering en forecasting

Er zijn vijf belangrijke verschillen tussen budgettering en forecasting die helpen om het ene proces van het andere te onderscheiden:

1. Functie - Budgettering is een kwantitatief proces dat leiderschap gebruikt om te plannen voor toekomstige periodes. Forecasting is een kwalitatief proces dat toekomstige prestaties schat.
2. Doel - Budgetten specificeren wat het management hoopt te bereiken tijdens een specifieke financiële periode. Prognoses specificeren wat een bedrijf waarschijnlijk zal bereiken tijdens de periode.
3. Tijdsperiode - Budgetten zijn meestal beperkt tot een fiscaal jaar. Prognoses worden gemaakt met een langere tijdshorizon in gedachten en kunnen vaak op voortschrijdende basis worden bijgewerkt.
4. Flexibiliteit - Traditioneel zijn budgetten niet flexibel en worden ze veel minder vaak bijgewerkt dan prognoses. Prognoses kunnen regelmatig worden bijgewerkt om nieuwe variabelen, trends en real-time gegevens op te nemen.
5. Toepassing - Budgetten helpen organisaties om een financiële periode op korte termijn te beheren. Prognoses helpen bedrijven bij het ontwikkelen van hun langetermijnstrategie.

Cash budget vs. cash flow prognose

Net zoals budgetten en prognoses verschillen, verschillen ook liquiditeitsbegrotingen en liquiditeitsprognoses. Een cash budget specificeert de beschikbare middelen voor een specifieke financiële periode. Liquiditeitsbegrotingen worden meestal niet bijgewerkt en geven een eenmalig beeld van de liquiditeitspositie van een bedrijf. Kasstroomprognoses daarentegen worden opgesteld om te anticiperen op de toekomstige kaspositie van een bedrijf om de winstgevendheid op lange termijn te ondersteunen.

Liquiditeitsbegroting vs. geprognosticeerde winst- en verliesrekening

Zoals hierboven uitgelegd, geeft een liquiditeitsbegroting een overzicht van de beschikbare middelen voor een specifieke financiële periode. Een geprognosticeerde winst- en verliesrekening, soms ook pro forma genoemd, bevat daarentegen hypothetische scenario's en wordt vaak gebruikt om een "wat als" analyse te presenteren.

Alles over budgetteringsmethoden

Nieuwsgierig naar budgettering? Laten we eens duiken in de verschillende soorten budgetteringsmethoden en hoe ze je bedrijf ten goede komen.

Statische versus flexibele budgetten

Een statisch budget is gebaseerd op een vast activiteitenniveau of output, terwijl een flexibel budget kan worden aangepast aan veranderingen in bedrijfsactiviteiten zoals verkoop- of productievolume.

Een flexibel budget biedt ook een kader voor een bedrijf om zijn activiteiten aan te passen, zoals investeren in of stoppen met bedrijfspraktijken, gebaseerd op externe factoren, meestal de inkomsten die gegenereerd worden uit die activiteiten. Een statisch budget daarentegen past zich niet aan veranderingen aan. Het blijft vast, met resultaten die nauwkeuriger gedefinieerd en onveranderlijk zijn.

Top-down vs. bottom-up budgettering

Top-down budgetten beginnen bij de hogere leiding, zodat zij naar eigen inzicht middelen kunnen toewijzen aan afdelingen. Bottom-up budgettering begint bij elke afdeling en vraagt hen te specificeren welke middelen ze nodig hebben voor het fiscale jaar.

Zowel top-down als bottom-up budgetten beoordelen de invloed van historische prestaties en huidige marktomstandigheden. Het belangrijkste verschil tussen deze benaderingen is wie de invloed van deze trends vaststelt. Bij top-down budgettering wijst de leiding externe en interne factoren aan, terwijl bij bottom-up budgettering individuele afdelingen deze taak op zich nemen.

De 4 belangrijkste budgetteringstypes: activity-based, incremental, value-proposition en zero-based

Er zijn verschillende andere budgetteringstypes, die hieronder worden uitgelegd:

• Activity-based - Activity-based budgeting (ABB) identificeert en wijst middelen toe op basis van activiteiten die nodig zijn om de bedrijfsdoelen te realiseren. Het biedt een granulair perspectief van kosten, gericht op activiteiten.
• Incrementeel - Incrementeel budgetteren neemt het budget van vorig jaar en past het aan op basis van verwachte veranderingen in het komende jaar, meestal door het budget met een bepaald percentage te verhogen of te verlagen.
• Value-proposition - Value-based budgeting wijst middelen toe op basis van de waarde voor de organisatie, waarbij de nadruk ligt op uitkomsten en resultaten in plaats van alleen op activiteiten of kosten. Het stemt uitgaven af op de kernwaarden en strategische doelstellingen van het bedrijf, waarbij prioriteit wordt gegeven aan investeringen die het grootste rendement opleveren.
• Zero-based budgeting - Bijzero-based budgeting (ZBB) begin je elk boekjaar met een nulbasis. Wanneer je een zero-based budget maakt, verantwoordt elke afdeling haar behoeften tot op de regel, ongeacht of het bedrag hoger of lager is dan het vorige budget.

Soorten prognosemethoden

Wil je meer leren over voorspellen? Laten we eens kijken naar de verschillende soorten prognosemethoden en hoe ze je bedrijf van dienst kunnen zijn.

Op basis van inschatting versus kwantitatieve prognoses

Prognoses op basis van inschattingen zijn gebaseerd op het oordeel van een financieel manager wanneer er geen historische gegevens zijn om naar te verwijzen. Deze prognoses worden vaak gemaakt wanneer er een beperkte hoeveelheid eerdere gegevens is om naar te verwijzen, zoals bij de lancering van een nieuw product of wanneer de marktomstandigheden ongekend zijn (bijvoorbeeld tijdens COVID-19). Kwantitatieve voorspellingen daarentegen steunen sterk op historische gegevens en huidige trends om de voorspelling te onderbouwen.

De 4 belangrijkste voorspellingsmethoden: rechte lijn, voortschrijdend gemiddelde, eenvoudige lineaire regressie en meervoudige lineaire regressie

Er zijn verschillende andere voorspellingsmethodes, waaronder:

• Rechtlijnig: Rechtlijnige voorspelling schat toekomstige waarden door een rechte lijn te verlengen vanuit de huidige gegevenstrends. Het is een eenvoudige methode die uitgaat van een consistente groei of afname in de tijd.
• Bewegend gemiddelde: Moving average forecasting egaliseert schommelingen in gegevens door het gemiddelde te berekenen van verschillende subsets van de dataset. Deze methode helpt bij het identificeren van onderliggende trends en patronen over een bepaalde periode.
• Eenvoudige lineaire regressie: Eenvoudige lineaire regressie gebruikt historische gegevens om een verband te leggen tussen een enkele onafhankelijke variabele en de afhankelijke variabele. Deze aanpak is nuttig voor het voorspellen van uitkomsten op basis van één beïnvloedende factor.
• Meervoudige lineaire regressie: Meervoudige lineaire regressie breidt uit op eenvoudige lineaire regressie door rekening te houden met meerdere onafhankelijke variabelen om een afhankelijke variabele te voorspellen. Deze methode biedt een uitgebreidere analyse door rekening te houden met verschillende factoren die de voorspelling kunnen beïnvloeden.

Conclusie: Evalueer je budget vs. prognose met Prophix

Het begrijpen van het verschil tussen een budget en een prognose kan je financiële planning sterk verbeteren. Door beide methoden te gebruiken, kunt u de toekomst van uw bedrijf beter beheren en efficiënter werken.

Klaar om te beginnen? Prophix One kan je helpen beter te budgetteren en te voorspellen, zodat je bruikbare inzichten krijgt in de toekomst van je bedrijf.