Bedrijven in het middensegment van de markt zitten vast in de waarheid van gisteren en missen de concurrentievoordelen van vandaag

"De waarheid van gisteren is de [BS] van vandaag", schrijft Brad Blanton, de iconoclastische bestsellerauteur van Radical Honesty. "Zelfs het bevrijdende inzicht van gisteren is de gevangenis van oudbakken uitleg van vandaag."

Zo zitten de meeste bedrijven in het middensegment (met een omzet van $50 miljoen tot $1 miljard) gevangen in de oude overtuiging dat betere tools voor financiële rapportage, budgettering en planning alleen zijn weggelegd voor de grootste ondernemingen.

In feite bestaan er financiële plannings- en analysetools (FP&A) voor bedrijven in het middensegment en deze kunnen een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren door processen zoals budgettering, analyse, planning en rapportage drastisch te versnellen en tegelijkertijd fouten en omissies te verminderen. FP&A software doet dit door het automatiseren en consolideren van verschillende bedrijfsgegevensstromen (financieel, operationeel, verkoop, etc.) op alle afdelingen. Het resultaat is dat gegevens nuttig worden in plaats van een overweldigende bron te zijn die wordt verzameld maar nauwelijks wordt gebruikt.

Maar de meeste bedrijven in het middensegment gebruiken nog steeds tijdrovende, foutgevoelige spreadsheet-gebaseerde systemen voor budgettering, planning en financiële consolidaties, omdat ze denken dat ze niet de tijd of de middelen hebben om digitale managementtools te implementeren waarmee ze hun bedrijf beter kunnen runnen. De meest voorkomende verklaring is: "onze financiële mensen hebben het te druk met het runnen van ons bedrijf om een nieuw systeem te implementeren" Ondertussen zijn deze hoogopgeleide financiële professionals niet veel meer dan administratief personeel dat gegevens invoert en ontelbare uren besteedt aan het invoeren en opnieuw invoeren van gegevens en formules, of het kopiëren en plakken tussen cellen en werkbladen.

In feite zou het automatiseren van deze processen financiële professionals bevrijden van wat in wezen vervelend werk is, zodat ze de tijd hebben om nuttige analyses uit te voeren op de gegevens, om te begrijpen welke delen van het bedrijf winstgevend zijn, waar het bedrijf middelen moet investeren om de winstgevendheid te maximaliseren en welke processen de productiviteit belemmeren of juist bevorderen. Zodra ze deze dingen beginnen te doen, ontwikkelt de afdeling Finance zich van de mensen die rapporteren wat er in het verleden is gebeurd - de spreekwoordelijke bonentellers. In plaats daarvan wordt Finance een waardeschepper in het bedrijf, die in staat is de strategische richting te bepalen.

Denk aan de maandelijkse rapportagecyclus voor de meeste bedrijven in het middensegment van de markt. Finance importeert gegevens van alle afdelingen. Alleen al het verkrijgen van de gegevens is een tijdrovende klus, waarvoor vaak meerdere verzoeken en gesprekken nodig zijn. Vervolgens moeten ze de gegevens kopiëren en plakken - of opnieuw invoeren - in spreadsheets - een proces dat bijna gegarandeerd fouten bevat. Vervolgens proberen ze de gegevens consistent te formatteren en gegevens in verschillende spreadsheetwerkmappen te koppelen. Het is een proces dat gemakkelijk vijf tot 10 lange dagen in beslag neemt. Met automatisering kan dit in een paar uur.

Bevrijd van de verveling van het verzamelen en consolideren van gegevens, kan Finance veel meer tijd besteden aan activiteiten die waarde toevoegen, zoals het uitvoeren van verschillende what-if scenario's. "Wat als we middelen verplaatsen van afdeling X naar afdeling Y? Wat als we overgaan op directe verkoop in plaats van kanaalverkoop? Wat als we de telecommunicatiekosten met 8 procent zouden verlagen? Enz."

Op dezelfde manier zijn de jaarlijkse plannings- en budgetteringsprocessen een nachtmerrie voor de meeste financiële afdelingen in het middensegment. Het is niet ongewoon dat financiële medewerkers maanden bezig zijn met het jaarlijkse budgetproces. Dit omvat het ontwerpen en voorbereiden van spreadsheets, deze naar afdelingsmanagers sturen, hen eraan herinneren wanneer de budgetcijfers klaar zijn, de spreadsheets terugkrijgen, gegevens kopiëren tussen spreadsheets, de samengevoegde cijfers valideren, spreadsheetformaten synchroniseren, rapporten indienen bij het management en mogelijk veel van deze taken herhalen voor verschillende scenario's. In veel gevallen is er tegen de tijd dat het budget definitief is, geen tijd geweest om een handvat te krijgen of de plannen geloofwaardig zijn.

Omgekeerd melden veel bedrijven die FP&A software hebben geïmplementeerd dat ze een budgetproces van drie maanden kunnen terugbrengen tot drie weken. Naast de duidelijke voordelen van tijdsbesparing, resulteert het verbeterde proces in een nauwkeuriger budget dat aansluit bij de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het maakt het mogelijk om beter te valideren of de gebudgetteerde middelen realistisch zijn en het geeft tijd om beter te bepalen of er overtollige kosten zijn die kunnen worden gereduceerd.

Om goed te kunnen budgetteren, of dat nu jaarlijks, per kwartaal of op basis van 12 maanden gebeurt zoals veel bedrijven nu doen, hebben managementteams in het middensegment inzicht nodig in betrouwbare analyses en statistieken. Ze hebben ook tijd en informatie nodig om verschillende scenario's te onderzoeken. Maar de meesten blijven doorracen in een tredmolen van lage waarde, niet in staat om de mogelijke voordelen te realiseren van de gegevens die door de financiële afdeling gaan vanwege de onlogische verklaring dat Financiën geen tijd heeft om dingen beter te doen.

Grote ondernemingen hebben de middelen om grote Enterprise Resource Planning-systemen te implementeren, maar het middensegment van de markt heeft een ander soort hulpmiddel nodig dat niet alleen eenvoudig te gebruiken is, maar ook onmiddellijk waarde toevoegt, zonder uitgebreid maatwerk en onderhoud. Met de juiste FP&A-software die processen met een lage waarde automatiseert, kunnen managementteams in het middensegment meer tijd besteden aan het gebruiken van hun analytische vaardigheden om inzicht te krijgen in meerdere variabelen. Trends en afwijkingen zijn makkelijker te herkennen als gegevens up-to-date, volledig en direct beschikbaar zijn, waardoor het management betere beslissingen kan nemen.

De bedrijfsomgeving en individuele bedrijven veranderen voortdurend. Vast blijven houden aan de waarheid van gisteren kan de grootste belemmering zijn voor het succes van morgen.