9 redenen waarom uw maandafsluiting een uitdaging is

Je maandafsluiting onder de knie krijgen kan aanvoelen als een onmogelijk doel, maar dat hoeft het niet te zijn. In deze blog kijken we naar de veelvoorkomende uitdagingen die het proces bemoeilijken en delen we praktische best practices om u te helpen deze problemen op te lossen.

Van standaardisatieproblemen tot problemen met gegevensbeveiliging, u leert praktische oplossingen die uw afsluiting vereenvoudigen en de samenwerking verbeteren. Klaar om uw maandafsluiting te transformeren?

Waarom duurt de maandafsluiting zo lang?

Uren, zo niet dagen of weken besteden aan het verzamelen van gegevens, het afstemmen van transacties en het voorbereiden van rapporten is niet hoe de meeste financiële leiders hun maandafsluiting willen omschrijven. Toch blijft de maandafsluiting een van de meest uitdagende financiële processen - 25% van de organisaties doet er 10 of meer dagen over om de boeken af te sluiten. Waarom duurt de maandafsluiting zo lang en wat kun je eraan doen?

Laten we eens kijken naar de ideale tijdlijn voor de maandafsluiting, best practices en uitdagingen, en tot slot hoe u uw processen kunt stroomlijnen.

Hoe lang moet de maandafsluiting duren?

Over het algemeen zou een maandafsluiting tussen de 5-10 dagen moeten duren. De duur van je afsluiting hangt echter af van veel factoren, waaronder:

• De grootte van je bedrijf: Grotere bedrijven hebben vaak complexere financiële gegevens en processen, waardoor de afsluiting langer kan duren.
• De kwaliteit en organisatie van je gegevens: Hoogwaardige, goed georganiseerde gegevens kunnen het afsluitproces aanzienlijk versnellen doordat er minder tijd wordt besteed aan correcties en reconciliaties.
• Uw branche: Bepaalde sectoren, zoals de financiële dienstverlening of de productiesector, kunnen complexere rapportagevereisten hebben die extra tijd vergen.
• Het volume aan transacties in een bepaalde maand: Een hoger volume aan transacties vereist doorgaans meer tijd voor validatie en reconciliatie.
• Uw boekhoudsystemen: Geavanceerde, geïntegreerde boekhoudsystemen kunnen processen stroomlijnen en de afsluitingstijd verkorten.
• Het aantal belanghebbenden en investeerders dat bij het proces betrokken is: Meer belanghebbenden kan betekenen dat er meer controles en goedkeuringen nodig zijn, waardoor de afsluitingstijd langer wordt.
  

Door deze variabelen te begrijpen, kunt u een beter tijdsbestek bepalen voor uw maandafsluiting en strategieën implementeren om de efficiëntie te optimaliseren.

Top 9 redenen waarom maandafsluiting een uitdaging is

Maandafsluiting kan om veel redenen tijdrovend zijn, maar met bewezen technieken kan het van een chaotische puinhoop veranderen in een rustig proces. Laten we eens kijken naar negen redenen waarom je financiële afsluiting een uitdaging is en hoe je best practices voor maandafsluiting kunt implementeren om het te vereenvoudigen.H2:

1. Een gebrek aan standaardisatie → Automatiseer processen

Maandafsluiting uitdaging
Een van de meest voorkomende uitdagingen bij de maandafsluiting is een gebrek aan standaardisatie van gegevens, processen en rapporten. Voor niet-financiële medewerkers kan het moeilijk zijn om te begrijpen wat je moet bijdragen en hoe. Voor financiële managers kan het tijdrovend zijn om gegevens te sorteren die niet correct zijn geformatteerd of belangrijke waarden missen. Dit gebrek aan standaardisatie kan leiden tot hogere foutpercentages, langere afstemmingstijden en inefficiënties die het totale afsluitproces vertragen.

Best practice voor maandafsluiting
Het gebruik van technologie, zoals een platform voor financiële prestaties, kan helpen bij het standaardiseren van je afsluitprocessen aan het einde van de maand door het opzetten van geautomatiseerde workflows, het maken van sjablonen voor gegevensinvoer en het automatisch distribueren van rapporten. Deze tools zorgen voor consistentie bij alle indieningen, verminderen fouten en versnellen het reconciliatieproces.

2. Discrepanties in gegevens → Eén versie van de waarheid vaststellen

Uitdaging voor maandafsluiting
Grotere organisaties moeten aanzienlijk meer gegevens verzamelen voor de maandafsluiting dan kleinere bedrijven. En vaak komen deze gegevens uit veel verschillende bronnen, waaronder uw ERP, spreadsheets, CRM en facturen. Het gevolg is dat je financiële team ontbrekende cijfers moet opsporen, ingediende gegevens dubbel moet controleren en moet overleggen met andere afdelingen. Discrepanties in gegevens kunnen de nauwkeurigheid van de financiële rapportage en besluitvorming ernstig beïnvloeden, omdat voor het oplossen van deze problemen vaak uitgebreide heen-en-weer communicatie nodig is, wat het afsluitproces verder vertraagt.

Best practice voor maandafsluiting
Door één enkele versie van de waarheid vast te stellen met financiële technologie, kan ervoor worden gezorgd dat iedereen met dezelfde gegevens werkt, waardoor fouten door handmatige gegevensinvoer en -compilatie worden voorkomen. Door gegevens te consolideren in één uniform platform kun je discrepanties minimaliseren en het afsluitproces stroomlijnen.

3. Slechte communicatie → Op één lijn zittende teams

Problemen met maandafsluiting
Andere afdelingen opjagen en proberen de benodigde gegevens te vinden kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd toevoegen aan je maandafsluiting. Slechte communicatie kan ook leiden tot vertragingen, onnauwkeurigheden en meer frustratie bij de teamleden. Als een afdeling bijvoorbeeld de gegevensvereisten verkeerd begrijpt of niet snel reageert op de verzoeken van het financiële team, kan dit leiden tot ontbrekende of onjuiste gegevens. Deze verkeerde afstemming verlengt niet alleen het afsluitproces, maar vergroot ook de kans op fouten die verdere correcties vereisen.

Best practice voor maandafsluiting
Door iedereen bijeen te roepen voor een pre-close meeting kunnen verwachtingen worden bepaald, verantwoordelijkheden worden vastgesteld en eventuele problemen worden aangepakt die tijdens de laatste afsluiting naar voren zijn gekomen. Het is ook een goed idee om een post-close meeting te organiseren voor je stakeholders om de bevindingen te bespreken en te zien hoe je presteert ten opzichte van je maand-, kwartaal- en jaardoelen. Daarnaast kan de implementatie van een gecentraliseerd communicatieplatform het delen van informatie stroomlijnen en ervoor zorgen dat iedereen tijdens het hele proces op één lijn blijft.

4. Vertragingen door aanpassingen → Geautomatiseerde afstemmingen van rekeningen

Uitdaging voor maandafsluiting
Het controleren van gegevens voor je maandafsluiting is een tijdgevoelig proces dat afhankelijk is van de beschikbaarheid van de benodigde gegevens. Maar als er een vertraging optreedt bij het verzamelen, valideren of aanpassen van je gegevens, kan dit de tijdlijn van je maandafsluiting aanzienlijk verlengen. Vertragingen ontstaan vaak doordat fouten moeten worden gecorrigeerd, schattingen moeten worden bijgewerkt of op goedkeuringen moet worden gewacht.

Best practice voor maandafsluiting
Met financiële technologie, zoals een platform voor financiële prestaties, kunt u het afstemmingsproces automatiseren met afstemmingssjablonen, transparante controles, robuuste tracering, geïntegreerde break-ondersteuning en een uniforme analyse van de afsluitprestaties. Het automatiseren van deze taken vermindert de kans op vertragingen en zorgt voor een tijdige en nauwkeurige afsluiting.

5. Handmatige gegevensinvoer → Gestroomlijnde gegevensverzameling

Uitdaging voor maandafsluiting
Handmatige gegevensinvoer is een belangrijk knelpunt in het afsluitproces aan het einde van de maand. Financiële teams zijn vaak uren bezig met het invoeren en verifiëren van gegevens, wat niet alleen het risico op fouten vergroot, maar ook kostbare tijd kost die aan meer strategische taken besteed zou kunnen worden. Bovendien kunnen handmatige processen leiden tot inconsistenties en discrepanties die nader onderzoek en correctie vereisen.

Best practice voor maandafsluiting
Het implementeren van technologie die het verzamelen van gegevens stroomlijnt, kan de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer drastisch verminderen. Tools zoals gegevensintegratie of geautomatiseerde oplossingen voor gegevensvastlegging kunnen ervoor zorgen dat gegevens uit verschillende bronnen automatisch worden verzameld, gevalideerd en geüpload in je financiële systemen, waardoor je tijd bespaart en minder fouten maakt.

6. Inconsistente rapportage → Gestandaardiseerde rapportagesjablonen

Problemen bij maandafsluiting
Inconsistente rapportageformaten voor verschillende afdelingen kunnen het afsluitproces aan het einde van de maand bemoeilijken. Wanneer verschillende teams rapporten in verschillende indelingen aanleveren, wordt het een uitdaging om gegevens efficiënt te consolideren. Deze inconsistentie kan leiden tot misverstanden, fouten en vertragingen als financiële teams de verschillende rapporten moeten harmoniseren tot een uniform formaat.

Best practice voor maandafsluiting
Het standaardiseren van rapportagesjablonen kan dit probleem verlichten. Door een platform voor financiële prestaties te gebruiken dat aanpasbare rapportagesjablonen biedt, kunnen organisaties ervoor zorgen dat alle afdelingen hun rapporten in een consistent formaat indienen. Deze standaardisatie vereenvoudigt de consolidatie van gegevens, verbetert de nauwkeurigheid en versnelt de maandafsluiting.

7. Gebrek aan real-time gegevens → Verbeterde real-time analyses

Maandafsluiting uitdaging
Het gebrek aan real-time gegevens kan het einde van de maand bemoeilijken. Financiële teams vertrouwen vaak op verouderde of onvolledige gegevens, wat leidt tot onnauwkeurige financiële overzichten en vertraagde besluitvorming. Deze vertraging kan ervoor zorgen dat organisaties niet snel kunnen reageren op financiële trends of problemen die zich voordoen tijdens de afsluitingsperiode.

Best practice voor maandafsluiting
Het gebruik van financiële technologie die real-time gegevensanalyse biedt, kan het proces van maandafsluiting transformeren. Een platform voor financiële prestaties dat real-time datafeeds uit verschillende bronnen integreert, geeft financiële teams continu toegang tot actuele informatie. Deze real-time zichtbaarheid zorgt voor nauwkeurigere financiële rapportages en snellere reacties op eventuele afwijkingen of anomalieën.

8. Bezorgdheid over gegevensbeveiliging → Verbeterde gegevensbescherming

Uitdaging voor maandafsluiting
Het waarborgen van gegevensbeveiliging kan een grote uitdaging zijn tijdens het afsluitproces aan het einde van de maand. Als gevoelige financiële informatie wordt gedeeld tussen verschillende afdelingen en externe systemen, is er een verhoogd risico op gegevenslekken of ongeautoriseerde toegang. Deze zorg wordt nog groter wanneer verouderde of onveilige methoden voor gegevensoverdracht en -opslag worden gebruikt, wat kan leiden tot complianceproblemen en mogelijke financiële verliezen.

Best practice voor maandafsluiting
Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen door gebruik te maken van financiële technologie met geavanceerde functies voor gegevensbescherming. Een platform voor financiële prestaties kan versleuteling, veilige protocollen voor gegevensoverdracht en toegangscontroles bieden om gevoelige informatie te beschermen. Daarnaast kunnen regelmatige beveiligingsaudits en personeelstrainingen over best practices voor gegevensbeveiliging je financiële gegevens nog beter beschermen, waardoor compliance wordt gewaarborgd en het risico op inbreuken wordt verkleind.

9. Veranderende regelgeving → Automatisering van compliance

De uitdaging van maandafsluiting
Het navigeren door steeds veranderende wettelijke vereisten kan een grote hindernis zijn tijdens de maandafsluiting. Het kan tijdrovend en complex zijn om de nieuwe regels bij te houden en ervoor te zorgen dat de financiële rapporten voldoen aan deze regels. Deze constante behoefte aan updates en aanpassingen kan het afsluitproces vertragen en het risico op niet-naleving vergroten.

Best practice voor maandafsluiting
Het implementeren van automatiseringstools voor compliance in je financiële prestatieplatform kan helpen om veranderingen in de regelgeving naadloos te beheren en aan te passen. Deze tools werken automatisch complianceprotocollen bij, genereren de nodige rapporten en zorgen ervoor dat alle gegevens voldoen aan de huidige regelgeving, waardoor er minder tijd en moeite nodig is voor handmatige compliancecontroles.

Hoe de maandafsluiting stroomlijnen

Het is een best practice om financiële technologie, zoals een financieel prestatieplatform, te gebruiken om het verzamelen van gegevens te versnellen en uw afsluitprocessen te stroomlijnen.

Dit is waar Prophix One™, een financieel prestatieplatform, van pas komt!

Prophix One kan uw grootboek, balansen en proefbalanstransacties integreren in uw afstemmingsproces, wat het verzamelen en analyseren van gegevens versnelt. Een ander voordeel van Prophix One is de mogelijkheid om vanuit een balans door te dringen naar de details van uw rekeningafstemming, zodat u uw resultaten kunt controleren en kunt begrijpen waar uw cijfers vandaan komen en waar ze uit bestaan.

Workflows kunnen je maandafsluiting stroomlijnen door processen te standaardiseren van de afsluiting tot en met de rapportage en planning, zodat je op elk moment kunt zien hoe ver je bent.

Je kunt ook bijlagen en bestanden toevoegen aan elk ondersteunend item of aanpassingsniveau voor de afstemming van rekeningen, zodat iedereen op dezelfde pagina zit. Je kunt rekeningen importeren vanuit een plat bestand of via gegevensintegratie, waardoor je meer inzicht krijgt in je proefbalansen.

En met een ingebouwd auditlogboek kunt u elke wijziging in het systeem volgen. Bovendien biedt Prophix One u de mogelijkheid om uw gehele afsluiting per entiteit in Excel te exporteren voor uw accountants. Als u uw proefbalansrapport opent, krijgt u een overzicht van uw proefbalans, al uw GL-saldi, totalen van ondersteunende posten, correctieposten, de verschillen, de statussen en de tijdstempels van de workflow om te zien waar u zich in het proces bevindt.

Een andere best practice voor het einde van de maand is het gebruik van het hoge beveiligingsniveau van Prophix One om ervoor te zorgen dat belanghebbenden in uw organisatie alleen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben voor hun werk.

We hebben ook een uitgebreide maandafsluitingschecklist samengesteld om je te helpen bij alle stappen in het proces, van gegevensverzameling tot audits.

Conclusie: Versnel uw maandafsluiting met Prophix One™

Het implementeren van effectieve best practices voor maandafsluiting kan uw maandafsluitingsproces veranderen van een stressvolle klus in een gestroomlijnde operatie.

Door veelvoorkomende problemen aan te pakken, zoals datadiscrepanties, slechte communicatie en beveiligingsproblemen, kunt u de nauwkeurigheid, efficiëntie en samenwerking verbeteren.

Klaar om het platform te verkennen dat u nodig hebt om uw maandafsluiting te versnellen? Bekijk de koopgids voor het ultieme financiële platform.