9 best practices voor een efficiënt financieel consolidatieproces

Elke branche heeft jaarlijks processen die een aanzienlijke hoeveelheid handmatig werk, een aanzienlijke investering in middelen en naleving van lokale voorschriften met zich meebrengen. Fabrikanten moeten veiligheidsmaatregelen herzien, restaurants krijgen te maken met gezondheids- en veiligheidsinspecties en leveranciers moeten hun inventaris herzien. Voor veel organisaties is een andere belangrijke taak het financiële consolidatieproces.

Hoewel dit proces moeilijk en tijdrovend kan zijn, zijn er manieren om consolidaties te verbeteren en te stroomlijnen. Dit maakt het leven van het consolidatieteam eenvoudiger, geeft leidinggevenden betere gegevens om mee te werken en houdt organisaties compliant.

In dit artikel onderzoeken we hoe een verbeterd financieel consolidatieproces eruit ziet, inclusief 9 best practices die je vandaag al kunt toepassen.

Wat is het financiële consolidatieproces?

Het financiële consolidatieproces omvat het verzamelen, aanpassen en combineren van transactie- en grootboekgegevens van dochterondernemingen en het moederbedrijf in een reeks financiële rapporten. Dit proces omvat meestal het consolideren van financiële overzichten zoals de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht. Afhankelijk van de complexiteit en de gebruikte financiële software, kan consolidatie enkele dagen tot enkele weken duren.

Financiële consolidatie is essentieel wanneer een bedrijf en zijn dochterondernemingen als één economische entiteit opereren en voldoen aan wettelijke vereisten zoals GAAP of IFRS. Het primaire doel is om een volledig beeld te geven van de financiële gezondheid en prestaties van het bedrijf, ter ondersteuning van nauwkeurige rapportage en geïnformeerde besluitvorming.

Waarom is financiële consolidatie belangrijk?

Het financiële consolidatieproces is belangrijk omdat het een holistisch beeld geeft van de prestaties van de organisatie, wat strategische besluitvorming en naleving van wettelijke vereisten ondersteunt.

Veel financiële leiders vinden het financiële consolidatieproces echter een uitdaging vanwege problemen met:

• Het handmatig verzamelen en manipuleren van gegevens in Excel
• Het combineren van gegevens uit verschillende boekhoudsystemen
• Het bijhouden van de vereiste rapportagefrequentie en strakke deadlines
• Het begrijpen van verschillen tussen lokale en groeps boekhoudstandaarden en valuta's
• Het verminderen van auditkosten en -tijdlijnen
• Diep in gegevens duiken en afwijkingen verklaren
• Vertrouwen hebben in gerapporteerde resultaten

Deze hindernissen kunnen leiden tot het niet halen van deadlines voor wettelijke rapportage, wat kan resulteren in boetes en reputatieschade, slecht beheer van gegevens door een gebrek aan inzicht in KPI's, meer auditrisico's en factureerbare uren, en slechte zakelijke beslissingen door foutieve gegevens.

Om u te helpen deze obstakels te overwinnen, hebben we hieronder 9 best practices beschreven die u kunt toepassen op uw financiële consolidatieproces.

9 best practices om uw financiële consolidatieprocessen te stroomlijnen

Het financiële consolidatieproces kost veel tijd en moeite en gaat vaak gepaard met spreadsheets en veel handmatig werk. Maar met een beetje voorbereiding, enkele vooruitdenkende aanpassingen en de juiste software kun je efficiënter consolideren.

Prophix One, een Financial Performance Platform, is ontworpen om het financiële consolidatieproces te ondersteunen door handmatige taken zoals gegevensinvoer en audit trails te automatiseren, zodat je aanpasbare rapporten kunt maken die een duidelijk beeld geven van de financiële situatie van je organisatie, zonder onnauwkeurigheden in de gegevens.

Laten we eens kijken naar negen manieren om uw huidige aanpak van financiële consolidatie te verbeteren, met tips over hoe u Prophix One kunt gebruiken, zodat u vertrouwen hebt in uw gerapporteerde resultaten.

1. Bepaal het niveau van unificatie dat u nodig hebt

Niet alle financiële consolidatieprocessen zijn gelijk, omdat niet alle organisaties dezelfde behoeften hebben. Over het algemeen zijn er drie niveaus van eenwording nodig voor het financiële consolidatieproces: harmonisatie, convergentie en volledige eenwording.

• Harmonisatie houdt in dat processen op elkaar worden afgestemd en dat er een gemeenschappelijk referentiepunt wordt vastgesteld, waardoor afstemmingstaken gemakkelijker worden.
• Convergentie bestaat uit het bouwen van managementrapportageprocessen in een gemeenschappelijke tool en het volgen van een gedeeld referentiekader, terwijl verschillende processen door afzonderlijke teams worden geleid.
• Volledige eenwording is gericht op het implementeren van één oplossing en één referentiekader met een samenhangend team dat zowel de wettelijke consolidatie als de managementrapportage leidt.

In de eerste stappen van het project wordt de doelgroep bepaald, waarbij in gedachten moet worden gehouden dat unified reporting duidelijke voordelen biedt op het gebied van kwaliteit en coherentie van gegevens, maar ook de flexibiliteit en capaciteit om mee te evolueren met uw behoeften beperkt. Bij volledige unificatie moeten zowel de consolidatie- als de managementrapporteringsteams mogelijk bepaalde concessies doen.

Hoe Prophix One helpt: Prophix One Intercompany Management stelt dochterondernemingen in staat om hun eigen matching en probleemoplossing op transactieniveau uit te voeren, waardoor het unificatieproces wordt versneld. Dit elimineert de noodzaak voor een tussenpersoon zoals een groepsaccountant, waardoor de governance en het financiële inzicht binnen uw financiële consolidatieproces worden verbeterd.

2. Begrijp uw rapportagebehoeften

Een van de belangrijkste dingen die het financiële consolidatieproces doet, is bergen gegevens van meerdere dochterondernemingen omzetten in duidelijke, gedetailleerde rapporten. Deze gegevens zijn vaak voor intern gebruik en moeten voldoen aan lokale wet- en regelgeving zoals GAAP of IFRS. Dat betekent dat je, voordat je aan financiële consolidatie begint, precies moet weten wat je rapportagebehoeften zijn.

Als je dit niet doet, kan dit ertoe leiden dat je halverwege je consolidatieproces plotseling moet veranderen, omdat je nieuwe vereisten of verzoeken van leidinggevenden te horen krijgt. In het beste geval heb je meer werk dan je misschien had gedacht, waardoor je budget uitzet. In het ergste geval moet je opnieuw beginnen.

Gegevensnauwkeurigheid en -integriteit zijn ook even belangrijk voor de rapportage, zodat u fouten kunt voorkomen die de kwaliteit van uw rapporten in gevaar kunnen brengen. Daarnaast zorgt communicatie met belanghebbenden ervoor dat al uw rapportagebehoeften en -verwachtingen duidelijk worden begrepen en vervuld.

Hoe Prophix One helpt: MetProphix One kunt u het maken en distribueren van rapporten automatiseren en wijzigingen aanbrengen die dynamisch in alle rapporten worden weergegeven. Krijg direct inzicht in verschillen in de tijd of tussen dochterondernemingen en voldoe aan de wettelijke vereisten met vooraf gemaakte sjablonen. Prophix One is ook schaalbaar, zodat u zich kunt aanpassen aan de groeiende behoeften van uw bedrijf, met meer dochterondernemingen of veranderende rapportagevereisten.

3. Creëer een gemeenschappelijk referentiekader

Aangezien de meeste bedrijven het financiële consolidatieproces alleen op bepaalde momenten van het jaar uitvoeren (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks), is er niet per se een stimulans om veel tijd te besteden aan het duidelijk definiëren van processen. Het is zelfs zo dat veel bedrijven nog steeds uitsluitend spreadsheets gebruiken voor financiële consolidatie en gewoon doorwerken tot het klaar is, wat kan leiden tot fouten door handmatige gegevensinvoer, gebrek aan versiebeheer en problemen bij de samenwerking. Maar zonder duidelijke regels, gestandaardiseerde tools en een gemeenschappelijk referentiekader voor de teams die de financiële consolidatie van dochterondernemingen uitvoeren, loop je het risico op kostbare fouten en dubbel werk.

Een gemeenschappelijk referentiekader voor alle betrokkenen is essentieel voor het stroomlijnen en versnellen van uw financiële consolidatieproces. Dat kan betekenen dat je de voorkeur geeft aan een volledig geïntegreerd platform voor financiële consolidatie boven spreadsheets, het opstellen van best practices voor details zoals intercompany reconciliatie en zelfs het standaardiseren van controleprocessen. Dit kan fouten, inconsistenties en tegenstrijdig werk tijdens het hele proces voorkomen.

Hoe Prophix One helpt: Prophix One, een Financial Performance Platform, combineert al uw financiële consolidatieprocessen, inclusief reconciliatie van rekeningen, intercompany eliminaties en rapportage in één uniforme interface om het eenvoudiger te maken om processen te herzien en belanghebbenden erbij te betrekken, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren, de samenwerking te verbeteren en realtime inzichten te verschaffen, die cruciaal zijn voor strategische besluitvorming.

4. Investeer in samenwerkingstools

Te vaak zitten teams die aan het financiële consolidatieproces werken opgesloten in silo's; hun werk is volledig onafhankelijk van dat van anderen en weinig mensen kunnen zien wat er in elke fase gebeurt. Dit komt omdat het niet vanzelfsprekend is om processen op te bouwen die naadloos op elkaar aansluiten. De meeste organisaties verwachten dat elk team vanuit spreadsheets werkt en de informatie opvraagt die ze nodig hebben. Als ze dan klaar zijn met hun deel van het proces, sturen ze hun werk door naar degene die de volgende fase afhandelt.

Om het financiële consolidatieproces te versnellen, moeten belangrijke uitdagingen worden aangepakt, zoals ongelijksoortige gegevensbronnen, verschillen in gegevensindeling en -kwaliteit en een gebrek aan consistentie en samenwerking.

Zoek bij het plannen van je financiële consolidatieproces naar manieren om elke fase met elkaar te verbinden, zodat je teams niet in silo's hoeven te werken. Dit kan op verschillende manieren, van het verruilen van spreadsheets voor geavanceerdere tools die real-time samenwerking mogelijk maken tot het plannen van regelmatige check-ins tussen teams, of zelfs het aanstellen van een speciale projectmanager om iedereen soepel te laten samenwerken.

Lees meer over de verschillen tussen financiële consolidatiesoftware en spreadsheets.

Hoe Prophix One helpt: Prophix One Data Integration combineert gegevens van al uw dochterondernemingen tot één enkele versie van de waarheid die belanghebbenden kunnen gebruiken om resultaten te valideren en te beoordelen, zodat u een holistisch beeld krijgt van de prestaties van uw bedrijf. Kant-en-klare connectoren en API's vereenvoudigen en stroomlijnen ook de integratie van financiële gegevens, waardoor u sneller waarde creëert en eenvoudig nieuwe dochterondernemingen of bedrijfsstructuren kunt toevoegen. Daarnaast heeft Prophix One ingebouwde beveiliging, zodat relevante financiële gegevens alleen worden getoond aan degenen die de benodigde rechten hebben.

5. Voldoen aan compliance standaarden

Het financiële consolidatieproces is complex en omvat vele stappen - van het verzamelen van gegevens tussen afdelingen tot het correct consolideren ervan - dus het is cruciaal om de juiste software te hebben om ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de lokale boekhoudregels. Dit kan met name een uitdaging zijn wanneer dochterondernemingen in verschillende landen met verschillende valuta's en regelgevingen opereren. Op de hoogte blijven van wijzigingen in de regelgeving is essentieel om de naleving te handhaven en mogelijke boetes te vermijden.

Hoe Prophix One helpt: Prophix One Account Reconciliation standaardiseert processen door gegevens uit lokale boekhoudsystemen te integreren, aansluitingen te centraliseren om de nauwkeurigheid te verbeteren en het vertrouwen in de gerapporteerde cijfers te vergroten. U kunt ook gestructureerde workflows opzetten zodat elke dochteronderneming haar eigen reconciliatieproces kan beheren. Dit helpt de last van meerdere valuta en verschillende wettelijke vereisten te verlichten. Prophix One biedt ook controletrajecten en biedt transparantie en traceerbaarheid voor alle wijzigingen, wat nodig is voor compliance- en auditdoeleinden.

6. Evalueer uw IT-architectuur

In het financiële consolidatieproces omvat de front-end de tools, processen en vergaderingen die beschikbaar zijn voor de teams die de consolidatie uitvoeren. De achterkant is de IT-architectuur die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Wanneer u uw volgende financiële consolidatieproces plant, overweeg dan deze manieren om de IT-architectuur te verbeteren die uw proces mogelijk maakt:

• Onderzoek en implementeer integraties die uw financiële consolidatieplatform verbinden met de tool die besluitvormers gebruiken. Of, nog beter, koop een tool die beide kan.
• Kies uw financiële consolidatietool zorgvuldig. Hoewel spreadsheets nog steeds de standaardkeuze zijn voor veel organisaties, kan speciale software voor financiële consolidatie, zoals Prophix One, je processen stroomlijnen en tegelijkertijd native rapportageoplossingen bieden.
• Houd rekening met de hoeveelheid gegevens die je moet verwerken tijdens de financiële consolidatie. Afhankelijk van de grootte van je organisatie kun je te maken krijgen met miljoenen records, en niet alle software kan zoveel gegevens aan.

7. Betrek het managementteam erbij

Het kan lastig zijn om te weten hoeveel je je managementteam erbij moet betrekken, omdat te veel betrokkenheid het financiële consolidatieproces kan vertragen. Zonder duidelijke richtlijnen is het heel goed mogelijk dat je managementteam voortdurend verzoeken om ondersteuning ontvangt, waardoor ze hun eigen belangrijke werk moeten onderbreken. Of, erger nog, ze worden misschien helemaal niet geraadpleegd.

Wanneer je je financiële consolidatieproces stroomlijnt, moet je overwegen hoe je het managementteam erbij moet betrekken door duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen. Als je financiële consolidatie verenigt, moet je structurele keuzes maken die van invloed zijn op managers en hun teams in alle dochterondernemingen. Deze duidelijkheid voorkomt overlap en zorgt ervoor dat de leden van het managementteam weten wanneer en hoe ze een effectieve bijdrage kunnen leveren. Het creëren van feedbacklussen kan ook nuttig zijn, zodat het management input kan geven en verbeteringen aan het proces kan voorstellen.

Hoe Prophix One helpt: De rapportage van Prophix One automatiseert de distributie van rapporten naar de managementteams, zodat ze kunnen bijdragen aan het financiële consolidatieproces en duidelijke communicatiekanalen tot stand kunnen brengen tussen het leiderschap en het consolidatieteam. Gepersonaliseerde dashboards geven leidinggevenden realtime inzicht in de bedrijfsprestaties, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen zonder dat ze volledige gegevensconsolidatie van dochterondernemingen nodig hebben.

8. Taken voor financiële consolidatie automatiseren

Het financiële consolidatieproces berust vaak op te veel handmatig werk, wat kostbare uren kan opslokken. Door te zoeken naar mogelijkheden om je eigen proces te automatiseren, kun je het in een fractie van de tijd doen. Dit vermindert de hoeveelheid gegevensinvoer en rapportagefouten, waardoor je met vertrouwen strategische beslissingen kunt nemen. Automatisering biedt ook schaalbaarheid, waardoor je proces kan meegroeien met de organisatie en toenemende gegevensvolumes en complexiteit kan beheren zonder extra inspanning.

Toegang tot gegevens in realtime wordt een belangrijk voordeel, waardoor je beter kunt reageren op veranderingen in de markt en de besluitvorming wordt verbeterd. Het automatiseren van uw financiële consolidatieproces verbetert ook de gereedheid voor audits door consistente en nauwkeurige records te handhaven.

Hoe Prophix One helpt: Prophix One Financiële Consolidatie kan omgaan met grote datavolumes en complexe consolidatiestructuren om tijd vrij te maken voor andere strategische prioriteiten. Verwijder de complexiteit van consolidatie door het automatiseren van processen zoals multi-currency vertalingen en sub-consolidatie, het waarborgen van multi-GAAP en IFRS compliance, en nog veel meer, waardoor er minder behoefte is aan dure aanpassingen.

9. Implementeer een robuuste software voor financiële consolidatie

Door het implementeren van robuuste software voor financiële consolidatie is het niet langer nodig om gegevens uit meerdere spreadsheets en andere ongelijksoortige systemen samen te stellen en te valideren, waardoor het voor organisaties met complexe activiteiten eenvoudiger wordt om hun processen efficiënt te stroomlijnen. Een belangrijk voordeel van financiële consolidatiesoftware is de integratie met bestaande ERP- en boekhoudsystemen, waardoor handmatige invoer verder wordt teruggedrongen.

Een gebruiksvriendelijke interface verbetert ook de acceptatie door gebruikers en verkleint de leercurve voor nieuwe gebruikers, waardoor de overgang van spreadsheets naar software soepeler verloopt.

Hoe Prophix One helpt: Zoals we hierboven in de best practices hebben beschreven, is Prophix One, een Financial Performance Platform, robuuste financiële consolidatiesoftware die losgekoppelde spreadsheets en systemen vervangt om uw financiële consolidatieproces efficiënter te maken.

Prophix: Efficiënt financieel consolidatieproces bij de hand

Als je je financiële consolidatieproces wilt versnellen, is investeren in de juiste technologie een game changer. En het grootste voordeel van allemaal: financiële consolidatiesoftware helpt je om vooruit te komen. Je kunt gegevens bekijken en cruciale zakelijke beslissingen vooraf nemen met alle inzichten binnen handbereik.

Neem deze Prophix One-gebruikers als voorbeeld - met Prophix One Financiële Consolidatie:

• Rent-A-Port kan multidimensionale analyses uitvoeren op basis van projecten en regio's.
• Pictect kan snel nieuwe bedrijven toevoegen aan hun consolidatiekring.
• Jan De Nul Group verbeterde de betrouwbaarheid van hun geconsolideerde rekeningen.

Prophix One, een Financial Performance Platform, stroomlijnt elke stap van het financiële consolidatieproces, van gegevensverzameling tot transformatie, aanpassingen en rapportage. Het is gebouwd met elk lid van het Office of CFO in gedachten.