8 best practices voor personeelsplanning

Mensen behoren tot de belangrijkste activa van uw bedrijf. Zij zetten zich dag in dag uit in om de doelen en missie van uw organisatie te realiseren. En hoewel goede werknemers aan de basis liggen van elk succesvol bedrijf, is personeel nog steeds een van de belangrijkste kostenposten voor het runnen van een bedrijf. Om ervoor te zorgen dat u het meeste waar voor uw geld krijgt en er tegelijkertijd voor te zorgen dat elke noodzakelijke rol wordt ingevuld, is een proces nodig dat personeelsplanning wordt genoemd.

Wat is personeelsplanning?

Planning van het personeelsbestand is een datagestuurd proces dat neerkomt op het minimaliseren van de bedrijfskosten die gepaard gaan met uw personeelsbestand, terwijl de waarde die het personeel voor het bedrijf oplevert wordt gemaximaliseerd. Het gaat er niet alleen om meer te halen uit uw bestaande werknemers, maar ook om uw wervingsproces te optimaliseren, uw talentbehoeften nauwkeurig te voorspellen en het personeelsverloop op een beheersbaar niveau te houden - vooral voor functies met een hoge waarde.

Wat is personeelsplanningssoftware?

Software voor personeelsplanning levert u de gegevens die u nodig hebt om de personeelsbehoeften van uw organisatie goed te evalueren, plannen te maken voor de toekomst en te reageren op plotselinge veranderingen in de markt, zoals opkomende tegenwind in de hele sector.

Deze software kan vele vormen aannemen. Een financieel prestatieplatform kan bijvoorbeeld gemakkelijk omgaan met de personeelsplanning voor grote bedrijven met een complexe organisatiestructuur. Projectbeheertools met ingebouwde functies voor personeelsplanning moeten daarentegen alleen worden gebruikt op projectbasis of voor zeer kleine organisaties.

Personeelsplanning vs. headcount planning vs. personeelsplanning

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, vooral door mensen die niet zo bekend zijn met personeelsplanning. Hoewel er enige overlap is, is er een belangrijk verschil tussen personeelsplanning en de andere twee termen dat kan helpen om duidelijkheid te scheppen. Planning van het personeelsbestand en personeelsplanning zijn beide elementen van personeelsplanning, elk gericht op een specifiek onderdeel.

• Bij headcount planning gaat het om het nauwkeurig tellen van het aantal en het soort werknemers in een bedrijf. Deze telling wordt vergeleken met de steeds veranderende behoeften van de organisatie om te voorkomen dat er ernstige gaten ontstaan.
  
• Personeelsplanning is vooral gericht op het voldoen aan de eisen van specifieke projecten en teams. Je kunt personeelsplanning zien als een initiatief dat meer op strategisch niveau plaatsvindt, terwijl personeelsplanning inzoomt op team- en projectniveau.

8 best practices voor personeelsplanning

Net als elk ander organisatieomvattend proces kan personeelsplanning een uitdaging zijn en veel middelen vergen. Hier zijn enkele best practices om er het beste uit te halen.

1. Bepaal uw huidige personeelsbestand

Voordat u begint met het plannen van uw personeelsbestand, moet u ervoor zorgen dat uw personeelsbestand accuraat is. Of u nu in een grote organisatie werkt of in een organisatie die snel groeit, het aantal medewerkers kan van week tot week veranderen. Zorg ervoor dat u uw personeelsbestand bijwerkt voordat u initiatieven neemt voor personeelsplanning.

2. Uitval voorspellen

Veel factoren kunnen ervoor zorgen dat uw personeelsbestand sneller afneemt dan dat het kan worden vervangen. Hierop anticiperen is essentieel. Organisaties die goed presteren, maken gebruik van data-analyse om het risico op verloop, pensionering en personeelsmobiliteit te bepalen. Ze evalueren ook externe economische omstandigheden om te voorspellen wat werknemers zouden kunnen doen. Door rekening te houden met deze variabelen kunt u het risico van het personeelsaanbod bepalen en, indien gewenst, gebieden en functies met een hoog risico selecteren voor behoud.

3. Vraag voorspellen

Naarmate de marktomstandigheden veranderen, is het belangrijk om je af te vragen hoe de behoeften van je organisatie zullen veranderen in de komende weken, maanden en jaren. Als je in staat bent om de antwoorden op deze vragen nauwkeurig te voorspellen, kun je een fortuin besparen op aanwervingskosten en personeelskosten, terwijl je ervoor zorgt dat je organisatie nog steeds voldoende personeel heeft om de productiviteit op peil te houden. De kern van succesvolle vraagvoorspelling wordt gevormd door op drivers gebaseerde processen. Deze drivers moeten relevant zijn voor uw branche. Callcenters kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van ontvangen telefoontjes, magazijnen van geloste vrachtwagens en professionele dienstverleners van gefactureerde uren als personeelsdrivers.

4. Voer een kloofanalyse uit

Het eindresultaat van personeelsplanning is het hebben van de juiste combinatie van mensen en vaardigheden die de organisatie nodig heeft om haar doelen te bereiken. Een kloofanalyse draait om het identificeren en detailleren van de kloof tussen het huidige personeelsbestand en de mix van vaardigheden van de organisatie en waar het moet zijn. Van daaruit kunnen leiders beter geïnformeerde beslissingen nemen over het personeelsbestand van de organisatie, van aanwerving tot herstructurering van het bedrijf.

5. Scenario's voor personeelsplanning uitvoeren

Nauw verwant aan de kloofanalyse is het uitvoeren van planningscenario's voor het personeelsbestand. Van alle best practices voor personeelsplanning is scenarioplanning misschien wel het meest kritisch in tijden van verandering en opschudding. Enkele variabelen waarmee rekening moet worden gehouden bij het voorbereiden van een scenarioanalyse voor het personeelsbestand zijn:

• Verhouding tussen contractanten en uitbestede werknemers en interne werknemers
• Verhouding fulltimers en parttimers
• Verhuizingen, openingen en sluitingen
• Loonstrategie en loonsverhogingen
• Reorganisaties, promoties en zijdelingse overplaatsingen
• Veranderingen in productiviteit, opstarttijd en chauffeursratio's
  

Het doel van personeelsplanning is niet om uw optimale personeelsmix te vinden, maar om te begrijpen welke acties u kunt ondernemen wanneer bepaalde situaties zich voordoen op basis van een goed gestructureerd model.

6. Ontwikkel een wervingsplan en stel verwachtingen vast

Nadat je ervoor hebt gezorgd dat je personeelsbestand exact is, je de vraag en het verloop hebt voorspeld, je personeelsgat hebt geïdentificeerd en een paar scenario's hebt uitgevoerd, heb je genoeg gegevens om een robuust, grondig aanwervingsplan op te stellen. Dit stelt leiders in staat om werving en andere interne middelen te optimaliseren, terwijl ze de informatie hebben die ze nodig hebben om vragen te beantwoorden die teamleiders en afdelingshoofden kunnen hebben over specifieke keuzes bij het aannemen van personeel.

Dat komt omdat een op gegevens gebaseerd wervingsplan de beste manier is om verwachtingen te stellen en om te gaan met mogelijke bezwaren van teamleiders.

In plaats van een plan dat in een silo is ontworpen, kun je elk gegevenspunt laten zien dat in het ontwerp is meegenomen. Dit zorgt voor meer transparantie en stelt iedereen in staat om de strategie te begrijpen.

7. Integreer personeelsplanning in uw bedrijfsstrategie

Uw bedrijfsstrategie is al afhankelijk van tientallen, zo niet honderden datapunten. Dus waarom zou u de personeelsplanning daar geen onderdeel van maken? In de basis is personeelsplanning vergelijkbaar met het evalueren van vraag en aanbod in andere aspecten van uw bedrijf, maar dan voor uw werknemers. Hier volgen een paar voorbeelden van hoe personeelsplanning kan worden toegepast op uw bedrijfsstrategie

• Uw professionele dienstverlener ontvangt 50% meer offertes voor een specifieke dienst. Met behulp van personeelsplanning kunt u anticiperen op het aannemen van meer professionals die bekwaam zijn in die dienst om aan de vraag te voldoen.
• Een productiebedrijf komt er na het bekijken van zijn personeelsbestand achter dat het verloop in de zomer altijd toeneemt. Dit leidt tot meer overwerk, waardoor de winstgevendheid in de zomermaanden daalt. Leiders kunnen hier op de juiste manier op reageren.
• Een technologiebedrijf dat overvloedig geld heeft van een recente investering, moet zijn softwareontwikkelingsteam snel uitbreiden om zijn product drastisch te verbeteren en een opkomende markt te veroveren. Met de planning van het personeelsbestand kan het bedrijf elke dollar optimaal benutten en waar nodig herstructureren.

8. Denk aan de menselijke factor

Bij processen als personeelsplanning is het maar al te gemakkelijk om werknemers te zien als rollen, salarissen en kosten. Maar het is belangrijk om de mensen achter de rollen niet te vergeten. Dat betekent dat je alle beslissingen die voortkomen uit personeelsplanning met grote zorg moet behandelen en rekening moet houden met kwalitatieve factoren die niet in een spreadsheet kunnen worden getabelleerd.

Niet alle werknemers worden bijvoorbeeld door dezelfde dingen gemotiveerd. Terwijl sommigen van het ene bedrijf naar het andere springen om hun salaris te maximaliseren - wat betekent dat ze alleen maar regelmatige verhogingen nodig hebben om ze te behouden - worden anderen gemotiveerd door meer intrinsieke factoren, zoals de bedrijfswaarden waarin ze geloven.

Elk aspect van personeelsplanning moet op de een of andere manier rekening houden met de menselijke factor om mogelijke verrassingen te voorkomen die spreadsheets niet kunnen voorspellen.

Best-in-class personeelsplanning

Of u nu een wervingscampagne plant, uw bedrijf herstructureert of een specifieke vaardigheidskloof probeert op te vullen, in de eerste stadia is er meestal sprake van personeelsplanning. Maar om er zeker van te zijn dat u alle gegevens hebt die u nodig hebt, moet u het beste platform gebruiken dat beschikbaar is. Voor de meeste middelgrote tot grote bedrijven is dat Prophix. Bekijk hoe u Prophix kunt gebruiken voor personeelsplanning, personeelsplanning, financieel prestatiebeheer en meer.