6 tekenen dat je budgetteringssoftware nodig hebt

Spreadsheets vormen voor veel organisaties nog steeds de ruggengraat van het budgetteringsproces. En hoewel ze een aantal duidelijke voordelen hebben - ze zijn overal en relatief eenvoudig te gebruiken - moeten ze niet worden beschouwd als het eindpunt van budgetteringssoftware voor bedrijven. Als je nog geen budgetteringssoftware gebruikt, ben je waarschijnlijk al tegen een aantal serieuze problemen aangelopen die aangeven dat je er een nodig hebt.

Maar als je hulp nodig hebt bij het lezen van de signalen, kun je bij ons terecht.

Wat is budgetteringssoftware voor bedrijven?

Eenvoudig gezegd is zakelijke budgetteringssoftware alle budgetteringssoftware die speciaal is ontworpen voor bedrijven. Deze platforms kunnen vele vormen aannemen, met een breed scala aan functies, maar een focus op budgettering zou de kern moeten vormen.

Hoewel veel organisaties bijvoorbeeld beginnen met het gebruik van gratis of goedkope opties zoals Quickbooks en Freshbooks, schalen deze zelden mee met je organisatie. Al snel zul je merken dat je meer tijd kwijt bent aan het oplossen van de problemen die ze veroorzaken dan de tijd die je bespaard hebt door ze te gebruiken.

De 6 tekenen dat je bedrijf budgetteringssoftware nodig heeft

1. Budgettering duurt maanden

In veel organisaties kan het opstellen van een jaarlijkse begroting 25 dagen tot bijna twee maanden duren. Als die tijdlijn je kort in de oren klinkt, is dat een sterk signaal dat je huidige budgetteringssoftware voor bedrijven niet voldoet.

Budgettering is een tijd- en middelenintensief proces, zelfs voor KMO's met eenvoudige organisatiestructuren. Voeg daar dochterondernemingen, groepen en LLC's aan toe en het consolideren van alle informatie die je nodig hebt kan weken duren. Het afronden van je budget kan in deze omstandigheden gemakkelijk een heel kwartaal in beslag nemen, wat het moeilijk maakt om je aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.

Zakelijke budgetteringssoftware tip

Je budgetteringssoftware zou er op zijn minst voor moeten zorgen dat het niet langer duurt om je jaarbudget af te ronden. Maar verder zou het je moeten verlossen van een rigide, vast jaarlijks budgetteringsproces. Het gebruik van een Financial Performance Platform zoals Prophix kan je een constante stroom van financiële gegevens geven, wat essentieel is om sneller budgetten op te stellen en aan te passen indien nodig.

2. Je budget is niet flexibel

Als je in de financiële wereld werkt, ken je waarschijnlijk het volgende scenario:

Je bent net klaar met het opstellen van het jaarlijkse budget van je bedrijf als er iets belangrijks verandert en je het moet aanpassen. Als je spreadsheets gebruikt als budgetteringshulpmiddel, kan het maken van deze herzieningen een handmatig en tijdrovend proces zijn dat gevoelig is voor fouten bij het invoeren van gegevens, gebroken formules en andere problemen.

Bedrijven die hebben gekozen voor budgetteringssoftware voor bedrijven, zoals Financial Performance Management (FPM) software, kunnen reageren op veranderingen binnen en buiten het bedrijf, zoals schommelingen in de cashflow, prijswijzigingen, productlijnwijzigingen, verschuivingen in kapitaaltoewijzingen en organisatorische veranderingen.

De ontwikkeling van wendbare budgetteringsprocessen vermindert de kosten en tijd die besteed worden aan analyses, terwijl de kwaliteit van de besluitvorming toeneemt.

Financial Performance Management (FPM) software kan ook worden aangeduid als Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A), of Enterprise Performance Management (EPM) software.

Zakelijke budgetteringssoftware tip

Een van de grootste oorzaken van rigide budgetten? Verouderde of niet-beschikbare gegevens. Naarmate je bedrijf groeit, neemt de uitdaging om alle gegevens die je nodig hebt voor budgettering te consolideren exponentieel toe. Nieuwe processen moeten worden ingevoerd, nieuwe gegevensbronnen moeten worden verwerkt en nieuwe complicaties, zoals het omrekenen van vreemde valuta, moeten worden opgelost. De budgetteringssoftware van je keuze moet flexibele budgetten kunnen maken.

3. Te veel afdelingen zijn over hun budget heen

Het komt maar al te vaak voor dat budgettering in een silo gebeurt, vooral als je voornamelijk handmatige methoden gebruikt om gegevens te verzamelen en te verwerken. Als informatie maar in één richting stroomt - van de mensen voor wie je budgetteert naar de mensen die het budget opstellen - is het bijzonder moeilijk om realistisch te budgetteren.

Het resultaat? Afdelingen die over hun budget blijven gaan.

Hoewel er strengere controles kunnen worden ingevoerd om dit te voorkomen, zijn deze patronen eerder een signaal van onrealistische budgetten dan iets anders. En als je budgetteringsproces geen rekening houdt met enige flexibiliteit nadat de budgettering zelf is gedaan, dan zitten teams opgescheept met een moeilijke keuze: essentiële projecten niet opleveren of over het budget gaan.

Meestal kiezen ze voor het laatste.

Tip voor zakelijke budgetteringssoftware

Veel voorbeelden van speciale budgetteringssoftware voor bedrijven zijn gebouwd met gegevensintegratie als een kernfunctie - dit betekent de mogelijkheid om informatie uit meerdere bronnen te halen en deze te centraliseren in een platform waar budgetten effectief kunnen worden aangemaakt. Dit is essentieel om te voorkomen dat budgetten in een silo worden opgebouwd. Bekijk wat er beschikbaar is met je huidige oplossing en maak dit een belangrijk onderdeel bij het selecteren van budgetteringssoftware. Prophix stelt het CFO bijvoorbeeld niet alleen in staat om gegevens uit hun spreadsheets te halen, maar integreert ook naadloos met ERP-, CRM- en HRIS-systemen.

4. Uw bedrijf heeft een aanzienlijke groei doorgemaakt

Periodes van aanzienlijke groei en andere veranderingen zijn enorm positief voor je bedrijf, maar ze kunnen enorme hoofdpijn veroorzaken voor altijd terugkerende processen zoals budgettering.

Misschien is je organisatie gefuseerd met een ander bedrijf of heb je een nieuw filiaal geopend. Of misschien heb je net een enorme toename gezien in je klantenbestand en je inkomsten. Hoe dan ook, je hebt plotseling veel meer financiële gegevens om mee te werken en geheel nieuwe financiële overwegingen die budgettering veel complexer maken.

Deze overgangsperiodes kunnen vaak problemen met je huidige budgetteringssoftware aan het licht brengen of een alarmsignaal geven als je helemaal geen specifieke software hebt.

Merk op dat plotselinge veranderingen zoals deze niet de enige signalen zijn waar je op moet letten. Elke nieuwe klant, transactie of extra medewerker vergroot de hoeveelheid financiële gegevens die je moet verzamelen, analyseren en vertalen naar zakelijke beslissingen. Zelfs langzame en gestage groei kan onbeheersbaar worden als je niet over de juiste tools beschikt.

Zakelijke budgetteringssoftware tip

Als je momenteel zakelijke budgetteringssoftware gebruikt, zorg er dan voor dat je bijhoudt hoe effectief deze is in verschillende stadia van de groei van je organisatie. Je weet dat je een betere oplossing nodig hebt als de klachten over inefficiënte processen en rigide budgetten toenemen naarmate je bedrijf groeit.

Als je nog op zoek bent naar budgetteringssoftware voor je bedrijf, probeer dan te anticiperen op hoe je behoeften zullen veranderen naarmate je bedrijf groeit. Zo voorkom je dat je investeert in een platform dat niet met je meegroeit.

5. Je winstgevendheid daalt

Het komt maar al te vaak voor dat teams buiten het kantoor van de CFO staan te juichen als ze de inkomsten zien stijgen zonder de bredere financiële gezondheid van de organisatie in ogenschouw te nemen. Maar als financieel leider weet je dat als elke dollar aan inkomsten gepaard gaat met twee dollar aan uitgaven, je niet echt groeit.

Zonder de juiste tools voor budgettering komt het maar al te vaak voor dat organisaties onrealistische budgetten opstellen - vaak door gebrekkige gegevens. Soms leidt dat ertoe dat afdelingen hun budget overschrijden. Maar er zijn ook situaties waarin de winstgevendheid van de hele organisatie een klap krijgt.

Als je robuuste business budgeting software toevoegt aan je tool stack, kun je snel de bevindingen genereren die je nodig hebt om je organisatie winstgevend te houden - of op zijn minst te rapporteren over eventuele dalingen in de winstgevendheid.

Zakelijke budgetteringssoftware tip

De beste voorbeelden van zakelijke budgetteringssoftware geven het kantoor van de CFO de mogelijkheid om dashboards te maken voor zakelijke gebruikers, zodat iedereen zich beter bewust is van wat er allemaal bij komt kijken om de organisatie zo winstgevend mogelijk te houden zonder essentiële projecten op te offeren.

6. U doet vaak dubbel werk

Zonder zakelijke budgetteringssoftware zullen jaarlijkse budgettering en soortgelijke processen vaak gepaard gaan met gedecentraliseerde, gefragmenteerde teams die elk gegevens moeten verzamelen en de behoeften moeten voorspellen voor delen van de organisatie. Tenzij deze teams voortdurend met elkaar communiceren of gebruik maken van inherent collaboratieve tools, is de kans groot dat ze dubbel werk doen.

Zo exporteren ze dezelfde rapporten meerdere keren met kleine variaties, zoeken ze gegevens op die al door een ander team zijn verzameld of werken ze zelfs aan budgetten voor dezelfde afdelingen.

Dit resulteert in verspilde uren, een veel langer proces en frustratie omdat teams tegenstrijdige informatie proberen te consolideren. Als je je budgetteringsprocessen in één platform centraliseert, weten al je teams precies wie waar aan werkt.

Zakelijke budgetteringssoftware tip

Niet alle zakelijke budgetteringssoftware is gelijk en je moet op zoek gaan naar platforms die vanaf de basis zijn gebouwd voor samenwerkingsprocessen. Spreadsheets werken bijvoorbeeld niet echt samen, maar dat geldt ook voor de populairste budgetteringssoftware. Dit is een onderwerp dat je moet proberen te bespreken in verkoopgesprekken voor een oplossing die je wilt aanschaffen of die je moet testen als er een gratis proefperiode beschikbaar is.

Hoe All-Star Directories 6 dagen bespaarde met zakelijke budgetteringssoftware

Toen Michelle Ferris van All-Star Directories voor het eerst overwoog om budgetteringssoftware voor bedrijven te gaan gebruiken, waren zij en haar team dagen, zo niet weken, bezig met het opstellen van hun jaarlijkse begroting. Haar team moest al hun tijd besteden aan het verzamelen en analyseren van gegevens. Michelle wist dat er een betere manier was om het budgetteringsseizoen aan te pakken, zodat haar team zich op belangrijkere dingen kon richten, zoals op een fatsoenlijk tijdstip het kantoor verlaten en tijd doorbrengen met het gezin.

Gefrustreerd en klaar voor verandering begonnen Michelle en haar team de voor- en nadelen van een budgetteringsoplossing te overwegen. Michelle wilde haar team de vrijheid geven om zich te concentreren op wat echt belangrijk is, zowel op het werk als daarbuiten.

Na de implementatie van Financial Performance Management (FPM)-software als oplossing voor hun budgetteringsproblemen, bespaardeAll-Star Directories 6 volle dagen werk aan hun budgetteringsproces. Michelle's team kan hun budget nu in een paar uur afronden, waardoor ze meer tijd overhouden voor strategische analyses.

Michelle en haar team genieten nu van een betere balans tussen werk en privé in plaats van te stressen over het budgetteringsseizoen. Ze zijn ervan overtuigd dat hun budgetten nauwkeurig, actueel en geautomatiseerd zijn, waardoor het team na wat welverdiende vrije tijd meer strategische projecten kan aanpakken.

Wil je meer weten over het succes van Michelle met budgetteringssoftware voor bedrijven? Lees de casestudy van All-Directories hier.

Kies de juiste budgetteringssoftware voor uw bedrijf

Spreadsheets dumpen en overstappen op budgetteringssoftware voor bedrijven is een slimme zet. Het halve werk is echter het herkennen van de signalen die aangeven dat je budgetteringssoftware nodig hebt.

Neem een voorbeeld aan All-Star Directories: budgetteringssoftware kan tijd besparen en is hulpbronvriendelijk. De juiste kiezen voor jouw bedrijf? Dat is essentieel.

Wil je je verder verdiepen in budgetteringssoftware voor jouw bedrijf? Bekijk dan de 21 beste zakelijke budgetteringssoftware voor CFO's.