6 dingen die je eindejaarsafsluiting vertragen

Voor je het weet is het weer tijd voor de jaarafsluiting. Het is een lang proces dat lange uren met zich meebrengt, misschien ook in het weekend, waarin je gegevens verzamelt, verwerkt, valideert en rapporten opstelt. Het is hard werken dat er niet eenvoudiger op wordt door de vele factoren die het eindejaarsproces vertragen. Hier is een lijst met zes uitdagingen voor een snelle jaarafsluiting - en goede tips om het sneller te laten verlopen.

Uitdaging 1: Gebrek aan training

Wanneer medewerkers niet goed zijn opgeleid om de systemen te gebruiken en de processen te hanteren, vertraagt de jaarafsluiting. Hoe beter de medewerkers de oplossingen kennen, hoe sneller het gaat. Uiteraard is het belangrijk om nieuwe medewerkers op te leiden, maar je zou ook jaarlijkse opfriscursussen moeten overwegen voor iedereen in de financiële functie. Dit helpt om iedereen volledig bij het proces te betrekken.

Uitdaging 2: Geen steun van het topmanagement

Het is cruciaal dat het management een snelle jaarafsluiting steunt en er prioriteit aan geeft om iedereen het belang van dit proces te laten zien. Als dit niet het geval is, wordt de eindejaarsafsluiting alleen maar gezien als tijdverspilling. En als de eindejaarsafsluiting wordt gezien als een vervelende, tijdrovende en zinloze taak, zullen werknemers mogelijk verzuimen om gegevens op tijd in te dienen.

Uitdaging 3: Verschillende IT-oplossingen

Het is een nadeel als meerdere IT-oplossingen worden gebruikt op verschillende afdelingen. Het neemt kostbare tijd weg van strategisch werk wanneer medewerkers op de financiële afdeling gegevens uit meerdere bronnen moeten verwerken en verzamelen.

Uitdaging 4: Ongeschikte oplossingen

Het werken met verschillende incompatibele oplossingen brengt veel handmatig werk met zich mee, wat ook de jaarafsluiting vertraagt. Dit wordt nog gecompliceerder wanneer je gedwongen wordt om in te loggen op verschillende oplossingen om gegevens op te halen die later in een nieuw systeem worden opgeslagen.

Uitdaging 5: Onvoldoende communicatie

Wanneer het management er niet in slaagt om duidelijk te communiceren naar de rest van de organisatie, kan dit er ook voor zorgen dat de eindejaarsafsluiting langer duurt. Gebrek aan communicatie is een kogelvrije manier om het indienen van gegevens door andere afdelingen te vertragen. Met andere woorden: laat elke betrokken medewerker weten wat de deadline is en waarom dit belangrijk is.

Uitdaging 6: Slechte dialoog met accountants

Als je niet regelmatig vergadert of slechts zelden communiceert met je accountant, kun je problematische kwesties misschien niet aanpakken voordat het te laat is.

Voordelen van een snelle jaarafsluiting

Een snelle jaarafsluiting zal in de eerste plaats de handmatige werklast voor het financiële kantoor verlichten, zodat ze meer tijd hebben voor bedrijfsontwikkelingstaken. Een snelle jaarafsluiting laat ook zien dat het bedrijf zijn verantwoordelijkheid serieus neemt om intern en extern te rapporteren over de financiële situatie. Als de financiële afdeling de juiste technieken heeft geïmplementeerd om de jaarafsluiting sneller uit te voeren, is de financiële informatie sneller beschikbaar. Dit stelt besluitvormers in staat om snelle en weloverwogen beslissingen te nemen. Het biedt ook een betere mogelijkheid om vooruit te kijken en plannen te maken voor de toekomst.