5 tips en trucs om het meeste uit de gebruikersconferentie van dit jaar te halen

Het plannen van onze jaarlijkse gebruikersconferentie begint bijna net zo snel als het evenement van vorig jaar is afgelopen. Bij Prophix beginnen we dit proces met het evalueren van onze ervaring als gastheer en het vergelijken van onze percepties met de feedback van de deelnemers.

Ik netwerk ook met andere evenementplanners en bekijk online commentaar van experts uit de branche. Dit helpt me om een conferentie te ontwikkelen die een waardevol rendement oplevert voor uw investeringen. Net zoals ik ervoor probeer te zorgen dat gasten zich welkom voelen in mijn huis, wil ik ervoor zorgen dat uw ervaring op de conferentie aangenaam is.

Mijn ervaring is dat de manier waarop een deelnemer een conferentie benadert, zijn of haar ervaring aanzienlijk kan beïnvloeden. Hier zijn enkele tactieken die deelnemers helpen om maximale waarde op te leveren:

• Lees de agenda van tevoren Velen van jullie hebben de agenda bekeken toen jullie je inschreven. Je hebt voorrang gegeven aan de sessies die je wilde bijwonen en een RSVP gestuurd voor de avondactiviteiten(hopelijk!). Maar dat is misschien al een tijdje geleden. Als je de agenda nog eens bekijkt, zie je misschien een onderwerp dat niet direct van invloed is op jouw rol, maar waar je wel nieuwsgierig naar bent. Mentale notities maken over de agenda zal je voorbereiden op informele gesprekken wanneer je collega-deelnemers of leden van het Prophix-team ontmoet.

• Probeer vooraf 1/1 vergaderingen in te plannen De gebruikersconferentie is een van die zeldzame gelegenheden waar klanten toegang hebben tot het hele Prophix-team. Als je nu al weet dat je hun oor nodig hebt, probeer dan een vergadering met hen in te plannen. Ze willen je feedback. Ze willen horen over je uitdagingen, je innovaties en successen. Hoewel ze zich altijd beschikbaar zullen stellen tijdens de conferentie, kun je door van tevoren tijd met ze in te plannen ervoor zorgen dat ze voorbereid zijn om je vragen ter plaatse te beantwoorden, zonder dat je na de conferentie een follow-up hoeft te doen.

• Stel vragen tijdens de sessies die je bijwoont Wees niet verlegen om vragen te stellen. Sterker nog, ik weet dat bijna elke spreker graag wil weten of zijn inhoud relevant en waardevol is. Soms is er meer uitleg nodig.

• Neem visitekaartjes mee Dit is een no-brainer. Comfortabele schoenen zijn ook altijd een goed idee.

• Doe mee aan de avondactiviteiten Soms hebben deelnemers me verteld dat ze andere plannen maken voor de conferentie buiten de uren. Soms gaan ze op bezoek bij een vriend of familielid die in de buurt van de conferentie woont. Maar veel netwerken gebeurt 's avonds, vaak spontaan. Bij het plannen van deze avondevenementen is het mijn doel om deelnemers een ervaring te bieden die uniek is voor jou, gebouwd met de unieke geschiedenis en cultuur van de stad in gedachten. Mis het niet!

Ik weet zeker dat er nog een aantal tips zijn die we aan deze lijst kunnen toevoegen. Sterker nog, als je andere ideeën of ervaringen hebt, hoor ik het graag. Zoals ik hierboven al zei, ben ik erg trots op het plannen van deze conferentie en mijn doel is altijd om een evenement te creëren dat je zo waardeert en waar je zoveel van geniet dat je er jaar na jaar terugkomt. Washington D.C. is een van de meest legendarische en fascinerende steden ter wereld. Met uw steun kunnen we van de conferentie van dit jaar een historische conferentie maken.

Door Katarina Radivojcevic

Marketing evenementenplanner, Prophix