5 manieren om op tijd gegevens van de verkoopafdeling te krijgen

U bent klaar om verkoopprognoses te berekenen, maar u kunt niet beginnen. De gegevens zijn niet ingediend. Dus besteed je tijd aan bellen, e-mailen en misschien sta je zelfs op van achter je bureau om naar de verkoopafdeling te lopen en om de gegevens te vragen. Eindelijk zijn de gegevens er en kun je beginnen met berekenen. Dan klopt er iemand op je deur en vraagt: "Mag ik even snel naar binnen om een getal te veranderen...?" De gegevens worden weer uitgesteld. En jij? U wacht. Nog een keer. Komt dit scenario je bekend voor? Onze klanten vertellen ons dat het niet op tijd ontvangen van gegevens het grootste probleem is in het budgetproces. Elke maand is de financiële functie als het ochtendverkeer: traag en frustrerend. Hoe los je dit op? Hoe zorg je ervoor dat je collega's deadlines respecteren? Dit artikel geeft je vijf adviezen over wat het bedrijf kan doen om gegevens op tijd aan te leveren. We gebruiken de verkoopafdeling als voorbeeld - niet om de afdeling aan de schandpaal te nagelen, maar om dit probleem beter te illustreren.

1: Laat het topmanagement er een prioriteit van maken

Het hoofd van de verkoopafdeling ziet misschien wel in dat het eerlijk is als vertegenwoordigers gegevens op tijd aanleveren en de financiële afdeling niet vertragen. Het is echter één ding om de verkoopdirecteur te laten instemmen met het op tijd leveren van gegevens, maar iets anders om daadwerkelijk actie te ondernemen naar aanleiding van deze belofte. Goede bedoelingen hebben de neiging te verdrinken in weerstand vanuit de agenda van de verkoopvertegenwoordiger. Voor hen is het belangrijkste om klanten te koesteren en te verkopen. Daar zijn ze voor aangenomen, daar blinken ze in uit en daar worden ze op afgerekend. Waarom zouden ze daar tijd voor uittrekken om een taak te doen die niets met hun eigenlijke werk te maken heeft en saai is? Een manier om met deze weerstand om te gaan is om het aan te kaarten bij het topmanagement. De CEO, CFO en het hoofd verkoop moeten "Lever gegevens op tijd" als prioriteit stellen voor de hele organisatie. Een topprioriteit maakt het acceptabel voor het verkoopteam om tijd te besteden aan activiteiten die niet direct gekoppeld zijn aan verkoop. En het geeft aan dat het consequenties heeft als ze gegevens niet op tijd leveren.

2: Bied een bonus voor tijdige levering van gegevens

Het is belangrijk om het topmanagement aan boord te hebben en een KPI (Key Performance Indicator) is een nuttig instrument om actie te ondernemen. Maar als je echte motivatie wilt opwekken, heb je een wortel nodig. In dit geval is de wortel een geldelijke bonus. Vooral verkopers zijn bekend met het concept van incentives, die een grote rol kunnen spelen bij het overtuigen om extra werk te verzetten. Bonussystemen kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillend worden opgezet. Hier is een voorbeeld van hoe het kan worden gedaan: Als een verkoopmedewerker de deadline van zijn prognoses X keer niet haalt, heeft dat een effect van Y op zijn bonus.

3: Maak het zo gemakkelijk mogelijk om gegevens in te leveren

De eerste twee suggesties richten zich op de verkoopafdeling en hoe deze te activeren. Het financiële kantoor moet echter ook een bijdrage leveren, zodat vertegenwoordigers de beste omstandigheden hebben om aan de eisen te voldoen. Hoe doe je dat? Allereerst moet het invoeren en aanleveren van gegevens eenvoudig zijn. In feite moet het aanleveren van gegevens net zo eenvoudig zijn als het bedienen van de koffieautomaat in de kantine. Het is niet gemakkelijk om in te loggen in een fancy en onbekend boekhoudsysteem met een moeilijk inlogproces als je de code nooit onthoudt en deze dus elke keer opnieuw moet instellen. Probeer bruikbaarheid eens te zien in relatie tot je collega's die niet elke dag met cijfers en financiën werken. Het beste zou zijn als de verkoopmedewerkers een spreadsheet kregen waarin ze drie getallen moesten invoeren en terugsturen. Een ander voorbeeld is het gebruik van een sjabloon (in Excel of een CPM-oplossing) die gemakkelijk te gebruiken is en duidelijke en voor zichzelf sprekende knoppen heeft. Dat gezegd hebbende, moet je voorzichtig zijn met oversimplificeren. Bruikbaarheid en eenvoud zijn een evenwichtsoefening. Te eenvoudige gegevens kunnen details en kwalificaties missen en daardoor onbruikbaar zijn in een verkoopprognose. Bovendien moeten gegevens met overwegingen worden geleverd. Er moet altijd worden nagedacht over welke 5, 10 of 20 klanten 80% van de omzet uitmaken. Er moeten overwegingen zijn van elke vertegenwoordiger over waarom ze volgend jaar 5% meer of minder zullen verkopen, enz.

4: Automatische meldingen instellen

We hebben allemaal drukke dagen en zelfs de besten onder ons vergeten wel eens een taak - vooral als deze taken buiten ons competentie- en interessegebied liggen. Een vierde idee om de verkoopafdeling te ondersteunen is het versturen van herinneringen en deadlines via e-mails. Het is duidelijk dat niemand meer e-mails nodig heeft, maar duidelijke communicatie kan verkopers helpen om hun agenda beter te plannen. Dit betekent dat je niet langer excuses hoeft te horen als "Ik ben het vergeten", "Ik wist niet dat er een deadline was" of "Ik was op vakantie" Automatische meldingen werken het beste. In Prophix kun je dit instellen in een automatische workflow. Dit bespaart de financiële afdeling tijd omdat je het maar één keer hoeft in te stellen. Je kunt overwegen om een grotere druk uit te oefenen door het hoofd verkoop en misschien zelfs de verkoopdirecteur te cc'en op herinneringsmails aan een vertegenwoordiger die een deadline is vergeten. Ontdek hoe je budgetproces efficiënter wordt met automatische workflows

5: Zorg voor snelle en efficiënte processen

De laatste suggestie om de beste omstandigheden te creëren om gegevens op tijd te ontvangen, is om snelle en efficiënte processen te hebben. Het mag niet te lang duren om een verkoopbudget en verkoopprognoses met bedrag en omzet te maken. Je moet je processen zo ontwerpen dat ze snel kunnen worden uitgevoerd. Korte processen zijn een centrale voorwaarde om ervoor te zorgen dat niemand wijzigingsverzoeken indient als gevolg van veranderingen in de markt. Een budget zou niet meer dan 2-3 weken in beslag mogen nemen en een voortschrijdend maandelijks prognoseproces zou in 5-8 werkdagen afgerond moeten zijn - hier zou het verzamelen van gegevens zelf niet meer dan 1-2 werkdagen in beslag mogen nemen. Als je een budgetproces of prognoseproces niet snel kunt afhandelen, zullen er snel vertragingen en ontbrekende gegevens optreden.

Slotopmerkingen

Het is geen gemakkelijk proces om interne procedures te veranderen - vooral niet tussen afdelingen. Je vergroot je kans op succes als je het probleem vanuit verschillende invalshoeken benadert, wat ook wordt weerspiegeld in de vijf adviezen:

• Managementprioriteit.
• concrete motivatiefactoren,
• bruikbaarheid,
• ondersteuning en
• snelle processen.

Dit betekent dat verkopers niet het gevoel hebben dat hen taken worden opgedrongen, maar in plaats daarvan ervaren dat ze worden verzorgd met financiële prikkels en ondersteuning. We hopen dat je iets aan ons advies hebt. Veel succes op je reis om gegevens op tijd te krijgen.