Download het BPM Partners-whitepaper
5 manieren om op tijd gegevens van de verkoopafdeling te krijgen
U bent klaar om verkoopprognoses te berekenen, maar u kunt niet beginnen. De gegevens zijn niet ingediend. Dus besteed je tijd aan bellen, e-mailen en misschien sta je zelfs op van achter je bureau o
juli 18, 20171: Laat het topmanagement er een prioriteit van maken
Het hoofd van de verkoopafdeling ziet misschien wel in dat het eerlijk is als vertegenwoordigers gegevens op tijd aanleveren en de financiële afdeling niet vertragen. Het is echter één ding om de verkoopdirecteur te laten instemmen met het op tijd leveren van gegevens, maar iets anders om daadwerkelijk actie te ondernemen naar aanleiding van deze belofte. Goede bedoelingen hebben de neiging te verdrinken in weerstand vanuit de agenda van de verkoopvertegenwoordiger. Voor hen is het belangrijkste om klanten te koesteren en te verkopen. Daar zijn ze voor aangenomen, daar blinken ze in uit en daar worden ze op afgerekend. Waarom zouden ze daar tijd voor uittrekken om een taak te doen die niets met hun eigenlijke werk te maken heeft en saai is? Een manier om met deze weerstand om te gaan is om het aan te kaarten bij het topmanagement. De CEO, CFO en het hoofd verkoop moeten "Lever gegevens op tijd" als prioriteit stellen voor de hele organisatie. Een topprioriteit maakt het acceptabel voor het verkoopteam om tijd te besteden aan activiteiten die niet direct gekoppeld zijn aan verkoop. En het geeft aan dat het consequenties heeft als ze gegevens niet op tijd leveren.2: Bied een bonus voor tijdige levering van gegevens

3: Maak het zo gemakkelijk mogelijk om gegevens in te leveren
De eerste twee suggesties richten zich op de verkoopafdeling en hoe deze te activeren. Het financiële kantoor moet echter ook een bijdrage leveren, zodat vertegenwoordigers de beste omstandigheden hebben om aan de eisen te voldoen. Hoe doe je dat? Allereerst moet het invoeren en aanleveren van gegevens eenvoudig zijn. In feite moet het aanleveren van gegevens net zo eenvoudig zijn als het bedienen van de koffieautomaat in de kantine. Het is niet gemakkelijk om in te loggen in een fancy en onbekend boekhoudsysteem met een moeilijk inlogproces als je de code nooit onthoudt en deze dus elke keer opnieuw moet instellen. Probeer bruikbaarheid eens te zien in relatie tot je collega's die niet elke dag met cijfers en financiën werken. Het beste zou zijn als de verkoopmedewerkers een spreadsheet kregen waarin ze drie getallen moesten invoeren en terugsturen. Een ander voorbeeld is het gebruik van een sjabloon (in Excel of een CPM-oplossing) die gemakkelijk te gebruiken is en duidelijke en voor zichzelf sprekende knoppen heeft. Dat gezegd hebbende, moet je voorzichtig zijn met oversimplificeren. Bruikbaarheid en eenvoud zijn een evenwichtsoefening. Te eenvoudige gegevens kunnen details en kwalificaties missen en daardoor onbruikbaar zijn in een verkoopprognose. Bovendien moeten gegevens met overwegingen worden geleverd. Er moet altijd worden nagedacht over welke 5, 10 of 20 klanten 80% van de omzet uitmaken. Er moeten overwegingen zijn van elke vertegenwoordiger over waarom ze volgend jaar 5% meer of minder zullen verkopen, enz.4: Automatische meldingen instellen

5: Zorg voor snelle en efficiënte processen
De laatste suggestie om de beste omstandigheden te creëren om gegevens op tijd te ontvangen, is om snelle en efficiënte processen te hebben. Het mag niet te lang duren om een verkoopbudget en verkoopprognoses met bedrag en omzet te maken. Je moet je processen zo ontwerpen dat ze snel kunnen worden uitgevoerd. Korte processen zijn een centrale voorwaarde om ervoor te zorgen dat niemand wijzigingsverzoeken indient als gevolg van veranderingen in de markt. Een budget zou niet meer dan 2-3 weken in beslag mogen nemen en een voortschrijdend maandelijks prognoseproces zou in 5-8 werkdagen afgerond moeten zijn - hier zou het verzamelen van gegevens zelf niet meer dan 1-2 werkdagen in beslag mogen nemen. Als je een budgetproces of prognoseproces niet snel kunt afhandelen, zullen er snel vertragingen en ontbrekende gegevens optreden.Slotopmerkingen
Het is geen gemakkelijk proces om interne procedures te veranderen - vooral niet tussen afdelingen. Je vergroot je kans op succes als je het probleem vanuit verschillende invalshoeken benadert, wat ook wordt weerspiegeld in de vijf adviezen:- Managementprioriteit.
- concrete motivatiefactoren,
- bruikbaarheid,
- ondersteuning en
- snelle processen.
Inzichten voor de volgende generatie financiële leiders
Blijf voorop met actiegerichte financiële strategieën, tips, nieuws en trends.