5 manieren om je budgetproces te verbeteren

Als financieel professional weet je dat de beste budgetten gebaseerd zijn op gegevens van alle afdelingen en dochterondernemingen van het bedrijf. Samenwerking en inzicht zijn twee van de belangrijkste factoren in het budgetproces. Voor jou is dit waarschijnlijk oud nieuws. Helaas zijn medewerkers van niet-financiële afdelingen zich hier misschien niet van bewust. Afdelingsmanagers weten niet waarom ze tijdens een drukke werkdag kostbare tijd moeten besteden aan het indienen van gegevens. Het gevolg is dat het kantoor van financiën te maken krijgt met vertraging, aarzeling of stilte, geen gegevens en een onbetrouwbaar budget. In dit artikel bekijken we de 5 obstakels die een goede samenwerking in het begrotingsproces in de weg staan - en geven we je een oplossing voor elk van deze obstakels.

Obstakel 1: De tsunami van gegevens

Elke dag groeit de hoeveelheid gegevens. Elke productlancering, werknemer, wet of proces genereert zijn eigen stapel gegevens. Deze tsunami aan gegevens maakt het moeilijker voor het financiële kantoor om de gegevens van het bedrijf te verzamelen, te beoordelen en te begrijpen. Tegelijkertijd vinden medewerkers uit alle hoeken van het bedrijf het moeilijk om te bepalen welke informatie ze moeten indienen bij het budget-, prognose- en planningsproces. Oplossing: De financiële functie ondersteunen en opleiden Aangezien financiële gegevens het hart vormen van elke succesvolle organisatie, moet de leiding middelen toewijzen om de financiële functie te ondersteunen bij het verwerken van de groeiende hoeveelheid gegevens. Dit betekent dat er hulpmiddelen en training beschikbaar moeten zijn die de financiële functie helpen bij het verzamelen van gegevens en het ontwikkelen van suggesties voor actie.

---

Belemmering 2: Onzekerheid over hoe om te gaan met gegevens

In ambitieuze bedrijven stellen managers vragen als "Wanneer moeten de gegevens worden gedeeld - en hoe?" of "Hoe zorgen we voor vertrouwelijkheid?" Het is logisch dat alle partijen willen weten hoe ze financiële en niet-financiële kennis moeten delen. Als dit proces onduidelijk of omslachtig is, vertraagt de samenwerking. Oplossing: Kennis delen met peers CFO's moeten buiten hun bedrijf kijken en praten met hun collega's (d.w.z. CFO's in vergelijkbare situaties) om manieren te vinden om werkmethoden en gegevensautomatisering te verbeteren. Door dergelijke initiatieven te introduceren en te beheersen, creëert de financiële functie vertrouwen voor alle betrokken partijen en voor het budgetproces zelf.

---

Belemmering 3: Constante veranderingen maken gegevens slechts korte tijd relevant

Laten we eerlijk zijn: verantwoordelijk zijn voor een reeks cijfers is altijd een beetje eng. Hoeveel moeite en tijd je ook steekt in het genereren ervan, er is vaak nog steeds een klein stemmetje in je hoofd dat zich afvraagt of de cijfers onvolledig of onnauwkeurig zijn. De realiteit is dat de wereld zo snel verandert dat het onvermijdelijk is dat sommige cijfers slechts een korte periode relevant zijn. Dit is de reden waarom managers terughoudend kunnen zijn om gegevens in te dienen en te genereren als het bedrijf als geheel het feit niet heeft omarmd dat voortdurend veranderende parameters van invloed zijn op de geldigheid van gegevens. Oplossing: Wees bemoedigend en constructief Je kunt de bedrijfscultuur aanpassen door afdelingen aan te moedigen om gegevens te leveren. Dat doe je door constructieve vragen te stellen zoals de volgende:

• "Begrijpen we waarom sommige van onze KPI's fluctueren?"
• "In welke mate accepteren of bestraffen we de variatie van de cijfers die we van de managers krijgen?"
• "Geven we de financiële functie de tools die nodig zijn om de cijfers beter te begrijpen?"

Belemmering 4: Begrijpen ze hoe gegevens worden omgezet in acties?

Begrijpen uw afdelingsmanagers echt de relatie tussen de door hen aangeleverde gegevens en hoe deze gegevens vervolgens acties in gang zetten? Als dit proces onduidelijk is, daalt de motivatie om gegevens in te dienen en daarmee ook de volgende verantwoordelijkheid. Oplossing: Ga zitten en leg het proces uit De financiële afdeling moet tijd vrijmaken om met afdelingsmanagers om de tafel te gaan zitten en uit te leggen hoe de door hen ingediende gegevens van invloed zijn op de algehele financiële en strategische toestand van het bedrijf. Dit moet worden ondersteund door het senior management, zodat alle afdelingen weten hoe belangrijk dit proces is en waarom de samenwerking zo goed mogelijk moet zijn.

---

Obstakel 5: Kantoorpolitiek en aannames

Met budgetten, prognoses en planning kunnen bedrijven kiezen welke afdelingen en initiatieven extra financiering nodig hebben of moeten worden stopgezet. Sommige medewerkers raken teleurgesteld als hun project minder geld krijgt, waardoor ze opnieuw vraagtekens kunnen zetten bij het besluitvormingsproces en de gegevens die op de beslissing zijn gebaseerd. Vooral degenen die denken dat beslissingen worden genomen vanuit persoonlijke standpunten en niet vanuit zakelijke perspectieven zullen niet meewerken. Oplossing: Wees transparanter Alle planningsprocessen kunnen worden verbeterd. U kunt het aantal beslissingen dat als politiek subjectief kan worden gezien verminderen door medewerkers actief bij het planningsproces te betrekken. Door inzichtelijk te maken hoe de cijfers van een afdeling projecten (en de algemene plannen van het bedrijf) beïnvloeden, vergroot je de wil om te ondernemen.

Opmerkingen ter afsluiting

Wanneer een bedrijf een sterke basis bouwt om samen te werken tijdens het hele budgetproces, bereik je betere budgetten, een betere planning en - in het beste geval - betere resultaten. Alle bedrijven zijn verschillend, maar we hopen dat deze tips nuttig zijn geweest.