10-stappen maandafsluiting checklist & best practices

Worstel je met de chaos van de maandafsluiting? U bent niet de enige. Veel financieel managers worstelen met het afstemmen van rekeningen, het valideren van gegevens en het halen van krappe deadlines, wat vaak resulteert in fouten en lange werkdagen.

Maar wist u dat in 2027 de helft van de middelgrote en grotere bedrijven software voor afsluitbeheer zal gebruiken om het afsluitproces te versnellen en meer controle te krijgen? Dit komt doordat software voor afsluitbeheer financiële teams in staat stelt om hun maandafsluiting te automatiseren, maar ook om veelvoorkomende uitdagingen te overwinnen zodat het proces voor iedereen gestroomlijnder wordt.

Om het proces vandaag nog beter beheersbaar te maken, hebben we een checklist van 10 stappen gemaakt voor financiële en boekhoudkundige teams, zodat je niets over het hoofd ziet bij het afsluiten van de maandfinanciën.

Laten we beginnen!

Begrijp en optimaliseer de maandafsluiting voor succes

De maandafsluiting maakt deel uit van een groter proces, de financiële afsluiting, die aan het einde van elke maand plaatsvindt. Tijdens het afsluitproces neemt het financiële team alle transacties van de afgelopen 30-31 dagen door om te begrijpen hoeveel er is uitgegeven, hoeveel inkomsten er zijn gegenereerd en hoe dicht de organisatie bij het behalen van haar financiële doelen staat. Maandafsluiting is slechts één soort afsluiting - organisaties sluiten hun boeken ook af aan het einde van het jaar.

Maandafsluiting is een belangrijke oefening voor financiële teams die inzicht willen krijgen in de impact van de activiteiten van de afgelopen maand op de winst, betalingen en plannen. Maandafsluiting kan bedrijven helpen ervoor te zorgen dat hun rekeningafschriften accuraat zijn door onverwachte en onnauwkeurige transacties te identificeren, wat ook een positieve invloed kan hebben op uw nettowinst.

Maandafsluiting kan ook andere processen versnellen, zoals rekeningsaldi en onkostendeclaraties, door de gegevens te verzamelen die nodig zijn om deze rapporten later uit te voeren. Ook kan de maandafsluiting audits stroomlijnen door een consistente en nauwkeurige maandelijkse registratie van gecontroleerde transacties.

Opmerking: In dit artikel worden software voor afsluitbeheer en financiële prestatieplatforms door elkaar gebruikt. Meer informatie over financiële prestatieplatforms.

Prophix heeft veel financiële teams geholpen om een duidelijk beeld te krijgen van hun maandelijkse afsluitproces, gegevens te verzamelen en te voldoen aan de voorschriften met behulp van Prophix One, een Financial Performance Platform.

Neem als voorbeeld Prophix-klant Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC). Met Prophix One was JIVDC in staat om de nauwkeurigheid van hun maandafsluiting te verhogen en de duur ervan te verkorten. Ze kregen 30% sneller inzicht in hun cijfers, wat het makkelijker maakte om maandelijkse financiële rapporten bij te houden en te produceren in 10 minuten of minder.

Met of zonder een financieel prestatieplatform, er zijn nog steeds stappen die je kunt nemen om bovenop je verplichtingen te blijven. Daarom hebben we een checklist voor maandafsluiting in 10 stappen gemaakt, zodat financiële en boekhoudkundige teams succes kunnen boeken, zelfs als ze worden geconfronteerd met veelvoorkomende afsluitproblemen.

checklist van 10 stappen voor nauwkeurige resultaten bij maandafsluiting

Ben je klaar om je maandafsluiting te stroomlijnen? Deze stapsgewijze checklist zorgt maand na maand voor een naadloze financiële afsluiting.

Best practices voor maandafsluiting

Maandafsluiting is cruciaal om op terugkerende basis een accuraat beeld te geven van de financiële status van je organisatie. Het implementeren van deze best practices kan helpen om de benodigde tijd en middelen te verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van je financiële rapporten te verbeteren.

1. Vergaderingen organiseren voor en na de maandafsluiting

Effectieve communicatie is cruciaal wanneer u uw maandafsluiting met een team uitvoert.

• Pre-close meeting: Plan deze een paar dagen of een week voordat het afsluitproces begint. Bespreek ieders verantwoordelijkheden, doorloop elke stap en bespreek eventuele problemen van de vorige maand.
• Post-close vergadering: Gebruik deze sessie om eventuele problemen te bespreken en te benadrukken wat er goed ging. Deze voortdurende feedback helpt om het proces na verloop van tijd te verfijnen.

2. Bouw relaties op binnen de organisatie

Samenwerking met budgethouders en accounthouders is van vitaal belang. Als boekhoud- en financiële teams geïsoleerd werken, lopen ze het risico belangrijke details te missen die de nauwkeurigheid beïnvloeden.

• Delen van gegevens: Sterke relaties zorgen ervoor dat alle benodigde gegevens naadloos naar uw financiële team stromen.
• Vroegtijdige waarschuwingen: Als je van tevoren op de hoogte bent van belangrijke aankopen of veranderingen in inkomsten, kan je team deze factoren proactief voorbereiden en beheren.

3. Blijf georganiseerd en efficiënt

Efficiëntie in andere financiële processen heeft een directe invloed op het gemak van je maandafsluiting.

• Pak inefficiënties aan: Verbeter processen op gebieden zoals debiteuren, budgetgoedkeuringen en boekhoudsoftware.
• Houd de organisatie op orde: Houd de boekhoud- en financiële teams de hele maand georganiseerd. Identificeer en verwijder productiviteitsobstakels om workflows te stroomlijnen.

4. Maak gebruik van boekhoudkundige automatisering

Het automatiseren van delen van uw maandafsluiting kan handmatig werk en fouten aanzienlijk verminderen.

• Verminder handmatig werk: De juiste automatiseringstools kunnen uren of zelfs dagen besparen, waardoor het afsluitproces sneller en veiliger verloopt.
• Nauwkeurigheid verbeteren: Automatisering minimaliseert menselijke fouten, waardoor de maandafsluiting soepeler verloopt.
  

6 veelgemaakte fouten bij de maandafsluiting - en hoe ze te vermijden

Prophix One maakt het financiële leiders gemakkelijk om veelgemaakte fouten bij de maandafsluiting te vermijden. Met dit krachtige platform:

• KPJ Healthcare bracht het aantal mensen dat betrokken was bij het afsluiten van groepsrekeningen terug van vier naar één persoon.
• Het boekhoudteam van Mission Health kan de boeken 15% sneller afsluiten.
• Umicore Group verbeterde hun controlespoor met een directe link tussen hun intercompany processen en financiële consolidatie.

Om u te helpen soortgelijke uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we hieronder de 6 meest voorkomende fouten bij de maandafsluiting opgesomd en hoe u deze kunt aanpakken.

1. Niet relevante financiële overzichten

Uitdaging: Relevante financiële overzichten zijn cruciaal voor geïnformeerde besluitvorming en het gezond houden van de organisatie. Vertragingen bij het produceren van deze overzichten kunnen de strategische planning belemmeren en leiden tot gemiste kansen.

Mogelijkheid: Het implementeren van een geautomatiseerde rapportageoplossing, zoals Prophix One, en het tot stand brengen van duidelijke communicatie kan ervoor zorgen dat financiële overzichten op tijd zijn en strategische besluitvorming ondersteunen.

2. Menselijke fouten

Uitdaging: Menselijke fouten kunnen de financiële nauwkeurigheid aanzienlijk in gevaar brengen, wat leidt tot afwijkingen die extra tijd en middelen vereisen om te corrigeren. Dit vertraagt niet alleen uw financiële afsluiting, maar kan ook het vertrouwen van belanghebbenden ondermijnen.

Mogelijkheid: Om menselijke fouten aan te pakken, kunt u een maandafsluitchecklist gebruiken (zoals de checklist in deze blog!) en collegiale toetsingen uitvoeren om inconsistenties te minimaliseren, de financiële nauwkeurigheid te verbeteren en het vertrouwen van belanghebbenden te vergroten.

3. Gegevenskwaliteit

Uitdaging: Inconsistente financiële gegevens kunnen het financiële afsluitproces vertragen en tot fouten leiden. Door ervoor te zorgen dat je gegevens accuraat en up-to-date zijn, kun je alles soepel en correct laten verlopen.

Mogelijkheid: Het opzetten van een robuust gegevensvalidatieproces, het regelmatig uitvoeren van gegevenscontroles en het gebruik van tools voor gegevensbeheer, zoals een financieel prestatieplatform, kunnen de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens aanzienlijk verbeteren.

4. Niet op elkaar afgestemde systemen

Uitdaging: Niet op elkaar afgestemde systemen kunnen aanzienlijke hindernissen opwerpen in het financiële afsluitproces, wat kan leiden tot miscommunicatie en fouten.

Mogelijkheid: Door de integratie van technologie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat de systemen compatibel zijn, kan de efficiëntie van de workflow worden verbeterd en kunnen kostbare vertragingen worden beperkt.

5. Juiste middelen

Uitdaging: Het is essentieel voor financiële teams om over de juiste middelen te beschikken om de boeken efficiënt en nauwkeurig af te sluiten. Zonder voldoende hulpmiddelen of ondersteuning kan het financiële afsluitproces gehaast en foutgevoelig worden.

Mogelijkheid: Het optimaliseren van de teamindeling, het investeren in trainingsprogramma's en het zorgen voor toegang tot de benodigde technologie kan de resourcing verbeteren, waardoor het financiële team een efficiënter en foutloos financieel afsluitproces kan uitvoeren.

6. Ongelijksoortige teams

Uitdaging: Coördinatie tussen afgelegen teams in verschillende tijdzones kan problemen opleveren en samenwerking bemoeilijken.

Mogelijkheid: Het implementeren van workflows en het plannen van regelmatige teamoverkoepelende bijeenkomsten kan de coördinatie en afstemming tussen verschillende teams aanzienlijk verbeteren en zorgen voor een soepeler financieel afsluitproces.

Stroomlijn uw maandafsluiting met Prophix One™

Het implementeren van een afsluitchecklist kan je helpen om veelvoorkomende uitdagingen bij de maandafsluiting te overwinnen en sneller inzichten te verschaffen, waardoor je finance als strategisch adviseur binnen het bedrijf kunt positioneren.

Het goede nieuws is dat veel financiële leiders hun maandafsluiting al soepeler laten verlopen met Prophix One, een Financial Performance Platform. U kunt zich bij hen aansluiten en verbluffende resultaten zoals deze bekijken:

• Ravago verbeterde hun datakwaliteit voor maand-end rapportage en financiële consolidatie.
• Galapagos verkortte hun afsluitingstijdlijn met gegarandeerde audit trail-kwaliteit en volledige traceerbaarheid.
• Alter Domus kan hun gegevens consolideren volgens meerdere boekhoudstandaarden, waaronder IFRS, LuxGAAP, USGAAP en FrenchGAAP.

Veelgestelde vragen over maandafsluiting

Hoe lang moet een maandafsluiting duren?

De duur van je maandafsluiting kan variëren, afhankelijk van de grootte van je organisatie, de kwaliteit van je gegevens en je branche. Een maand-end close die minder dan vijf dagen in beslag neemt, is echter zeer efficiënt, en een close die meer dan 10 dagen in beslag neemt, biedt aanzienlijke mogelijkheden voor verbetering door middel van automatisering.

Hoe kan de maandafsluiting worden verbeterd?

Je kunt je maandafsluiting verbeteren door één enkele versie van de waarheid voor je gegevens vast te stellen, processen te standaardiseren en aansluitingen te automatiseren, wat allemaal gemakkelijker wordt met financiële technologie zoals een financieel prestatieplatform.

Wat maakt een efficiënte maandafsluiting?

Een efficiënte maandafsluiting kan worden bereikt door gebruik te maken van een maandafsluitchecklist of -sjabloon om de processen te beheren en ervoor te zorgen dat iedereen in je team begrijpt wat er moet gebeuren, waardoor de snelheid en nauwkeurigheid van je financiële afsluiting worden verbeterd.

Wat is maandafsluiting?

Maandafsluiting is het proces van het verifiëren van financiële gegevens door transacties te matchen, inclusief uitgaven en inkomsten, om ervoor te zorgen dat er geen fouten of inconsistenties in je gegevens of financiële rapporten zitten.