Lotus 1-2-3 en telmachines: Old-School FP&A herinneren en naar de toekomst kijken

Verlang je niet terug naar de financiële technologie van vroeger? Was het niet geweldig om beperkt te zijn tot slechts drie dingen in Lotus 1-2-3? Is de wereld niet veel te stil zonder het gekrijs van de dot-matrix printers? Zou het niet geweldig zijn om weer belemmerd te worden door die ponskaarten met al die letters en cijfers? Nee? Misschien hebben we niet zo'n heimwee naar de technologie van vroeger. Maar maakt uw Financial Planning and Analysis (FP&A) functie optimaal gebruik van de nieuwe technologie die beschikbaar is? Of zit het nog vast in de 20e eeuw? Om onze nieuwste interactieve gids te vieren, FP&A Upgraded: Hoe uw financiële planning en analyse te moderniserenvroegen we Finance-experts naar hun technologische horrorverhalen en naar advies over hoe u uw FP&A kunt upgraden.

Van handmatig grootboek naar financiële automatisering

Met wat voor archaïsche tools kampten financiële experts aan het begin van hun carrière? "Aan het begin van mijn carrière werden dit soort dingen op stenen tabletten gedaan. Toen Johannes Gutenberg de drukpers uitvond, versnelde dat echt het FP&A proces," grapt Jack McCullough, President, CFO Leadership Council. Maar op een serieuzere noot: "Hier zul je van schrikken: Het handmatig boeken van het grootboek met vulpen. De technologie was een grote minicomputer IBM S/36, ponskaarten en een elektrische rekenmachine -- circa 1982!" zegt Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Voor degenen die niet bekend zijn met het IBM System/36: dit "kleine" computersysteem was ongeveer zo groot als een zakelijk faxapparaat. Het basismodel bevatte 128K RAM en een harde schijf van 30 MB, maar was uitbreidbaar tot 7MB RAM en 1478 MB schijfruimte. Indrukwekkend, hè? En nog beter? In het begin van de jaren 80 kon je dit staaltje innovatie krijgen voor de lage prijs van 200.000 dollar. In die tijd was het IBM System/36 indrukwekkend omdat het processen digitaliseerde en de efficiëntie drastisch verbeterde. Het kon zelfs softwareprogramma's tot 64K draaien! Nu kijken we terug op de IBM System/36 met een gevoel van schok en verwondering. Hoe kan het dat een desktopcomputer op instapniveau nu duizend keer zoveel rekenkracht heeft voor een fractie van de prijs? Sinds die eerste sprong naar computers hebben bedrijven andere opmerkelijke ontwikkelingen doorgemaakt, zoals kleinere pc's, geavanceerdere software en netwerksystemen. Toch is de FP&A technologie bij veel bedrijven blijven steken in spreadsheets en handmatige gegevensinvoer - technieken die het proces inefficiënt maken en zelfs voor meer menselijke fouten kunnen zorgen. Het is tijd om de volgende sprong voorwaarts te maken en FP&A te moderniseren met geautomatiseerde en uitgebreide processen die Finance naar de 21e eeuw brengen.

Van een beperkte blik naar een deel van het grotere geheel

Niet alleen de technologie, maar ook de functie van Finance evolueert. Historisch gezien was financiële planning een oefening die werd toegevoegd nadat het bedrijf klaar was met het echte werk van strategische planning. Jack McCullough legt uit: "Ik denk dat de grootste verandering is dat FP&A 20 jaar geleden vaak los werd gezien van strategische planning. Ja, financiële planning en strategische planning werkten in twee verschillende silo's. Tegenwoordig kun je niet meer één silo hebben. Vandaag de dag kan het een niet zonder het ander (met excuses aan Frank Sinatra). Maar vroeger waren het alleen boekhoudkundige types die getallen op spreadsheets zetten, terwijl de technologie tegenwoordig geweldig is en de acceptatie van financiële planning als onderdeel van het strategisch plan bijna uniform is. In die tijd was FP&A in veel bedrijven ook een seizoensgebonden onderneming (het financiële plan voor het volgende jaar maken in november en december). Tegenwoordig is het een continu proces en, grotendeels dankzij de technologie, effectiever dan ooit tevoren." De modernisering van FP&A voedt de verschuiving van de rol van Finance, van ondersteuning in de backroom naar belangrijke deelnemers aan de ontwikkeling van de algemene bedrijfsstrategie. Door de opkomst van boekhoudkundige technieken als rolling forecasts, zero-based budgeting en scenarioplanning kan Finance vaker, nauwkeuriger en sneller voorspellen dan ooit tevoren.

Van rekenbladoperator tot gewaardeerd adviseur

Er zijn ook mogelijkheden om de rol van FP&A-professionals binnen de organisatie te vergroten. Janet Schijns, CEO van JS Group, deelt een verhaal over de veranderende rol van Finance: "In mijn eerste baan, in de cosmetica-industrie, waren de tools waarmee ik werkte grotendeels spreadsheet- of database-gestuurd met beperkte tot geen intelligentie en een reeks zeer ingewikkelde processen om zelfs de eenvoudigste berekening of presentatie goed uit te laten komen. Het was noodzakelijk om altijd een zeer ervaren financieel persoon aan je zijde te hebben. Nu kunnen tools gegevens beschikbaar maken en analyseren met één druk op de knop. Dit geeft een breder scala aan leiders niet alleen toegang tot, maar ook intelligentie rond specifieke gegevens om het bedrijf te leiden." Je vraagt je misschien af: Wat is er mis mee om altijd iemand van Finance aan je zijde te hebben? Moeten zij niet erkend worden voor hun vaardigheden? Het antwoord is een volmondig "ja!" Maar door FP&A te moderniseren kan Finance bekend staan om veel meer dan indrukwekkende vaardigheden in het kraken van getallen. Finance technologie kan de samenwerking verbeteren, waardoor meer mensen kunnen bijdragen aan de prognose- en reforecastingprocessen. En met een centrale opslagplaats van informatie heeft de hele C-suite toegang tot de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben. In plaats van de aangewezen personen te zijn voor het verspreiden van prognoses en het opstellen van rapporten, wordt Finance de aangewezen bron voor diepere analyses en inzichten die de business stimuleren. Waarom stijgen de cijfers? Waarom dalen ze? Hoe moeten we onze strategie aanpassen op basis van veranderingen in de toeleveringsketen? Met een betere toegang tot gegevens wint iedereen.

Van repetitieve taken naar eenvoudige inzichten

Repetitieve taken zoals het invoeren van gegevens stonden vroeger centraal in Finance. Gabrielle Luoma, medeoprichter en CEO van MOD Ventures, LLC, vertelde hoe het voor haar was in de begindagen van haar bedrijf: "Af en toe kijken mijn man en ik terug naar een tijd toen ik net met mijn bedrijf was begonnen. Ik had een klant die een archiefdoos vol bonnetjes had en ze wilde ze allemaal invoeren in haar Quicken. Dit was voor het hele jaar en dus moest ik ontcijferen wat er op de bonnetjes stond. Veel bonnetjes waren zo vervaagd dat we ze nauwelijks konden lezen. Mijn man was uren bezig met het noemen van de namen en bedragen van de leveranciers terwijl ik ze in het systeem typte. Het enige wat we wilden was gewoon klaar zijn." De meeste mensen houden niet van alledaagse taken. Maar volgens een onderzoek van Prophix besteden de meeste financiële professionals momenteel slechts 20% van hun tijd aan strategie en taken met een hogere waarde. Het moderniseren van FP&A kan routinetaken automatiseren, waaronder op regels gebaseerde activiteiten, rapportage, gegevensconsolidatie en afstemming. Met minder repetitief werk en betrouwbaardere gegevens kan Finance meer tijd besteden aan activiteiten die meer waarde opleveren voor de organisatie.

Klaar om over te stappen op moderne FP&A?

Is FP&A in uw bedrijf toekomstgericht of vastgeroest in het verleden? Verder gaan dan stenen tafelen is een begin, maar er zijn nog andere manieren waarop bedrijven het financiële plannings- en analyseproces kunnen moderniseren. Als u klaar bent om handmatige processen overboord te gooien -- en dat stoffige oude exemplaar van Lotus 123 -- bekijk dan onze nieuwe interactieve asset, die inzichten bevat van Finance experts over hoe u de FP&A van uw bedrijf kunt upgraden. Bekijk onze nieuwe interactieve bron FP&A Upgraded: Hoe uw financiële planning en analyse te moderniseren.