Als strategie de pijl is, dan is het budget de boog

Heeft jouw organisatie een strategie? Laten we voor het doel van deze post aannemen dat dit het geval is. En laten we aannemen dat deze jaarlijks wordt bijgewerkt. Elk jaar stelt het managementteam een document op dat de weg wijst voor het bedrijf.

We kunnen ook aannemen dat jouw bedrijf elk jaar een budget opstelt. Misschien bent u verantwoordelijk voor het opstellen ervan. Het budget definieert je verwachtingen voor inkomsten en waar het geld zal worden aangewend.

Hoe goed zijn het budget en de strategie op elkaar afgestemd?

Strategie is slechts een pijl. Het kan naar het doel van de organisatie wijzen. Het heeft potentiële impact. Maar zonder een boog om de pijl te lanceren, zal het doel nooit bereikt worden. Het budget is de boog, de drijfkracht die de pijl naar zijn doel lanceert.

In het bedrijfsleven zien we vaak dat de strategie en het budget, de boog en de pijl, los van elkaar worden gecreëerd. Ze zijn niet met elkaar verbonden en als dat wel het geval is, is de verbinding vaak slecht. Net zoals het boogpees uit de inkeping van de pijl glijdt, zal een slecht afgestemd budget het bedrijf niet in de juiste richting lanceren. Als dit gebeurt, is de strategie gedoemd te mislukken.

Samenwerking, overleg en politiek

Een deel van de uitdaging van het afstemmen van budget en strategie komt voort uit de complexiteit die inherent is aan beide. Zowel budget als strategie zijn politieke oefeningen, die de inbreng en instemming van meerdere partijen vereisen. Het eenvoudige compilatiemechanisme is moeilijk. Het is ongelooflijk tijdrovend om de relevante input van verschillende mensen en formats te verzamelen en samen te voegen tot een coherent geheel. Met slechts zoveel maanden in het jaar loopt de productie van budget en strategie vaak parallel, waardoor het moeilijk is voor de een om de ander te informeren.

Wat kan er gedaan worden om deze situatie te verbeteren?

Vanuit financieel oogpunt zijn er twee duidelijke stappen om het probleem aan te pakken. De eerste betreft informatie. Beter gestructureerde en gepresenteerde gegevens kunnen het proces van strategiebepaling beter onderbouwen. Dit helpt ervoor te zorgen dat de gewenste doelen zijn gebaseerd op de fiscale realiteit. Het stroomlijnen van het verzamelen van gegevens en het produceren van rapporten zorgt ervoor dat de financiële afdeling het managementteam veel meer visie op de toekomst kan bieden en hen zelfs in staat kan stellen verschillende scenario's te spelen op basis van verschillende prognoses.

De tweede stap gaat over het productiemechanisme. Het vergt moed om een proces aan te pakken dat vaak al lang in het bedrijf verankerd is, vooral onder tijdsdruk. Maar zonder een moedig jaar van verandering wordt de situatie nooit beter. Een radicale herziening van het budgetproductieproces, van de eerste samenwerking tot en met de presentatie, kan de productietijd verkorten en het gemakkelijker maken om budget en strategie in kaart te brengen en zelfs om meerdere iteraties uit te voeren om ervoor te zorgen dat de twee op één lijn liggen.

Het doel raken

Het niet op elkaar afstemmen van budget en strategie lijkt een prioriteit om aan te pakken. Toch komt het in enorm veel organisaties voor. Meer dan twee derde van de respondenten op onze Future of Finance audit vertelt ons dat budget en strategie ofwel losgekoppeld zijn of alleen op het hoogste niveau met elkaar verbonden zijn. Zonder die verbinding is de strategie uiteindelijk gedoemd te mislukken. Door het verzamelen, verwerken en presenteren van gegevens te stroomlijnen met Prophix, kun je ervoor zorgen dat de budgetboog maximale kracht geeft aan de pijl van de strategie.